教育档案信息化建设浅析

杨海燕

摘   要：对教育档案实施现代的信息化管理是社会发展和服务于教育教学管理发展的要求。有效开展教育档案信息化建设，要面对信息技术人员匮乏、设备落后、专项经费紧张等现实问题，只有采取行之有效的措施，及时解决问题，才能保证教育档案信息化建设的有序开展。

关键词：教育档案;信息化建设;措施

随着社会的不断发展进步，信息技术在社会各项事业中得以普及应用。通过信息化手段加强教育档案管理，既是社会更好地发展和服务于教育教学管理的要求，也是提升教育档案自身管理水平的需求。教育档案管理信息化建设，可以快速、便捷地实施档案管理和提供服务，促进教育信息资源共享的尽快实现。所以加强教育档案信息化建设意义重大且迫在眉睫。

1    教育档案信息化建设现状及主要问题

教育档案工作自身具有显著的特点，除文书档案外，其他如教学档案、学籍档案、科研档案，设备档案等，门类众多，专业性和管理要求难度大。并且档案形成范围广，涉及教育教学的各个方面及环节，工作任务繁重，对档案的形成、收集、整理、保管、利用等都是很大的挑战，亟须实施信息化管理。

1.1  缺少必要的经费保障

由于历史等原因，对档案实施信息化管理在一定程度上需要从接受到重视的转变过程。由于重视程度不够，档案信息化建设所需经费不能纳入教育管理整体财政预算，这必然影响档案信息化建设的开展。档案信息化建设需要技术和软件支持，档案实体数字化加工，扫描仪、数码相机、存储器等是实施档案信息化管理的必备基础和设备，这都需要一定的经费保障才可以有效实施。由于档案信息化建设经费没纳入财政预算，资金无法保障，档案信息化建设工作迟迟得不到实施开展，仍然停留在传统手工管理阶段。

1.2  缺少档案信息化专业人员

教育档案信息化开展实施除必要的经费保障外，还需要专业技术人员的具体组织实施。由于重视程度不够，加之档案管理人员受传统观念影响，先进管理知识的学习和新知识更新缓慢，工作中甚至连基本的计算机应用也不熟悉，更谈不上利用现代化信息手段开展档案管理，更缺少既懂信息化建设又懂档案管理的复合型档案管理人才，档案信息化建设由于缺少技术人才支撑而无从开展。

2    教育档案信息化建设的重要性

2.1  教育档案信息化管理能够提升管理利用效率

教育档案管理的目的是更好地提供服务，有效地服务于教育各项事业的发展。通过教育档案管理信息化可以利用计算机和网络手段实施档案的在线收集归档，及时了解档案资料形成情况，促进档案管理的规范化和科学化。数字化的教育档案信息数据以电子数据的形式存储，有利于档案的统计管理和开发利用，大大降低和减轻了工作人员的工作量，提升了档案管理服务效率。

2.2  教育档案信息化管理方便档案资源共享

目前正处于变革与发展的阶段，社会信息资源需求量大，国家也在积极推行信息资源共享共治，这为实施档案资源共享提供了机遇和挑战。档案属于重要的信息资源，适应国家和社会发展要求，积极推行教育档案信息资源共享是当下必须抓好的一项重要任务。档案的信息化管理是实施档案资源共享的必然途径，用数字化的存储结合网络化的管理手段，改变传统的手工管理，在一定程度上可以使手工检索与信息手段分离，在确保档案信息资源安全管理的同时，实现档案资源的共享，更好发挥教育档案的价值。

2.3  教育档案信息化管理更有利于档案的安全保管

对档案实施信息化管理，管理的对象由传统纸质档案变为以信息电子档案管理利用为主，纸质档案实体管理利用为辅的转换。这样减少与实体档案的接触，可以更好地保护档案实体，防止档案丢失，减少档案调卷磨损，档案库房更有利于保持恒温、恒湿，更容易达到“九防”要求，最大限度地延长档案的寿命。

3    加强教育档案信息化管理的途径

3.1  增强教育档案信息化建设意识

意识是行动的先导，实施档案信息化建设首先要增强全员建设意识，特别是增强领导信息化建设意识。只有领导重视教育档案信息化建设工作，才能为档案信息化建设提供必要的经费、人力、物力等多方面的保障，还可以提供体制机制和政策、制度保障，为开展档案信息化管理创造好的环境。其次要转变全员思想，特别是档案管理人员传统保守观念的转变和信息化技术人员的档案信息化建设意识。主动考虑档案信息化的开展实施，档案管理人员和有关信息技术人员共同协调配合，做到档案专业技术要求与信息化专业要求的完美结合和统一实施。

3.2  完善教育档案管理信息化建设制度

制定完善的档案信息化管理制度，是确保教育档案信息化建设规范科学实施的前提。档案信息化制度建设涉及信息化管理的各个方面，首先，要从源头上建立一系列丰富档案信息资源的管理制度，比如：档案信息资源的形成制度、收集制度、归属流向制度，这是保障档案信息化开展的重要前提，否则就是“无米之炊”，或者在基础不牢的前提下形成的档案信息化资源也将是残缺不全的。其次，要统一档案信息化建设标准制度，比如《电子公文归档管理暂行办法》《电子档案移交和接收管理办法》等可操作性强的标准规范，为教育档案信息化建设工作提供重要的规范和引导，使档案信息化工作有法可依、有据可查。

3.3  提高档案工作者综合素质

教育档案管理人员要做好档案管理工作，适应岗位要求，就需要集档案业务知识与现代信息管理技术与一身，不断提升自身综合素质。首先，要加强学习，从书本上学习理论知识，从实践中学习应用技能，做到学习与实践相结合。其次，要加强培训学习。通过参加专题培训，邀请档案管理和信息化管理专家现场指导，举办培训班，开展座谈交流，外出对标学习提升等各种手段方式，提升自身综合业务素质，更好地适应档案信息化管理对档案工作人员的要求。

4    结语

教育档案信息化管理是一项功在当今、利在教育的工作。做好这项工作需要长期坚持，不断在实践中完善发展，在信息化建设过程中始终坚持标准原则，规范管理程序，用信息化建设思想统揽档案管理工作全局，保证教育檔案信息化建设与各项教育工作共同进步与提高。

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