浅谈延长石油ERP建设

刘军

摘要：近年来经济的发展促进企业的进步，企业物资采购、价格、供应商和库存储备管理的改革也在不断深化。物料成本在每项产品的制造成本中都占较大的比重，搞好产品的物料管理直接关系到产品成本控制的有效性。就企业生产过程的物料而言，一般分为进货材料、生产过程的半成品、成品和备件等几种，分别由企业的原材料库房、中转库房、成品库房和备件库房实施物料管理。本文就建立物料标准化体系提升物资管理效益展开探讨。

关键词：物料数据;标准化;管理

1 ERP的启用

EPR系统是企业资源计划的英语简称，它的含义是利用信息技术手段，将更加科学化管理思想与先进企业技术相融合的一种现代化企业管理平台。而ERP系统的诞生其主要作用就是让企业实现流程化管理，让企业与企业各个管理部门层次间能够将信息、数据实现科学化共享，将整个企业环境信息资源实现计算机化的自动控管。

在延长石油集团业务高速增长和国内外市场竞争日益加剧的今天，迫切需要提升企业的核心竞争力，公司的整体战略需要管理信息系统与国内外先进水平接轨，原有的管理信息系统已经成为公司发展的瓶颈，通过实施ERP系统，可以帮助公司在原有经营管理的基础上，深入挖掘企业内部资源和外部资源，为企业所用。在企业内部，产、供、销、人、财、物各环节通过ERP提供的功能可以实现电脑化、集成化、自动化，为管理人员提供强有力的管理工具;在企业外部，可以实现企业与供应商和客户的信息自动交互，从而提高整个采购环节和客户关系管理的效率，同时，通过ERP系统还可以与第三方的B2B网站全面链接，实现网上的电子商务，从而减少大量中间成本，提高公司的市场竞争能力。基于上述原因，公司决定应用ERP管理，结合自身特点实现本企业信息化，实现物流、资金流、信息流的统一，提高企业在市场中的竞争能力。

延长石油从2016年开始ERP项目的筹备工作，先后考察了国内外多家知名ERP厂商。在综合考虑了软件厂商的方案、产品、应用经验、技术实力、开发实力、系统维护成本等因素后，选定中油瑞飞合作实施公司ERP工程。公司的ERP项目依据实际情况，从2017年3月10日开始实施。延长石油ERP项目的上线是延长石油信息化建设的重要里程碑，标志着延长石油信息化水平迈上了新的台阶。

2更新观念，加强内部控制环境建设

内部环境建设是ERP系统作用得以有效发挥的关键。企业对内部控制环境的不重视，是影响ERP实施效果的主要原因之一。ERP系统的有效实施需要依赖于内部环境的配合，企业需要根据自身特征及内部控制要求，对内控机构、人员权责进行合理分配。保证该系统中的授权、权责分配情况和企业内控机构设置的一致性，构建系统完善的制衡机制。当然，ERP系统只是管理系统而已，要想将其作用全面发挥出来，还必须有人员的配合与参与，这就要求企业内部管理人员强化自身的责任意识，保持积极的工作态度，为良好内部环境建设而努力。所以，要想营造良好的内部控制环境，企业就需要做好员工的培训工作，提高他们的工作能力和水平，认真对待自身工作，并加大文化建设力度，发挥团队力量，构建一个温馨和谐、积极的内部控制环境境

3加强ERP系统控制活动

由于ERP本身的设计是面向流程的，采用按企业业务流程本身来设计内部控制方案会比较切合实际。企业围绕业务流程进行分析订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、人事管理、财务等环节的作业过程、管理过程和信息过程的实际情况，制定每一项作业或任务组合流程操作流程、作业标准和考核指标，制定相应控制规则，形成组织、项目、流程三维组合，落实控制活动管理责任。遵循“风险导向、业务驱动、规范设计、强化执行”的原则，有计划、有目标的开展流程规范控制专项工作。尤其是保障流程顺利运行的制度，因为ERP一旦上线，公司员工都在一个系统上，并且是呈线性状态，那么一个环节出问题往往后续的程序无法执行，这势必影响整个公司的业务运转。这就必然要求一旦出现问题，就需要尽快解决，这个时候如果没有对应处理制度，那么业务就会停滞，如果有晚上的制度，按照制度进行处理就可以了。只有这样才能将企业ERP系统和内部控制的这种模式实现有机融合。

从内部控制的角度来讲，必须将ERP系统作为控制对象，从信息技术的角度，评估风险并建立相应的信息系统总体控制和应用控制，确保ERP系统的运行质量和运行效率。作为实施内部控制重要手段的ERP系统，必须保证系统的稳定与有效运行，加大对系统平台的维护与评价，定期轮换人员进行系统监测与维护，定期出具系统运行报告，确保系統安全可靠运行。此外，运用数据文件的保护和数据加密储存也可以保护数据的安全;对重要的ERP档案进行双备份，应存放在不同的地点，并做好ERP数据的防磁、防火、防潮和防尘等安全保护措施。

4主要做法

4.1制定物料分类标准

物料分类标准是物料数据编制的依据。物料分类要以物料自然属性为第一分类原则，并兼顾企业管理要求与实用性相结合原则。在确定物料分类标准的过程中，参照国家和行业相关标准，结合企业物料特性进行科学分类，确定合理的分类层级，并对每个类别所包含的内容进行明确的定义，最终形成分类标准。分类要适应物资集中采购的管理需求，适应信息化建设集成、整合、应用一体化的管理要求，做到实用、方便。

4.2建立物料与固化技术规范ID，提升准确对应率

建立物料与固化技术规范ID数据库中物料编码与固化ID的对应规则。（1）物料编码对应一个物料与固化技术规范ID：系统自动给出建议，实现物料编码与固化技术规范ID的自动匹配功能。（2）物料编码对应多个物料与固化技术规范ID：系统提示用户选择，用户根据实际情况进行匹配，避免手工输入物料与固化技术规范ID时出现错误。（3）物料与固化技术规范ID数据库中不存在对应的物料与固化ID：允许手工维护物料与固化技术规范ID，但系统会对输入的ID进行有效性检查，杜绝以前多个系统来回切换的繁琐操作，在提高工作效率的同时，提高物料与固化技术规范ID与物料的准确对应率。

4.3标准描述规则设计

为保证物料数据描述规范统一，有必要在物资分类及特征项体系下制定更加细化的描述规则，即标准描述规则，作为物料数据提报和审核工作的基础指导文件，有效杜绝归类错误、一物多码等问题，减少人工干预工作量。“物料数据标准描述规则”按照是否适用于所有小类分为共用规则和小类专属规则。小类专属规则应以物资小类为单位，针对小类下每个特征项的内容要求提供标准化的规范定义，如明确特征项的内容构成、取值范围、格式规范等，指导物料数据特征值书写，进而形成标准物料数据。对于通用性、标准化程度较高的物资，推荐采用信息化模板的方式在管理系统中固化标准描述规则，提高管理效率。

4.4搭建统一的物料数据管理平台

完成平台需求调研、功能设计、开发、配置、测试、上线。实现主数据申请、审批、校验、分发，数据建模、数据清洗、统计分析、数据管理流程配置、系统管理等功能。通过搭建物料数据管理平台，将物料分类标准、物料描述模版等物料数据标准化管理的标准、规范和流程在系统中固化，可有效提高物料数据管理质量和效率。编制统一的物料数据代码库按照已制定好的物料分类标准和物料描述规范，对現有物料数据进行梳理和清理，删减重复的物料数据、补充残缺的参数、改正错误的信息，最终形成统一的、规范的物料数据代码库。通过编制统一规范的物料数据代码库，最大程度的减少代码的重码、错码现象，为企业各部门、各系统提供高质量、高效的信息化标准数据支撑，推动企业信息系统的深度集成、数据共享和深化应用。

4.5借助PDCA全而质量管理模式，提高管理水平

在物料标准化工作过程中遵循PDCA全而质量管理模式，在计划阶段发现问题，进行物料标准化调研，开展业务诊断，编写解决方案，罗列业务需求清单，制定项口总体计划;在实施阶段建设系统，制定业务规范，优化管理流程，设计系统功能，针对关键用户进行业务规范以及系统功能培训;在监测阶段对功能监测，根据用户的反馈完善系统功能，同时监测各单位情况，及时进行调整;在处理阶段采用考评处理手段，建立考评体系，促进各单位业务规范，不断总结问题，把遗留问题转到下一个PDCA循环，如此周而复始，螺旋上升，不断提升物料标准化的应用水平。

5结语

综上所述，物料的标准化管理涉及企业诸多部门，这就要求企业协调各职能部门，定期组织监督抽查，以确保企业能够切实实施物料的标准化管理，从而实现生产成本的控制与管理.随着企业的不断发展，基于ERP系统的企业物料管理将会带给企业越来越多竞争优势。但系统和业务之间在后续应用中不可避免的会面临许多新的问题，需要企业管理者不断更新管理理念，坚持走信息化管理的道路，实现信息化建设的持续发展和进步

参考文献：

[1]侈瑛，谢玮，王昊申ERP系统物料数据标准化管理探讨田铁道技术监督，2017，45（8）：1-5.

[2]贾铁民标准化物料编码在企业电子信息化系统中的重要作用田电子世界，2017（8）：51.