黄立
摘要:伴随我国基础建设大力推进,国家相关制度的进一步完善,施工企业总部提出对项目的科学化、精细化、集约化管理要求下,整体大环境倒逼施工企业项目部进一步提高管理水平,但在许多施工企业项目部却仍存粗放式管理,财务内控管理粗放问题就是其中之一。由于项目财务内控制度不全,管理层对内控不够重视,在内控的执行上力度不够,甚至有的项目就没有内控制度而是以人治代替,使项目的财务管理存在很大的风险,也难以做到项目部的财务工作符合相关会计制度的要求,无法保证项目资金的安全以及财务信息的真实性和完整性。逐步完善施工企业项目财务内控制度,建立良性的运行机制,对施工企业项目提高科学管理水平具有很好的促进作用。
关键词:施工企业项目部;财务内控;管理
施工企业项目一般环境比较恶劣且偏远,再加上施工企业项目部具有设立的临时性,工程项目的复杂性,参与人员的流动性,部门组成不完备,人员身兼数职,突发事件多,项目挂靠现象时有发生,导致项目管理难度大。在这种环境下很容易产生贪污腐败、挪用资金、收受贿赂、变相报销、虚构成本等行为,由于财务内控制度不全,措施不到位等因素,非常容易危及资金安全,项目成本失去控制,严重影响了施工企业项目的经济效益。项目财务内控的目的就是严格控制施工成本、保证资金安全、保证财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果。因此加强施工企业项目财务内控管理十分必要。
一、当前施工企业项目财务内控出现的问题
(一)施工企业项目内控制度不够合理
由于我们国家是从上世纪90年代才开始大力推行内部控制工作,推进较晚,内控制度理论逐步建立完善有一个过程。而相较于企业集团总部层面,在项目部层面对于财务内部控制的制度制定上不够重视缺乏深刻认识,无法根据项目实际情况制定适合项目部层面的内部控制制度。在制定内控制度的时候要么生搬硬套集团总部的相关制度,不能把理论和项目实际情况相结合,要么运用过去以往的经验去制定且存在保守和畏难思想。最终导致内控制度挂在墙上而无法真正起到有效的控制和监督作用,也必然导致项目会计信息得不到管理和监督,造成会计信息失真。
(二)施工企业项目的内控体系不完善
在项目实施过程中,项目部本身就是主抓安全、质量、进度,且项目部驻地一般都在野外位置较为偏远,工作和生活环境差,人员招聘难,项目部领导层为了控成本,项目职能部门和相应的人员配备不齐全,大量出现一人多岗身兼数职的现象。项目部管理层对财务内控根本不重视,内控人员话语权少,地位低,难以有效开展工作,进而无法起到监督约束项目上经济业务活动作用,内控制度很多时候就流于形式,实质就是空架子。财务内控制度上要求的不相容职务没有分离,甚至有些项目出现会计兼出纳的严重问题,导致财务管理出现巨大漏洞。如果仅仅依靠这些财务人员道德品质约束,极易出现管控风险。
(三)施工企业项目的财务内控制度执行不到位
在施工企业项目部中对内控制度执行上以个人情感代替原则、以个人主观认识代替科学评判标准、以之前的习惯代替制度,常常出现领导如何交代就如何办。同时还存在选择性执行,困难小阻力小的就执行,对执行起来有困难有阻力的就讲特事特办,根本没有从思想上重视财务内控制度,导致财务人员被动,内控制度不能强有力的实施。加之施工企业项目层面上本身内控制度就不够完善,最终使得内控制度流于形式,无法真正发挥其应起的作用。
(四)缺乏业务熟练的高素质财务人员
施工企业在项目部财务人员配备少,水平也属良莠不齐,工作位置偏远缺乏培训交流学习的机会,业务的处理上不熟练,容易闭门造车。有些非财会专业人员是通过关系进入项目财务部门,有些是主修工业企业会计刚毕业的学生,这些人员进入施工企业项目财务部门直接从事具体工作,对施工行业缺乏认识,业务不熟,科目运用不准确,凭证填制不规范,无法按照会计准则的要求进行账务处理。还有些财务人员年龄偏大,没有及时学习国家新的财税政策,不熟悉计算机财务软件,导致财务工作核算不清,账务处理不及时。还有的财务人员缺乏职业道德,利用财务内控中存在的漏洞,挪用公款、随意调拨项目资金、账务处理中造假、做出和真实业务不符的现金流水,从中牟利。近年来随着国家公投项目的减少,融资方式的改变,EPC项目、PPP项目、BOT项目、BT项目的增多,对财务人员的知识和业务水平要求越来越高,财务人员知识若不更新,已无法满足日常业务的需要。
(五)施工企业项目缺乏对责任的问责
施工企业项目部在生产过程中,经常对权利、责任划分不够清晰明了,对于在工作中造成的后果往往没有切实有效的问责机制,问责机制缺失就可能造成对违规责任人不能予以惩戒处罚、财务内控制度也就没有了权威性,最终导致财务内控制度不能被严格的执行。不追责、追责不及时或追责后处罚没力度,就容易使一些人明知违反了项目财务内控制度也故意为之,进而引起“破窗效应”让整个财务内控制度成了无法执行的一纸空文。
二、施工企业项目部财务内控管理的建议
(一)完善施工企业项目预算制度并量化考核
施工企业项目部财务预算包括工程成本预算(主要体现在直接人工、直接材料、机械费用、其他直接费用)。费用预算(主要包括为辅助完成整个项目实施无法归集为项目本身的费用)。筹资预算、收入预算、现金流量预算等。施工企业项目财务部门应该根据项目具体情况制定切实可行的财务预算制度,一旦通过,就须严格执行。对于形成的预算数据根据施工工期和施工部位进行分解,最终责任落实到具体部门和具体人员。根据预算的完成情况进行量化考核,对实际数据和预算数据进行对比横向和纵向的对比分析。把预算量化考核与薪酬体系晋升体系绩效考核体系等进行挂钩,作为部门及人员的奖惩依據,同时对于出现偏差的迅速查明原因并采取行之有效的措施进行纠偏,从而保证项目整体预算目标的实现。
(二)完善施工企业项目财务内控体系,确保不相容岗位分离
施工企业项目财务内控工作不能只立足于项目财务部层面,而是要站在整个项目的高度全盘考虑、凡是和项目经济有关的业务活动都应该纳入项目财务内控体系中,在财务内控体系建设上形成财务部门牵头,多部门应相互配合,根据项目的具体情况,利用科学方法,制定符合项目个性的财务内控体系。在内控中避免“一言堂”,避免不相容岗位为同一个人负责。让财务内控制度真正能达到业务关系分离、权利受到制约、人员受到监督的效果。比如现场施工中签单人与计量计价人,物资采购租赁中经办人和审核人,财务网银支付中的制单人和审批人、印鉴章的保管人,账务处理中的凭证填写人和审核人,出纳和会计工作等。通过完善内控管理体系并落实,让施工企业项目财务内控体系真正达到相互制约,相互监督的效果,杜绝弄虚作假和营私舞弊事件的发生。
(三)落实“三重一大”制度,发挥集体作用
“三重一大”,即:重大事项决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用,必须经集体讨论做出决定”的制度(简称“三重一大”制度)。在施工企业项目部层面对于重大的合同签订,重大的变更谈判、重大的资金调拨付,改变收款方式增加资金成本的重大决策,可能导致施工成本发生重大变化的施工工艺等都应该发挥集体作用,集体民主表决。实行集体决策能有效避免施工企业项目中个别人拍脑袋决策、独裁决策等行为给项目带来风险和损失,也有效防止了因为拍脑袋决策,独裁决策而导致的贪污腐败、吃回扣的问题,有效防止职务犯罪。
(四)提高财务人员的业务素质和职业道德素养
第一,提高财务人员业务素质。首先加强财务人员入职前的培训工作,很多施工企业项目部在招聘财务人员时由于工作环境差无法招聘到高素质的财务人员,新进人员没有接触过施工行,会计业务不熟,财务人员也没有做好入职前的培训工作,财务人员无法胜任实际工作。因此在招聘人员时,施工企业项目部应该做好岗前教育培训,让新进财务人员能熟练运用科目,熟悉施工企业收入成本的确认方法,提高财务人员对具体业务的分析能力和判断力。其次在工作中努力提升财务人员的业务素质,随着财税政策不断更新,在后期的日常工作中也要加强财务人员的业务培训,支持鼓励财务人员考级和在职培训教育工作,保证财务人员的业务能力能胜任在财税政策不断更新的下工作,也应该鼓励财务人员走出办公室深入施工一线了解熟悉施工步骤。此外,施工企业项目层面也应该有意的进行进行阶梯式的人才培养,充分储备财务人员,一旦项目需要就能达到需之则有,有之能用的效果。
第二,提升财务人员职业道德。财务人员的职业道德关系到项目的资金安全和财务信息安全。首先在财务人员职前做好财务人员的职业道德教育、评估、测试,并对财务人员的职业道德进行量化考核后再录用。其次有组织有计划的开展财务人员职业道德的教育工作且形成长效机制。可以运用现场法律宣讲会、网上职业道德培训讲座、播放比较典型的财务人员职务犯罪警示教育片、参观职务犯罪警示教育基地等方式方法努力提高财务人员的职业道德素质。同時对于在职财务人员职业道德败坏、信念缺失、原则性不强的财务人员坚决予以辞退,保证项目整个财务团队积极的工作态度、良好的道德品格、严谨的工作作风,让整个财务团队充满正能量。
(五)加强施工企业项目的内部审计
施工企业项目部内部应该有独立于财务部门的审计人员。通过审计人员的阶段性审计和不定时的审计,对财务部门的会计账目、账务处理方法、实际物资等实际情况进行核查。对于企业内部控制制度是否完善、是否有效运行,会计的记录核算是否及时、准确、完整、合法进行督导。通过内部审计能从根本上对项目重大损失、物资浪费、虚构事实套取资金、贪污挪用、骗取私分等行为进行约束和监督,有效杜绝了财务人员账务处理的错误和舞弊事件的发生,提升了会计资料的真实性同时也规避了项目中的职务犯罪风险,保证了施工企业项目的健康运行。
三、结语
综上所述,当下施工企业项目部相关领导应该做的就是重视财务内控,持续建立健全财务内控制度。施工企业项目财务内控制度的完善和有力执行,能有效保证项目部层面的经济业务正常健康运转,保护项目的资金安全、会计资料真实完整的反映业务事实,有助于完成项目部层面以及集团总部管理层经营方针的贯彻落实和经营目标的实现。
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作者简介:黄 立(1987—),男,汉族,陕西西安人,中级会计师,本科,主要从事施工企业会计研究。