企业职工档案管理中存在的问题及解决对策

秦艳霞

【摘要】企业职工档案管理主要是关于职工个人的基本经历、思想情况、工作状态以及岗位变动等的文字记载资料。它体现了职工个人完整的人生经历，不仅是其历史性考量的重要依据，同时也是企业管理中的一个重要内容，与企业的生产、管理、招聘、培训、调配、考核、奖惩以及选拔等工作中都具有密切联系。本文分析了现阶段企业职工档案管理中存在的问题及原因，并在此基础上提出有效的解决对策。

【关键词】企业;职工档案管理;存在的问题;对策

企业职工档案是由职工管理部门和用人单位在职工招聘、培训、考核、奖惩、晋级、任免等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工资福利、参加社会保险以及工作变动等情况的原始记录，是历史地、全面地考察职工和依法维护其权益的重要依据。然而，随着我国社会主义市场经济的建立和不断深化，企业职工档案管理却越来越弱化，企业建档意识淡薄、职工档案管理不规范、职工档案缺失甚至遗失时有发生，这既无法保障职工合法权益，也影响了企业的稳定和发展。因此，做好企业职工档案工作尤为重要。

一、企业职工档案管理中存在的问题及原因分析

（一）存在的问题

（1）部分企业没有建立职工档案

目前，还有许多企业由于多种原因，没有建立职工档案，职工技术职称及技能无法确定，养老医疗等待遇无法享受，职工合法权益无法保障。

（2）部分企业职工档案不齐全、不准确

如，档案记载的职工姓名与其身份证的姓名不一样、招工登记表填写的年龄与实际年龄不相符，等等。究其原因，有以下几种可能：一是企业在招用职工时，没有立即为其建立档案，故缺少招工登记表等材料;二是企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定职定级表、劳动技能鉴定表等材料及时归档，致使不少个人材料遗漏遗失。

（二）原因

（1）缺乏深刻认识

当前，档案管理工作并未引起高度重视，主要表现在档案室缺乏先进的设施，且管理水平长期未见提高，先进的现代计算机应用技术并未在档案管理工作得到运用。即使部分企业已分离出档案室，将其作为一个独立的部门，但思想上仍然是因循守旧，未改变对档案工作的看法。也是如此，导致档案管理工作进展不大，员工的工作强度虽大，但效率却不高。

（2）缺乏先进的管理设施

科技的飞速发展，让科学化、数字化的管理方式被运用到企业档案管理工作中。在企业档案管理中可引入一些现代化元素，进而促进档案管理效率的提高，让管理人员的工作压力减轻。通常，纸质档案为企业职工档案材料的主要形式，如果时间过长就会导致纸张变黄、变脆，字体不清。若将一些新的设备进入到企业职工档案管理工作中或通过一些管理软件把纸质档案转化为电子档案，如此就便于将存储空间与整理时间减少，使分类整理更加方便，时间得到节省，并防止档案管理人员发生存错档、漏存档的情况，实现档案管理的现代化、信息化与数字化。

（3）档案管理力法落后

不标准、不规范是大多数档案室建设均存在的问题。一些单位未设置专用档案室，没有配套“六防”设施，所以让档案资料发生霉变或被虫蛀，使之美观整洁与完整性大受影响。同时档案管理仍以手工管理为主，只要不丢失就行。不断更新的科学技术手段，扩大了职工档案信息管理系统，也大幅提高了计算机信息的水平，但部分先进的技术还未被充分挖掘与发挥，所以并未被广泛运用于档案管理中，以致于无法提高管理效率，并浪费了资源。

（4）职工档案管理人员的业务水平偏低

档案管理的专业性较强，仅是分类和鉴别档案材料就十分困难。在实际工作中，因为忽略了档案管理这项工作，档案管理工作也并未由专职人员担任，没有接受专业的培训，不了解档案的重要性以及如何收集、整理、归档、装订档案材料等，所以让档案管理水平严重受损，档案材料分类不清，无法提供准确的数据。加快的人才流动，特别是用人观念上的转变，让更多的用人单位加强员工能力的重视，并主要通过法律合同来约束员工，而非档案，在现代社会中人事档案的作用被不断弱化，以致于大多数员工对自己的档案并不重视，不清楚自己的档案应记录的内容以及有什么具体的作用。

二、完善企业档案管理的对策

（一）树立正确的档案管理观念

充分重视企业档案管理工作的重要性和价值，企业档案具备潜在生产力，一旦其作用得到充分发挥就能为企业以及社会带来效益，为管理者提供强大的助力，所以，要创新管理观念，尽力开发企业档案的丰富资源，为社会提供更有价值的服务。

（二）建立完善的档案信息系统，完善档案管理方式

要想真正实现企业档案管理的信息化，首要任务就是建立完善的档案信息系统。我们使用计算机对档案进行管理就必须要建立一个专门的系统进行操作，在这个系统平台上我们可以进行信息的录入、分类、归档、整理、保存、搜索等，通过使用计算机软件实现档案管理的信息化。另外，我们还要建立一个完善的信息资源库，在这里我们可以查找所有想要查找的信息，并且必须保证信息的准确、可靠。我们知道无论是计算机系统，还是计算机软件都需要定期的升级优化，只有这样我们才能保证使用功能越来越方便、快捷、高效。

（三）加强企业档案管理制度建设

首先，企业要建立明确的责任制度体系，设立专门的档案管理部门，并配备专业的档案管理人员。其次，制定具体的档案管理工作目标，明确各部门的职责，使其积极配合企业档案管理工作的开展。然后，建立完善的档案工作规范，对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等各个流程均给予明晰的规定，确保制度的严格落实，对于违反规定的行为和人员要进行严肃处理，从而提高企业档案管理工作的整体效率和科学化水平。

三、结语

总之，企业在新时期的发展过程中面临越来越多的挑战。加强企业档案管理是企业发展过程中的重要内容。为了提升档案管理工作水平，企业必须要树立正确的档案管理理念，建立完善的档案信息系统，完善档案管理方式，加强企业档案管理制度建设，更好地适应当前社会现代化建设的要求，从而实现企业管理的现代化发展。

参考文献：

[1]于雪.企业职工档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（14）.

[2]藍玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策[J].兰台世界，2015（S3）：104-105.