浅谈在建项目档案管理工作的提升

史美伟

摘 要：随着城市化建设的加快，工程项目建设在管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、管理提出了新的要求，而档案管理工作也随之出现了很多新情况、新问题，企业和单位对档案管理正越来越关注。尤其是在建项目档案的完整准确度，对企业单位后续使用将产生一定的影响，如何充分发挥档案管理对企业单位管理工作的支撑推进作用，成为当前在建工程管理工作的当务之急，需要重点关注在建项目档案管理工作水平的提升。

关键词：项目建设;档案管理

一、在建项目档案管理工作内容

在建项目档案管理的主要内容是整理完善保存项目档案、城建档案等，记录项目建设过程，保存建设数据等，以供项目工程建成后正常使用。

众所周知，工程项目从立项、审批、开工建设到工程竣工，需要经历经历较长时间，在此期间会形成大量的有价值的资料，这些资料将全面反映项目的情况。因此，只有做好这些资料的收集、整理、归档，才能将项目建设整体情况保存记录下来，同时对项目施工过程管理和竣工投产后的正常生产组织维护，也具有十分重要的意义。

二、项目建设档案管理存在的问题

（一）档案管理重视程度不够

在建设项目实施过程中比较重视项目施工进度，但对项目施工过程中的档案管理重视程度很不够。项目建设初期，大部分单位都会将工作重心放到施工建设上去，一般会首先成立项目部，项目部又下设很多职能部门，但很少会设立档案管理的相关职能部门。而实际在项目建设过程中会形成很多的文件材料，如果沒有足够的重视，没有成立档案管理机构的话，等到项目建成、竣工验收时，需要对档案资料进行验收，才开始整理，这时前期很多的资料，有可能丢失，或收集不全。

（二）档案管理制度规范不健全

国家在档案管理方面很是重视，出台了很多的规范性文件，例如：国家性档案管理规范性文件，DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》;GB/T50328-2014《建设工程文件归档规范》等。这些规范性文件中规定了一般建设项目档案整理的规则和归档范围，但是这些规范并不一定与各单位或建设项目的资料收集和管理完全符合，需要单位负责人和档案管理人员根据规范性文件制定适合本单位和本项目管理的规范性制度文件和操作细则。尤其是由于大型项目建设初期，筹划组织人员少，人员分工不固定，机构临时，在档案管理规章制度的建设方面欠缺，不能很好的制定出适合本单位和本项目管理的文件。

（三）项目档案管理人员缺乏

由于项目建设初期，人员组成复杂，且项目管理人员大部分是项目建设人员，对施工管理比较专业，但对档案管理不熟悉，缺乏对项目管理和档案管理都熟悉的档案管理人员，无法进行系统的整理和归类，而且档案管理人员的频繁变动会使的档案在整理、收集很难做到一致。比如，技术人员如果不懂得档案管理，他就不知道档案的归档范围、整理规范等，就无法确保第一手资料的保存;而档案管理人员如果不懂项目建设管理，就不知道怎么样收集资料和该收集哪些资料，哪些资料需要整理、归档，哪些不需要整理、归档。

三、从“三早”入手，提高档案管理质量

（一）管理早重视，档案管理工作筹划在前

项目档案形成后，可以作为项目审计、审查备案查询依据，更是为事故追溯提供了依据。这里举一个现实例子：哈尔滨阳明滩大桥，位于哈尔滨西部松花江干流上，因主桥穿越松花江阳明滩岛而得名，工程于2009年12月5日开工建设，2011年11月6日建成通车，2012年8月24日早晨，哈尔滨阳明滩大桥发生垮塌事故，造成3人死亡5人受伤，事故发生后7人专家立即展开调查，施工材料进行检验检测和鉴定，并对工程设计、质量检查、日常管理等方面进行调查取证、期间调查取证105人次，调取相关资料297份，经调查建设单位、施工单位、监理单位原始资料齐全完成，真实有效，调查结论：桥梁质量检验符合要求，使得所有参建单位没有一个受到处罚。从上面的事例中，我们可以看到完整档案管理对项目工程的重要性。因此，项目档案管理必须在项目筹划建设阶段就要列入单位管理重要事项，并且指定专门的档案管理人员和明确档案管理的分管领导，并明确其各自的职责，从上到下提高单位全员对档案管理的重视，并形成与项目建设同步的绩效考核机制。

（二）制度早制定，档案管理工作规范在前

虽然国家在档案建设中出台了的规范性文件，但单位在做好国家规范文件的学习和落实的同时，要结合单位实际情况，在项目建设初期，就要建立相关的档案管理机构，组织专人制定适合本单位和项目的档案管理的规范化文件，并形成制度，严格落实。着重从以下两方面入手：一方面要制定监督管理制度，定期对施工单位和监理单位的前期材料进行监督检查，发现问题，及时修改，缺少资料，及时补全，确保最后形成资料的完整性;另一方面要制定统一的归档范围，根据项目进展，收集相应的资料，使得收集的过程资料完整，不要缺失。

（三）人员早培训，档案管理工作夯基在前

本单位档案管理人员对项目是否熟悉，将直接决定档案管理的质量，因此，在项目开工之前对档案管理人员进行必要的培训，并且要早要深。在平常可以参加国家档案管理部门定期举办的档案管理人员的培训，也可以跟其他档案管理人员学习，多学习规范性的文件，通过学习掌握项目档案知识，如何分类，如何归档，如何整理，如何编码。对于一些施工复杂的大项目，要及时开展该项目的专业培训。

结束语：

在建项目档案管理工作应该作为一项重要工作对待，贯穿项目建设始终。在项目建设前期，应对工程建设资料及时进行收集，形成早抓;项目建设中后期，档案管理人员参加项目建设例会，及时了解工程建设的进度及环节，是处于立项手续的办理阶段，招投标阶段和施工过程，还是竣工验收阶段，这样才能确保档案管理接收及整理工作的全面性和及时性，确保项目档案的完整性。