论大数据时代不动产档案管理发展新趋势

文/吴杜鸣 李杰 程菲

本文以不动产的档案管理现状为切入口，分析了不动产档案管理的缺陷漏洞、思维模式以及技术实现程度等因素，结合互联网技术和现代管理理念，探讨了大数据时代的不动产档案管理新趋势，旨在为促进不动产档案的规范化管理起到了一定的借鉴作用

随着大数据时代信息技术的快速发展，智能化深刻影响着人们的生活和工作，信息的获取更加快速、高效。不动产档案管理发展至今，尽管有了越来越丰富的档案信息和存储模式，但以目前的档案管理技术，难以满足社会发展的需求，亟待改革推进，以适应新形势档案管理工作的需要。

一、不动产档案的意义及特征

1.不动产档案管理的意义

1.1 支撑政府对不动产的管理

不动产档案包含种类众多，在户籍管理、国土资源、司法诉讼、保障住房，甚至惩治腐败等等方面都起着重要的支撑作用，这些行政活动主要由政府主导或监管，依据不动产档案管理材料信息，结合政策制定者和决策部门的各项公共管理政策，将使行政措施更好地落地实施。

1.2 保障不动产交易的安全性

不动产交易遵守《物权法》规定的优先公示和登记原则，档案管理作为不动产交易的显示平台，有利于加强不动产交易的监督，根据档案资料了解交易的实时状态，维护不动产交易的安全，更好地防止和解决不动产交易纠纷。

1.3 提高不动产登记工作效率

在不动产交易过程中，业务的登记办理是交易的必需流程，主要反映交易过程中的物权变动情况，明确交易中的产权归属等情况，但登记办理中涉及档案资料较多，通过档案管理可以将数据和资料归类，提升不动产交易业务办理的效率。

2.不动产档案的特征

2.1 持续周期长

虽然现在档案以数字化管理为主，但在不动产档案管理过程中，部分交易如土地、房产的物权变更持续时间较长，有些甚至达到三四年之久，甚至更长。

2.2 服务性较强

不动产档案包含种类多，涉及面较广，房地产变更是档案的重要工作之一，由于房产买卖、拆迁、扩建等活动引起频繁的物权变动，产生大量的数据和信息，而这些信息需要科学的管理，登记在不动产档案中，给不动产交易提供信息存储归档、查阅等服务，跟踪交易过程，提升交易和登记效率。

2.3 真实性和安全性

不动产因其档案特殊性，在档案工作开展的过程当中，应满足档案的真实性和安全性的特征，因不动产档案作为权利变更的依据，具有法律效力，且档案的泄露会给当事人带来不可预估的损失，因此，在不动产档案管理中，对信息安全进行严格把控，保证档案的真实性，才能更好地支撑不动产交易。

二、不动产档案管理现存问题

1.记录存在缺失，专业人员不足。

据调查，在不动产档案工作的历史信息记录中，档案管理人员因专业水平不足造成的档案缺失、错误的例子比比皆是，一些中小城市不动产登记档案管理人员的学历、经验及受培训程度远远低于行业标准和要求，不仅直接影响不动产档案信息的真实和准确性，而且影响交易工作的效率，不利于我国规范化的不动产管理工作的进行。

2.行业标准滞后，规范时效迟缓。

不动产档案管理的行业标准，是不动产档案工作的依据，应从工作流程、资料准备、审批、归档及后续跟进服务等方面要有严格标准规范，要有明确的操作细则和依法管理的措施。然而，在我国有些行业档案的标准更新制定迟缓，许多标准都延续执行了十几年，缺乏时效性，严重影响行业档案工作的规范、健康和持续的发展。

3.技术支持较差，共享程度较低。

随着信息时代的到来，档案管理也在更新换代，以信息化和智能化为技术手段的档案管理，提升了工作效率，确保了档案信息的完整与安全。但是目前档案管理内部人员素质普遍不高，对于智能化技术知之甚少，导致错用、乱用或者根本不用的现象，无法达到预期效果，拖慢了档案管理的智能化发展进程。

4.档案存放分散，不便开展服务。

在不动产管理机构，有些档案资料的形成贯穿多个部门，容易将一套资料分散在不同机构存放保管，这既不利于档案的统一管理，也增加工作成本，对后续的跟踪、查阅利用工作带来了麻烦，不利于便民服务工作的开展。

三、大数据时代不动产档案工作的发展路径

针对不动产档案工作现状及问题，结合大数据时代背景，我们认为不动产档案管理工作发展的路径主要有以下几个：

1.以“不忘初心、牢记使命”主题教育为契机，加强档案人员敬业精神教育。“不忘初心、牢记使命”主题教育的目的就是让我们通过学习达到理论学习有收获、政治思想受洗礼、为民服务解难题、干事创业敢担当、廉洁奉公作表率的目标。档案人员通过主题教育学习，进一步强化为党和国家收集好档案、管理好档案，利用好档案的初心与使命，激发档案人员的敬业精神，全身心地投入到档案管理工作之中，为实现我们国家富强与民族复兴的中国梦而尽职尽力。

2.树立创新意识，助推档案事业新发展。党的十八大作出了实施创新驱动发展战略的重大部署，提出要坚持走中国特色自主创新道路，以全球视野谋划和推动创新；在党的十九大报告中，习总书记进一步提出，“加快建设创新型国家”。创新成为了习近平新时代中国特色社会主义发展的核心要素之一。档案事业在新时代如何发展关键在创新，核心是我们档案人的创新意识，只有树立起了档案人的创新意识，用创新思维的方式指导档案工作实践，才能实现档案事业的创新发展，满足党和国家在新时代给予我们档案事业的新要求与新期待。

3.应对不动产档案进行集约管理，促进不动产档案的标准化。在我国推行不动产登记统一化之前，不动产档案分散在多个部门。不同部门的管理模式、文本规范也各有差异。在实行不动产登记统一管理后，档案人员可以制定统一规范的文本模式，建立统一的档案归档标准，切实提高不动产档案集约化管理的水平和效率。

4.建立统一管理的数字平台，提升服务效率。随着我国社会的信息化发展，不动产档案的管理也从以纸张作为档案主要载体的档案管理方式，进入到了以计算机管理档案的新形式。要运用信息技术、互联网技术，如二维码、物联网等技术，通过建立档案数据库和应用系统，来实现对不动产档案的数字化平台管理，提升不动产档案管理和服务的效率，更好地为各级政府、社会组织和广大人民群众查阅利用不动产档案提供服务。