推动协同办公软件常态化应用的几点建议

钟新龙 王菲 黄文鸿

在抗击新冠肺炎疫情过程中，远程办公无疑是复工复产的重要手段。然而，在大范围常态化应用过程中，我国协同办公软件还存在产品性能亟需提高、数据安全机制有待完善、信任机制亟待建立等问题。要进一步推动协同办公软件的常态化应用，就必须完善其产品功能、加强数据保护、引入保险机制、加强平台监管。

协同办公软件发展趋势

当前，我国数字经济与各行业的融合发展不断加快。传统工业经济时代在固定时间、固定场所进行大量重复劳动的模式已无法满足数字经济时代对知识与创造力的要求，能激发自主创新的远程办公模式逐渐成为数字经济发展的时代选择。协同办公软件作为实现工作体系数字化转型的关键工具，其发展趋势主要呈现三个特征。

协同办公软件“开发端融合、应用端耦合”的发展特征实现了工作远程化、协同化。在开发端，企业积极应用大数据、人工智能等新兴信息技术搭建开发环境，通过技术融合不断优化算法、强化稳定性、丰富功能模块，提升了产品组件功能。在应用端，企业基于传统的平台产品和新一代信息技术产品，以统一账号体系和开放集成应用手段推动功能深度耦合集成，通过打通工作流，实现未来数据的集成、业务系统的连接和企业管理的渗透。比如，Welink具有自动捕捉功能，通过集成小微AI工作助手等应用实现智慧办公;百度Hi企业智能远程办公平台引入语音、视觉和机器学习等AI技术支持远程办公，通过智能客服和智能机器人提供人文服务。

协同办公软件市场竞争格局不断演进。当前，我国协同办公软件产品种类、应用类型、适用场景已进入细分商业格局。腾讯、阿里、华为、字节跳动等互联网和科技巨头，以平台与流量优势全面布局远程办公领域的服务;一些A股上市公司，如金山办公、泛微网络、致远互联、齐心集团、苏州科达、会畅通讯等，也在集中精力深耕垂直细分领域，以整体解决方案服务各类企业。腾讯、阿里携手泛微、石墨，互联网企业与传统OA融合，市场从单一竞争走向“竞争+合作”模式，企业微信、钉钉和云之家等互联网企业，在团队协同、人力资源、企业培训、财务报销等方面，不断加强与泛微、致远等传统OA企业以及石墨、道一等创新企业的合作。

开发企业的跨界融合成为推动协同办公软件发展的主要动力。目前，传统OA软件企业基于自身的协同办公软件基础，不断拓展云、管、端三大技术能力，推动线上业务发展，向着即时通信、远程作业、多场景协同的服务化方向转型。比如，泛微基于自主OA软件，开发了新e-cology、e-office、泛微云OA（e-teams），以及e-mobile等新型平台产品，并支持考勤、会议与协作等远程办公功能。微软通过Teams将团队对话、文件、会议和应用集中在共享工作区，全面实现了远程协同软件的转型。互联网巨头企业不再局限于原有互联网市场，意在借助用户流量优势与丰富的第三方应用服务，从ToC服务延伸至企业管理全过程的ToB服务，以远程协同办公的形式，通过数据流、信息流带动业务流、知识流，在传统办公领域延展相关业务。企业微信、钉钉，就是从即时通信、社交服务等方面向协同办公不断转化，构建起移动端远程办公与管理体系。

协同办公软件常态化应用的

三点不足

今年2月以来，全国上下远程办公如火如荼，协同办公软件更成为各行业实现停工不停产的必选项。然而，在大规模常态化应用之后，也暴露出来的一些不足，亟待改进。

产品性能仍需提高。从产品性能测试和大规模应用的反馈情况看，在移动办公门户方面，由于用户操作不熟练，飞书、泛微等产品存在使用者找不到功能选项、对协同办公界面不适应，以及UI设计不实用等问题;企业微信也出现了多客户端协同程度较差、难以同步的问题。2月3日，企业集中远程复工第一天，迅速激增的远程办公需求导致包括钉钉、企业微信、华为WeLink在内的在线办公软件先后崩溃，出现了无法登录、应用卡顿、无法收发消息、视频会议中断等问题。此外，由于各企业间的组织文化、管理模式、协作流程不同，通用的协同办公软件难以满足不同企业的差异需求。

数据安全机制有待完善。企业工作资料安全上云的关键在于数据安全防护，中间环节涉及大量文档、数据的共享与交换，数据安全防护力度也需相应加大。一是企业网盘需加强数据泄露防范。2017年百度网盘曾爆出因公开分享导致资源被第三方网盘搜索抓取发生数据泄露事件。二是协同文档需升级加密技术手段。文档协同产品加密手段原始，企业办公加密意识薄弱，势必带来资料传输的遗失和泄露风险。三是网络连接安全保障力度需进一步加强。企业网络连接安全防护程度不高，易导致远程控制、文件窃取、病毒入侵等网络攻击风险，使企业数据和资产安全遭受严重威胁。

信任機制亟需建立。调研发现，企业对协同办公软件常态化应用的信任机制尚未完全建立。一是企业决策层习惯于传统的面对面交流方式，认为视频会议在工作布置与项目开展方面存在传达效率和质量不高问题。二是制定适合自身的远程办公管理制度和条例尚需时日。三是针对管理者对协同办公软件常态化应用的疑虑，亟需出台相应的经济损失保险补偿机制。

推动协同办公软件

常态化应用的四点建议

我国协同办公软件已从起步期的不可用、不好用发展到如今的基本可用，并能满足基本的办公需求，但要推动其常态化应用，成为现代工作体系的重要手段，避免疫情过后束之高阁的尴尬局面，还需各方共同努力。

完善产品性能，提升协同办公软件的稳定性。一是鼓励协同办公产品研发企业以需求为导向，持续完善即时沟通、日历、音视频会议、在线文档、云盘、工作台，以及协作office、移动办公平台等主要功能模块，不断丰富在线办公、诊断、教育等应用场景。二是做好产品容量规划，提升产品承载和抗压能力，保障产品使用连接的稳定性。三是搭建友好的用户界面，不断降低用户使用门槛。

加强数据保护，为远程办公提供安全保障。一是倡导协同办公软件产品与国产密码进行深度融合和整体应用，打造包括登录、身份认证、链路传输、数据存储等全流程端到端的加密移动工作平台。二是鼓励在数据传输过程中使用VPN与安全桌面的形式，杜绝终端数据泄密问题。三是通过数据本地化部署、管理端操作系统加固和数据通信加密等方式，加大数据安全保护力度。

加强平台监管，推动协同办公产业健康有序发展。一是在疫情期间，有关部门应针对协同办公软件的广泛使用，进一步加大对协同办公平台存储数据的安全监管力度和数据泄露风险的防范力度。二是应立足“网络强国”建设的战略要求，强化“网络安全法”和“个人信息安全规范”在数据监管与安保方面的权威性，进一步规范法律和政策的适用场景，细化相应处罚、赔偿以及纠纷等判决条例，防范可能出现的数据安全监管漏洞和大规模数据隐私泄露风险。

引入保险机制，加快协同办公软件的应用推广。部分企业和组织机构因顾虑隐私泄露和数据流出等问题，对协同办公软件常态化应用产生了信任危机，因此，探索建立协同办公软件推广试用的保险兜底机制亟需提上日程。协同办公软件试用保险兜底机制可参考美国相关商业软件的做法，同时结合地方已有的政策，比如山东省的《关于支持首版次高端软件加快推进软件产业创新发展的指导意见》，鼓励商业保险公司采取软件首版次质量安全责任保险等探索性举措，将部分优秀的协同办公软件纳入保险补偿范围，消除用户顾虑，加快协同办公软件的应用普及。