如何提高档案管理科学化水平

郝玉进 山东枣庄市市中区人力资源和社会保障局

一、提升档案管理科学化水平的重要性

（一）提高档案管理科学化水平，是科学发展观的要求

档案资源的管理涉及社会、政治、经济等诸多方面。其服务对象不仅包含政府、企业，也更多的开始面向社会公众开放。当前大数据时代背景下，对档案信息的完整性、时效性提出了更高的要求，这就对档案管理工作提出了挑战，如何科学化管理档案，从而更加有效的利用这一宝贵的信息，也成了科学发展观的必然要求。

（二）提高档案管理科学化水平，是促进档案工作稳步发展的需要

实际工作中发现，虽然档案管理部门开始有意识加强档案管理工作，相关研究也取得了一系列成果，但总体上分析，现阶段档案管理工作存在相当多的问题，例如从业人员往往以中老年为主，其信息化素质不高，导致档案管理的信息化程度较低，在单位中，档案管理工作往往得不到重视，其科学化水平低下，相对于其他业务，档案管理工作几十年如一日，停滞不前。因此，提高档案管理的科学化水平，可以大幅度推进档案管理的现代化程度，促进档案管理工作的发展。

（三）提高档案管理科学化水平，也是信息时代对档案管理工作的必然要求

信息时代各类新技术高速发展，层出不穷，整个社会层面对信息技术的应用也越来越广泛。数据库技术，各类OA软件也开始渗透进档案管理工作。如何结合信息技术，将档案管理工作由人工化、重复化向自动化、智能化转变，成为了信息时代档案管理工作的发展趋势。

二、提升档案管理科学化水平的路径选择

（一）明确档案管理目标

档案管理工作不仅涉及党和政府，也涉及大中型企业和广大群众。在档案管理中，应首先明确档案管理工作的工作目标，以目标为导向开展相关工作，顺应时代主流，从整体出发，科学管理档案，这是当前提高档案管理水平的重中之重。只有这样，才能为社会提供更全面、更高质量的档案信息服务。

（二）聘用和培养先进的专业档案管理人员

信息时代背景下，提高档案管理人员的素质，是提高档案管理科学化水平的重要途径，优秀的档案管理人员能够适应信息时代的变化，满足档案服务对象的需要。目前，工作种类与工作内容也随着行业信息化的转型而呈现出多样与海量的特性，这极大地增加了文件管理人员的工作量，而档案管理从业者的素质与工作能力直接影响着档案管理工作的效率，因此，培养高水平的档案管理队伍成为了提高档案管理科学化水平的迫切需求。档案管理部门一方面可以聘用具有丰富档案管理工作经验与先进技术的人才来改进本单位的档案管理工作，另一方面部门内部也需要建立健全档案管理人员培训机制，全面提高档案管理队伍的素质。电子档案作为信息时代档案管理行业的衍生品，一方面方便了档案的管理，另一方面相关工作人员应该具备信息技术的相关常识，甚至具备相关技术的应用能力。针对这一情况，档案管理部门应定期培训管理人员，使其掌握现代化的档案管理工具，培养信息化档案管理的系统思维，从而科学高效的开展档案管理工作。

（三）采用合理的档案管理模式

当前信息时代背景下，各类新技术层出不穷，档案管理行业也开始由人工转向计算机管理。现阶段档案管理模式还存在很多问题，最终导致档案管理工作中出现管理混乱的现象。另外，不合理的档案管理模式也很容易滋生安全问题，很容易被网络黑客攻击，从而给国家和社会带来损失。在实施电子管理的过程中，要加强档案信息安全工作，通过科学的管理模式和规范的操作方法，提高档案信息安全水平。同时，要精心开发档案信息归档系统和定期备份系统，重视容灾机制建设。例如，可及时将各类档案进行电子化备份，异质储存，防止档案丢失或损坏。

（四）建设系统化档案管理机制

在进行档案管理的过程中，相关单位及部门领导应充分重视档案管理工作，从制度出发，使档案管理工作有制度可依，可从两方面入手，一方面针对单位现有的人员情况，制定相应的人员责任机制，将档案管理工作落实到人，杜绝档案管理工作中常见的因为工作人员疏忽导致档案遗失情况的发生。另一反面，档案管理部门内部也应对档案管理流程进行优化，在充分引入信息化管理手段的基础上，对现有的档案管理机制进行优化、改革。系统化考虑现有档案管理工作，对其不合理之处及时改正。单位内部建设系统化档案管理机制后，还应配套实施相关奖惩制度，并将其纳入到对相关人员的能力考核过程。

三、结束语

总的来说，作为重要的信息资源，档案信息在各行各业的重要性逐年增加，成为评估企事业单位发展的重要参考，提高档案的科学化管理水平，一方面能够妥善的对各类历史数据进行保存，方便企事业单位查询、总结、归纳，提高自身竞争力，另一方面能够对社会提供精准高效的信息支撑，因此，科学管理档案成为了现阶段国家、社会、团体、个人的集中需求。本文结合工作实践，就如何提高档案管理的科学化水平提出了参考路径，以期为相关研究提供参考，为档案管理工作提供借鉴。