数字化建设背景下图书馆档案分类管理研究

付宝红

摘要：图书馆具有保留文化遗产、开发资源、教育等多种功能，内部保存大量有价值的图书资料，人们可以根据自身需求进行借阅浏览。近些年，互联网技术迅速崛起，对各个领域造成巨大冲击，图书馆也不例外，传统的管理模式逐渐被时代淘汰，各个地区都展开了数字化建设，取得了不错的成效，可以提高图书资源的利用率。本文主要从图书馆档案分类管理为切入点，首先介绍数字化建设背景下图书馆档案分类管理的方法，接下来研究数字化实施方案，希望为图书馆档案分类管理的数字化建设工作提供参考借鉴。

关键词：数字化建设;图书馆;档案分类管理

档案分类管理一直是图书馆的重要工作内容，传统管理模式存在不少的漏洞，工作量相对更大，无法满足信息化时代的发展要求，为此各个地区开始引入数字化技术，建立数字化档案分类管理体系，这也是图书馆发展的必然趋势。在图书馆展开数字化建设时，将信息技术作为建设的基础，结合实际需求构建数字化平台，可以通过网络传输档案信息，实现对图书档案的自动化管控，同时还要合理运用网络技术，才能为图书馆事业今后的发展奠定良好基础。

1数字化建设背景下的图书馆档案分类管理方法研究

1.1传统档案分类管理的特点

主要有以下特点：一是制约性特点，传统档案管理限制较大，所有管理人员都是按部就班完成工作，限制管理人员的理念意识，与时代发展严重脱轨。二是缺乏分类管理意识，长此以来图书馆都没有意识到档案分类管理的重要性，长期忽视这项工作，也没有结合实际需求制定完善的管理及开发制度，这就导致图书馆档案管理极为混乱。三是缺乏基本的制度保障，任何工作都需要完善的制度作为支持，图书馆分类管理也是如此，如果缺乏健全的制度，就无法实现有序工作。四是管理人员经常更换，很多地方的图书馆都没有设置专门的分类管理人员，流动性相对较强，这也是限制图书分类管理的重要因素。五是图书馆过于重视档案的保存，而忽视了档案的利用，很多图书档案只能保存在仓库内，没有得到合理利用，一般都不会提供给社会公众，只有相关人员才能查阅这部分资料，打击图书管理人员的工作积极性。

1.2制定标准化的档案分类管理标准

在开展数字化建设之前，首先要制定完善的管理标准，图书馆以往都是依靠个人经验分类，这种分类方法缺乏科学性，借阅者需要花费大量的时间才能找到需要的资料，这就需要改变这种分类方式，先制定一个科学合理的分类标准，针对图书馆的实际情况，制定档案分类明细，并严格按照该明细要求展开分类工作，可以建立专门的目录及数据库，这也是档案分类管理数字化建设的基础工作。

1.3图书馆档案分类目录数字化建设

目录是图书馆档案分类的重要部分，为此要加强目录数字化建设，才能得到数字化分类档案，不但要保证目录具有清晰的层次，还要具备合理的结构，考虑到借阅者的实际需求，构建出一个科学的检索框架体系。一些高校图书馆拥有大量的专业图书，都可以建立数字化目录。图书馆还可以加強合作，与其他企业或者部门构建统一的数据库，将所有馆藏资料上传到数据库，这样可以大幅度提升档案利用率，在建设数字化目录时，要参考制定好的分类明细。

1.4图书馆档案分类全文数字化建设

要想充分发挥图书馆资料的作用，为用户提供最大的便利，就要展开全文数字化建设工作，这也是数字化建设的关键步骤，将所有档案资料整理好，使用专业设备转化这部分资料，可以先使用扫描仪器录入资料，压缩成文件包，在转化为数字化档案资料，这样就可以将纸质文档转化为电子文档，不需要使用纸张记录资料，利用更少的存储介质，花费更少的保养费用，建立一个专项的分类数据库，一方面可以存储档案资料，另一方面可以丰富图书馆的内容。

2图书馆档案分类管理的数字化实施方案

2.1图书馆分类管理一体化

在数字化建设背景下，首先要合理利用档案资料，运用一体化理论，主要包括三大内容，一是档案资料，也就是指图书馆具备的所有信息资源，二是服务，也就是指图书馆提供的借阅服务质量，三是人员，主要是指图书管理人员，主要围绕上述三方面展开研究。在构建管理一体化的过程中，要加强部门之间的合作，各个部门不能只注重自己的工作，还要与其他部门多沟通交流，结合各个部门实际情况构建一体化管理模式，可以先建设数字网站，利用计算机软件建立网站模型，确认符合一体化管理需求后再构建真正的数字网站。

2.2 OAIS模型研究

OAIS在1999年由美国空间数据系统咨询委员会提出，指一项旨在为基于长期保存目的的信息系统建立的参考模型和基本概念框架，以维护信息系统中数字信息的长期保护和可存取。OAIS作为目前实现数据保存与获取的国际标准模式，在图书馆档案分类管理中得到广泛应用。OAIS在图书馆档案分类管理应用中，主要能实现信息的接受、储存及提供给用户等功能。OAIS的功能模型包括数据收集、数据存储、数据管理、系统管理、保存规划、访问利用这6个功能实体。

在OAIS功能模型内，可以根据管理人员的实际需求收集数据资料，按照要求设定具体格式，将资料传入质量监督模块，主要是为了检测资料是否符合要求，从文件、数据等方面检查，完成对信息资料的检查，也为后续的数据更新奠定良好基础。存储模块主要负责接收AIP，一般设定为永久保存的模式，同时还可以负责管理、维护等工作，用户可以查阅需要的档案数据。数据管理模块主要为用户提供服务，可以按照自身需求查找数据库，同时负责管理操作数据。保存规划模块用于提供保存策略，可以增加模块的拓展性，可以结合自身需求修订模型，始终为用户提供最优质的服务。利用访问模块主要负责与访问相关的工作，可以保持对档案资料的有效访问，同时用户在提出传输需求时，也要使用该木块实现该需求。系统管理模块主要是用于管理整个系统，可以交互各项数据，提供需要的操作服务。

整个OAIS功能模型主要是为了更好地保存档案资料，涉及大量的信息内容，包括Content Information、Packaging Information、Descriptive Information等，以OAIS模型为基础，为保证用户对图书馆档案的利用行为存在较强的路径依赖，对档案实行分类管理，为此，用户可以利用网络快速查阅图书，按照自身喜好选择便捷的查阅方法，充分发挥该模型的优势功效。

3结语

综上，图书馆档案分类数字化建设是必然发展趋势，一方面可以减少图书馆的日常维护成本，另一方面可以提高服务的质量。在构建数字化图书馆档案分类管理体系以后，不需要使用纸张、录像带等媒介，可以节约大量的空间资源，采用开放式管理模式，将图书资源共享给社会公众，避免出现资源浪费，同时还可以制定科学合理的档案分类管理体系，加强数字化建设工作推进，为今后的档案管理奠定良好基础，最大化利用图书资源，发挥图书馆的全部功效，提升其社会效益。

参考文献：

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