企业档案资料管理与利用探讨

摘 要：在现代化的形势下，企业的发展需要依靠大量的准确信息资料来作为稳定发展的条件。企業档案资料的管理与利用，对于企业制定长期发展目标，实施战略的重要基础，对于企业而言，对档案资料进行高效的管理与利用，能够提升企业的运行水平，从而为企业带来经济效益以及社会效益。本文将对企业档案资料管理与利用的重要性、管理与利用进行探究。

关键词：企业档案资料;管理;利用

随着经济体系处于变化的关键阶段，企业长期发展，需要内外兼顾。对外而言，需要树立良好的品牌形象，提升产品或者是服务的质量，从而提升企业竞争力。对内需要不断加强管理，可以通过对档案资料加强管理与利用，从而保证企业的良好运作，为树立良好的企业文化做好基础，提升企业的软实力与硬实力，使企业在激烈的竞争市场中能够保持良好的地位。

1 企业档案管理与利用的重要性

1.1 企业档案管理与利用是企业人事管理，维持内部稳定的保障

企业档案的内容主要分为三个部分：人事档案、科研成果资料、日常决策资料等。这三个部分是企业赖以生存的基础，企业通过对档案进行管理与利用能够了解企业内部人员的实际情况，对于组织人事工作起到良好的辅助作用。在许多决策上，档案资料能够给予经验，提供一个较为明确的方向。企业高层管理人员，可以通过档案管理与利用，对企业的运行情况进行充分的了解，为后续制定战略目标以及实施方案，能够有档案资料作为依据。

1.2 现代化的档案管理与利用可以为企业带来经济与社会效益

随着信息化的发展，对于企业而言档案的管理不再只是起到记录企业重大事件的作用，涉及到的内容更为的广泛，具有时效性，这也是其突破了传统的记录功能。对于现代企业而言，档案管理与利用，通过信息技术对企业的资源实施监控的作用，为合理分配资源起到良好的促进作用。现代化的档案管理与利用体现在同行业不同企业的交流间，通过档案的交流，为行业间的资源合理分配起到优化作用，企业间的交流增加，产业链的形成难度下降。档案记录通过对企业资产、税务得核查，起到良好的监督作用。除了起到监督作用外，档案管理与利用，还能起到企业保护作用，通过企业科研成果的记录，避免企业的专利技术以及财产受到侵害。

2 企业积极实施档案管理工作的措施

2.1 制定与企业相符的档案管理工作

随着档案给企业带来的经济效益与社会效益，对于企业而言，档案的安全性需要依靠严格的制度来保证。为提升档案管理的效率，企业需要根据企业的发展情况，基于《中国人民共和国档案法》，制定具有特色的制度，相关的制度在法律的基础上，充分考虑企业的规模、科研成果、人事管理等因素。制定符合企业特点的档案管理制度，是维护企业合法权益的基本保障。

2.2 规范档案的记录

不用行业间对于档案记录有着不同的标准，同一行业之间也可能会有不一样的档案管理标准。企业在进行档案管理过程中，需要以行业的标准进行制定，要求档案的记录与编写规范化、标准化，通过对档案记录与编写得规范化、标准化要求能够有效避免发生等数据灾难的现象出现。企业在长期发展过程中，档案管理人员的更换是无法避免的，如果没有制定一套清晰的档案标准，极易导致出现不同样式的编写，导致企业后续查询相关资料出现问题。特别是，我国属于制造大国，在制造技术上有着许多标准，在进行档案记录与编写过程中，不注重格式的规范，企业难以对外进行交流，企业的发展极易受到限制。所以对档案的记录与编写形成标准化规范化格式，是企业高效存取档案资料的基础。

2.3 注重纸质档案以及声像档案的管理

制度的制定是基于档案的保密性、完整性出发，对纸质档案以及声像档案进行保管工作是从档案的质量考虑。现代企业档案管理有纸质以及电子档案两种类型，在对纸质档案进行保管工作中，注重纸质档案的防火、防潮、防霉变。对于电子档案，如果使用移动式存储设备，需要避免存储设备磁化、损坏等问题。在进行档案的保管工作中，严禁非管理人员随意进出，同时需要注重管理室的防火，防盗措施的建立。

3 企业档案的利用

3.1 加强档案管理利用信息化的建立

现代企业的发展离不开信息化技术，对于一档案利用而言，信息化平台的建立能够有效提升档案管理的效率，为高效利用档案资料提供技术支持。通过对档案的数字化归档，让档案的贡献以及服务的效率大幅度提高。在建立档案的信息化平台时，查询、搜索、归类等是重点内容，所构建的平台要结合企业发展情况以及企业文化。为了能够实现档案利用性与信息化平台高效结合，对档案管理人员进行培训也是档案利用的重要内容，通过培养一支具高水平、责任感强的档案管理人员，是企业档案高效服务以及高安全性的保障。

3.2 开发主动服务型的档案平台

对于档案管理与利用，为了实现档案的价值，构建信息化平台，不仅是针对于企业内部，对于企业外部的用户进行服务也是提升企业竞争力的重要手段。企业应开发具有主动型服务的档案信息化平台，主要面向与行业以及用户，对于不是保密型的档案可以进行信息的开放，让企业更具有透明度，为用户提供具有针对性的查询、反馈、归类等基本服务，充分发挥出企业档案的作用，提升企业经济效益与社会效益。

3.3 优化整合档案信息

企业在进行档案记录与编写过程中，优化整合是重要的环节。通过优化整合，将档案信息中的重要部分进行提炼，为利用者节省时间，可以有效提升档案的利用效率。随着档案信息的不断上升，不同类型，不同内容的档案，如果没有经过优化整合，档案在进行管理上难度大，相关用户以及利用人员在进行档案查阅过程中，体验差得不到保障。通过档案信息的优化整合也能够良好的反映出企业的发展情况以及良好形象。

3.4 严肃档案工作纪律

在开展企业档案资料管理工作过程中，严肃其工作纪律有着非常积极的意义。首先，禁止有档案资料丢失以及泄密的情况出现。档案管理人员禁止将档案内容，包括企业重大决策、重要问题处理意见、董事会决定等档案资料透露给舞团人员，没有经过有关领导签字同意，禁止将企业档案资料对外摘抄、借阅以及拍照。将“企业档案材料专用章”盖在企业留存的档案中。且对于电子档案需要采取设定权限、数据加密等方式来确保其数据的安全。其次，禁止工作人员擅自对档案信息进行更改，而且禁止私自涂改或覆盖留存档案，如若发现该类行为，则需要追究相应负责人员的责任。如若项目出现变更，就要求提出申请，通过领导审批且盖上档案修改专用章后方可准予修改。再者，禁止装入虚假材料，对于企业档案资料中的工作人员相关信息资料需要开展仔细的鉴别工作，同时做好集中办理，存档人员不得参与，防止有虚假档案存入企业档案库，一旦出现弄虚作假的行为，需要对其进行相应处罚。

结论

企业档案管理与利用，对于企业的发展有着重要作用，为了适应现代化发展的步伐，企业需要对档案管理与利用进行改革，利用信息技术构建档案信息化平台，档案管理也应从单一，低效的状态，转变为前段、高效的服务类型，充分发挥出档案的价值，为企业的良好发展做出贡献。

参考文献：

[1]侯伟霞，黄蕙，张婉侠.大数据背景下的档案管理与利用服务研究[J].信息周刊，2020（5）：1-2.

[2]张继雄.企业档案信息化管理研究[J].兰台内外，2019，252（15）：68-69.

作者简介：

董秀丽（1984—），女，汉族，贵州盘县，本科，主要从事档案管理。

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