《数字档案集中管理研究》书评

文/黄新荣

《数字档案集中管理研究》是赵豪迈继《数字档案长期保存研究》出版后的又一关于数字档案管理领域的力作。

“统一领导、分级管理”的集中管理制度是我国档案工作的基本原则，是我国档案管理体制创新最根本的组织基础，具有十分丰富的制度内涵和特色。实践证明，我国传统档案集中管理模式是行之有效的，对纸质档案的有效收集、整理、管理和利用服务发挥了重要作用，其经验值得总结和继承。

档案集中式保管一直是档案管理理论的主流。古典档案学集大成者詹金逊认为，档案就是“官方需要加以保存的文件”，文件是否具有档案特性是决定其是否需要保管的必要条件，因此他提出了“不间断保管”的概念。现代档案管理之父谢伦伯格在詹金逊理论以及美国国家档案馆实践的基础之上，提出了“实体保管”和“法律保管”的概念，这两个概念成为统治美国文件移交的两大支柱。尽管两位学者保管思想有许多不同，但是要求对国家档案实行集中保管却是共同的。在实践中，美、英、加、澳等国的国家档案馆对联邦（中央）政府文件也均采取集中式保管。直到1980年美国学者杰拉尔德·汉姆对詹金逊和谢伦伯格的保管理论提出了质疑。汉姆认为，文件数量激增和技术的飞速发展对档案机构的管理造成了威胁，档案工作者需要重新考虑他们的保管角色，需要采取更加积极主动的战略，以适应新的时代需要。他提出了“后保管时代”名词，并指出，档案工作者将自己看作“保管者”将成为国家文件有效管理的威胁。汉姆对传统保管思想的挑战无疑为后来电子文件保管模式之争埋下了伏笔。

20世纪90年代以来，数字档案管理经历了一场重大的战略转型，主要表现为从机构层面向国家层面、从分散式管理模式向集中式管理模式、从环节式分段管理向无缝式流程管理的转变。以杜兰蒂为代表的哥伦比亚学派提出了电子文件集中式保管模式，他们指出，电子文件管理需要经过文件形成机构和档案馆两个阶段，对于具有档案价值的电子文件应该交由档案馆保存，只有这样文件的真实性才能保证。而以戴维·比尔曼为代表的匹兹堡学派提出了电子文件分布式保管模式，他们要求电子文件保存在形成机构的信息系统管理部门，而不是集中保管到档案馆。1992年，澳大利亚国家档案馆（NAA）开展了电子文件研究项目并起草了电子文件管理指南，这标志着电子文件分布式保管的开端。1995年3月发布《管理电子文件：共同的职责》，它明确了政府机构和国家馆在电子文件分布式保管环境中各自的职责。NAA认为，电子文件一旦形成就应该被维护和保存在形成机构的现行系统中；而国家档案馆应当扮演标准的制定者和建议的提供者，以保证电子文件得到良好的管理，国家档案馆只有在某些特殊的情况下才接收实体电子文件进馆保管。从此，分布式保管不再仅是一种技术背景下的逻辑推演，分散式与集中式之争也不再是学术观点的争鸣，而是现实中的两种保管范式。然而，到了2000年，NAA颁布了《联邦政府文件保管政策》，它指出，NAA原则上将承担起对所有具有档案价值的电子文件的保管责任，不管其形式如何。这标志着NAA电子文件保管模式又开始从分布式向集中式转变。

综观西方发达国家档案馆对电子文件的管理模式之争，究其原因，是因为面对电子文件的日益盛行，围绕文件生命周期理论和文件连续体理论，学者们产生了不同的看法，主张文件生命周期理论的学者们支持数字档案集中管理模式，主张文件连续体理论的学者们多支持电子文件分布式管理模式。现在，全世界学者们和档案管理实践界终于达成了共识：数字档案应该集中管理。那么，我们如何实现数字档案的集中管理呢？

现在，这个难题终于有了一个初步的“解”，那就是赵豪迈研究馆员呈现给我们的《数字档案集中管理研究》一书。本书在分析数字档案的内涵、特点和发展状况的基础上，从集中管理概念、历史、前沿和现状等方面对数字档案集中管理进行了深入探讨，论述了数字档案集中管理理论、技术、方法和机制，提出数字档案集中管理制度与策略，提炼出了适合我国国情的几种数字档案集中管理模式。

可以看出，面对前述数字档案管理模式的诸多纷争，作者是严谨的，并没有提炼出一个绝对的管理模式，只提供了几种集中管理模式和思路，供大家参考，而创新性的基于工作流模型，提出了模块化的思路。这种把模式和模块相结合的集中管理思路，无疑是参考了软件开发的思想，对档案集中管理，确是一种管理上的创新。