大数据时代社保档案管理电子化分析探讨

李丽萍 桂平市石龙镇社会保障服务中心

社保档案电子化已经成了档案管理领域的一种发展趋势，主要是运用电子信息技术和计算机网络完成社保档案的记录、储存、整理过程，使得管理手段电子化促进盗汗资源的有效开发利用，促进各地档案信息实现共享。近年来，社保档案管理电子化越来越得到重视，并取得了一定的发展，使得人们的权益得到了更好的保障。同时，档案管理如何在此基础上进行创新，使其更加满足今后档案管理发展的需求，使得档案管理的工作更加规范合理，已经成了当今社会重点关注问题。

一、档案管理电子化的作用

1.大数据背景下的档案管理电子化，利用现代化计算机网络技术，可以减少纸张的使用，降低自然资源的浪费，有效提高工作效率。

2.档案管理电子可以根据个人需要进行再利用，不再受人员经费限制。

3.档案信息电子化，以通过计算机网络更便捷地将文档传输共享，使得各个领导可更方便快捷地找到需要的文件资料，提高服务的质量。

二、社保档案管理存在的问题

（一）对社保档案管理缺乏重视。上级领导对于社保档案的管理缺少重视，认为档案管理对于平时的考核没有作用；同时，员工的业务十分繁重，没有足够的时间去整理保存各种各样的社保数据资料。档案室的条件也十分简陋，占地面积小，缺乏现代电子设备，大多是纸质资料，难以整理和调取。并且，大多数单位缺乏完备的档案管理体制，工作人员对档案管理电子化的认识不足，缺乏相应的能力。

（二）传统的档案管理方式较为落后。档案室对于社保资料的整理存储基本上都是利用人工进行纸质版的记录，加工数据显示不够直观，处理效率较低，还经常会出现错误。而纸质的档案通常只有一份，不会留有备份，这样加大了数据丢失的可能性，十分不稳妥。档案若出现损失，人民的业务失去依据，就会影响相关的办理流程和公民的权益，破坏社保管理的准确性，导致社保事业的退步。

（三）人事档案纸质化。员工退休和养老保险的根本依据就是员工，员工的人事档案属于社保档案中占比很大的一项，对员工的退休时间、工龄养老保险金额等都有较大的影响，而且因为它的数量庞大，储存时间长，因此人事档案十分难以管理。

三、大数据背景下社保档案管理电子化措施分析

（一）重视社保档案电子化管理。要让上级领导充分的认识到社保档案电子化的重要意义，使得管理机构认可档案管理电子化的优越性，为今后的电子化道路铲除障碍。同时要完善相应的档案电子化制度，充分落实《电子文件归档与管理规范》中的要求。

同时要求相关部门任意用专业的档案管理人员，优先录取专业性强的相关人员，对于各种电子化的资料统一整理备份。同时组织内部要建立一个对档案管理人员的培训职位，加强对数据管理人员的培训，使得社保档案管理模式更加严谨。

（二）严格管理人事档案。档案管理电子化可以采取分类整理的方式，整理数据档案，通过在网络上建立搜索系统和借阅系统，提高档案管理的效率；同时根据档案信息影像化的经验，通过调集统一的管理员，是构建更加完善的资料数据库；还要加强管理新员工入职之前必须经过考核，平时要及时的整理数据，定期修订整理人事档案，查漏补缺；升级搜索信息技术，建立计算机借阅系统，升级成在线智能搜索，实现档案管理各个平台之间的互联互通。

（三）提升电子化水平。提升电子化水平，在大数据背景之下，严格管理信息系统所有答案，定期进行扫描，严格认真对待，不能敷衍了事档案影像化后用管理软件将社保系统和电子管理系统联系起来，在办理事务时可以更方便的从资料库中提取所需要的资料，在录入纸质档案之后，将档案存入电子数据库，实现资源共享可以提高办事效率，减少错误。在必要的时候，人事部忙，可以随时提供电子档案，由社保部门进行审核，降低信息整整理的困难，又能收录正确信息，这样公司的员工在达到年龄之后申请退休时就不用进行现场审核，可以直接在网上上传自己的电子档案，在网络平台上展示所有的业务进度，让申请者随时了解相关信息。

（四）建立电子数据库追责机制，防止信息泄露。这要求信息管理人员认真对档案进行备份，对于档案存放的媒介进行妥善维护，定期检查和备份数据，如果情况特殊，就可以在多个地进行多次备份，如果是由于管理人员的失误，导致信息泄露或者数据损坏，相关部门就会依据法律给予一定的处分；各大政府机构及企业单位可以根据自身的需要选择合适时间开通数据管理接盘口，不仅最大程度的给企业和员工提供方便，而且要在数据管理部门查询端排专人进行负责，保障员工和企业的最大利益。

（五）加强社保档案管理电子化的人才队伍建设。为了更好地促进社保档案电子化管理工作的推进，各大企业和政府应结合新形势，立足新起点，加大档案管理电子化人才队伍培训力度，全方面普及电子管理知识，在短时间内提高档案管理人员对社保资料的管理水平，实现对档案的标准化管理。

结语：综上所述，社保档案管理电子化的建设是一项长期而艰巨的任务，十分系统的巨大工程内容多，涉及广，不仅要注重相关关法律标准的规定，还要紧跟时代结合时代发展情况，从多方面进行管理，改变传统的管理手段和管理观念，加强档案管理人员的综合建设，确保他们树立全新电子观念投入更多的资金确保档案管理电子化的顺利推进。