浅谈如何实现机关档案规范化管理

朱燕

摘要：机关档案工作是机关工作的重要组成部分，是维护机关历史面貌的一项重要工作。做好机关档案工作是加强档案科学第管理，提高机关工作效率和工作质量的必要条件。各级部门应以“机关档案规范化管理”为抓手，发挥自身优势，强化档案规范化建设，切实完善各种档案制度，加大档案的基础设施建设，使档案管理水平和服务质量得到不断提高。

关键词：机关档案;规范化;管理

在我们平时机关工作中，档案工作是不可或缺的重要组成部分，不仅是提升工作质量和效率的前提，更是机关健康发展的基础，也有助于机关工作历史保存和真实性的还原。因此，做好机关档案规范化至关重要。

一、加强组织领导，不断完善档案管理机制

领导班子高度重视档案管理工作，站在对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度出发，不断强化对档案工作的组织领导。一是完善档案工作领导机制。切实保证档案工作始终有人管、有人抓、有人负责，形成由分管统一领导，具体部门主管，档案人员具体抓，各业务科室协同配合的档案工作机制，实现机关档案工作的责任、任务、工作落实。二是领导班子高度重视档案工作。主要领导应当经常主动的过问档案工作，从人员配备、经费投入、硬件软件建设、安全管理等方面予以倾斜，及时研究解决新情况新问题，促进档案工作的扎实有效开展。三是严格落实责任考核制度。将档案工作纳入各个科室目标考核的重要组成内容，对于不按时间、不按要求归档的，进行扣分细化考核，明确各部门内勤为兼职档案员，对档案工作任务完成不力的，取消年度内评先选优的条件资格。四是加强档案法律法规的学习。把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案条例》、《档案管理违法违纪处分规定》等法律法规贯穿于档案工作全过程中。将档案工作纳入法制化轨道，形成自觉规范的依法治档良好氛围，真正从思想上保证能够正确履行档案法律法规赋予的职责，严格规范管理档案事务，严防档案违法违纪行为的发生。五是加大培训力度，积极组织各种档案培训，根据工作特点，采取以会带训、集中培训、日常指导等方式对档案员和各科室内勤进行档案业务知识培训普及，坚持订阅档案业务方面的报刊书籍，为档案学习提供最新资料。

二、加强基础设施建设，不断改善档案工作条件

按照“满足需要，适度超前”的原则，不断加大机关档案基础设施建设的投入力度，为档案管理创造良好的环境。机关文书档案在形成过程中，应当按照成卷的年度、规定的保管期限、问题（机构）的组件，将各类材料收集齐全完备，这样才能够全方位反映机关单位的历史面貌。应当通过编辑《档案全宗介绍》、《案卷目录》、《归档文件目录》等实用检索工具，让检索工具在档案管理中发挥科学化、准确化、系统化作用，更加方便和快速地提供优质档案服务，以此满足档案使用者的实际需求。

一是实现档案库房标准化。安装“三铁”：即铁门、铁窗、铁柜，开辟“三室”：即档案室、办公室、阅览室。使三室分开，为档案人员配备档案专用电脑，保证日常办公的需要。二是要配备高规格计算机、高清扫描仪、打印机、复印机、装订机、防磁柜、温湿度监测仪、加湿器等档案专用设备，不断满足档案管理所需的硬件设施需求。三是重视档案安全基础设施建设，为档案室安装摄像头、防盗门、遮光窗簾、灭火器、空调等安全防护器材，确保档案安全管理的有效运行。

三、加强档案制度建设，不断促进档案管理制度化、规范化

加强制度建设是做好档案工作的根本性举措。应把档案工作作为主体工作的一项重要内容来抓，逐步完善制度体系建设，扎紧档案制度化的“笼子”，确保档案各项工作有章可循、行之有矩。可以通过不断修订完善《档案工作岗位职责制》、《文件材料收集归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅利用制度》、《档案复制制度》、《档案安全保密制度》、《档案登记统计制度》《档案鉴定销毁制度》、《档案信息化管理制度》、《电子文件归档管理制度》等一系列规章制度，确保机关档案立卷、归档、借阅、销毁、利用、保密等各个环节均有严格的制度规定，进一步促使机关档案管理工作的制度化、规范化。

四、加强业务建设，不断提高档案工作质量

狠抓档案资料的收集、整理、立卷、归档、保管等基础环节的规范化工作。在加强硬件设施建设的同时，也应重视和加强基础业务建设，落实档案集中统一管理的原则，对文书档案、业务档案、会计档案、人事档案、科技档案、实物档案、多媒体档案和资料实行集中统一化管理。一是严格按照《中华人民共和国档案法》及上级相关规定，全面落实各门类档案分类大纲，保证各门类档案分类科学和准确。二是按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，严把起草关、审核关、签发关、打印关，并实行层层负责制，提高卷内文件的质量。三是明确立卷原则，细化案卷从收集材料、整理、立卷到打印案卷目录、填写备考表、书写卷皮等多个步骤，最大限度的减少立卷方面的瑕疵。

五、坚持多措并举，积极推进档案信息化建设

档案信息化是档案工作发展的方向，也是提高档案管理服务水平的重要途径。平时根据业务、队伍和信息化“三位一体”的工作要求，将信息化建设作为档案工作提质升级的创新点和常态化建设。日常工作中应用电子文档数据库、目录数据库，配置档案管理软件，建立多媒体数据库。加强案卷目录和卷内文件目录的录入工作，对部分档案进行扫描、拷贝、拍摄、拍照、刻录，做好实体档案的同时尽快向数字化虚拟档案室迈进。一是逐年加大投入，逐步配齐专用计算机、高速扫描仪、装订机、打印机等信息化专用设备，确保硬件保障到位。二是安装专用档案管理软件，确保软件管理到位。三是完善、补充各类检索工具和目录数据库的建设，确保管理机制到位。四是积极开展库存纸质档案数字化工作，进一步完善全文数据库建设，实现网上查档要求，确保技术服务到位。

六、加强档案资源开发与利用，为业务工作发展提供优质服务

开发档案信息资源，提供良好的档案利用服务是做好档案工作的根本目的。立足档案资源建设，积极为中心工作提供良好服务。一是注重搞好档案查询。编制清晰规范的各种载体的全引目录、归档文件目录，能够从多个角度进行快速、准确的检索。二是围绕中心工作，积极开展编研工作。通过编写《全宗介绍》、《机构沿革》、《大事记》等各类专题档案资料汇编等多种参考资料。三是积极宣传档案利用的价值和意义，广泛挖掘档案信息资源，主动为领导决策和业务工作提供更加便捷科学有效的服务。四是发挥实物档案直观、形象的作用，增强干部的责任感、荣誉感和自豪感，从而起来大力激发干部的工作热情和创造力的作用。

参考文献：

[1]周知勇.加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考[J].云南档案，2015（12）.

[2]王阁.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].劳动保障世界，2018，502（18）.

作者简介：朱 燕（1975—），女，吉林通榆人，副研究馆员，本科，主要从事烈士陵园档案管理与服务工作研究。