数字时代档案数据化管理问题研究

张玉立

摘    要：国家档案机构和地方档案机构的管理人员必须要提高对档案管理工作数字化建设的重视，要从加强档案管理部门之间的互联互通、提高档案管理与利用效率出发，对档案数据信息进行科学归纳与整理，并对档案信息化管理平台进行科学构建，确保提高档案数据资源的在线获取与利用率。对于档案管理工作人员而言，要将推动档案工作转型发展作为未来的主攻方向，要从资源整合、发展规划、技术创新、人员培养等方面形成合力，确保实现档案管理数字化工作成果的高效转化，由中央到地方全面推动档案机构数字化发展。

关键词：数字时代;档案数据化;管理;问题

引言

档案是事业单位经营管理过程中保留下来的极具意义的资料，事业单位档案管理工作的成效决定了信息资源的完整性，是事业单位持续性发展的保障。信息时代的到来，使得数字化技术在各领域的事业单位管理中得以运用和普及。本文对数字时代下我国事业单位档案管理的理念问题进行分析，探究其成因和风险，并提出解决管理问题的方法。

一、推进档案数据化进程的意义

在数据时代，通过数据来实现决策和改善业务、通过数据来揭示历史和文化“现象”都会给档案工作带来一定的影响。近年来，档案界已经注意到档案数据化的机遇，有学者提出“为大数据分析提供基础数据是档案工作在信息时代的价值所在”，而只有档案数据化之后，档案大数据的数据基础才奠定起来，才有可能去讨论档案的数据挖掘与数据的深度整合;也有学者强调要通过“档案数据化引领服务模式创新”，档案部门的传统业务将向档案资源的数据分析、数据挖掘方向转移，对大量数据的分析与处理将成为档案部门的主要业务。在数据时代，档案部门需要以开发为导向重新认识档案数据资源的价值，通过深层次的档案数据化开发，实现数字档案资源从机器读取到机器理解的转变，为事业单位或政府基于数据分析的决策提供有价值的档案数据资源;为档案部门业务工作智慧化转型（智能鉴定、智慧编研等）奠定基础;并面向数字人文、政府决策、社会治理提供数据服务、知识服务和智库服务。因此，大数据时代推进档案数据化进程具有重要现实意义。

二、数字时代档案数据化管理问题

（一）发展投入不到位

对档案事业进行信息化建设，需要奠定稳固的发展根基，即投入充足的资源，包括资金资源、设备资源、技术资源和人才资源等。而结合当前我国档案数字化管理现状可知，在发展过程中呈现出的首要问题即总体投入不到位，尤其体现在设备和技术方面。在设备投入方面，数字时代下的档案管理工作本身就对现代化设备依赖程度较高，主要体现在计算机设备和相关软件上，此时就涉及到各种硬件和软件设备的配置，而实际的档案机构在搭建档案馆时常出现设备投入不足现象，导致管理机具和相关运行软件无法保障高效运行，且无法满足实际的档案管理工作需求。

（二）档案管理安全性低，且缺少相关专业人员维护

如今事业单位档案管理数字化程度较高，诸如历史文件、公司财务、人员信息、公司产品资料等档案都可以在网络上查看。在档案室网络建设方面，由于没有系统化的资料加密，且档案访问权限设置不合理或者存在漏洞，导致事业单位信息和内部资料非常容易发生外传。很多事业单位在岗位的设置上没有考虑档案室网络安全，缺乏专业人员为信息化档案管理保驾护航。档案安全没有保护措施，导致档案管理过程中存在重大的安全隐患，这种现象的存在可以说是为事业单位生产经营埋下了一颗定时炸弹，一旦出现数据资源外泄，对事业单位的损失是不可估量的。

三、数字时代下实现档案数据化创新管理的路径

（一）数字化档案管理理念应与时俱进

档案管理理念是在国家的计划经济体制下形成的，所以管理理念客观上是受社会历史环境影响的。企业档案是国家整体档案资源的组成成员之一，其流向是对国内各级档案馆。传统的档案管理手段是纯手动管理，数据统计整理工作量庞大。由于传统档案管理理念的理论基础扎实，理论体系完整，所以一直沿用至今，但如今其速度慢，效率低的弊端一一暴露在信息技术时代下。所以，想转变企业档案管理理念，首先要以普及为主，企业档案管理属于企业管理范畴，属于内部事务。应组织相关培训，培养员工文件归档重要性的意识。其次要改变档案管理的专人专用， 在档案管理工作上做到人人参与。在公司内部建立资源库，统一档案格式、命名、分类等，建立标准化的档案系统，节约档案管理人员的整理时间。

（二）建立智慧档案数据库

海量的数据信息的出现对档案管理人员提出了更高的数据处理要求，基于此，档案管理人员应借助大数据时代的便利，积极的构建智慧档案数据库。构建数据库的首要工作是对档案数据信息进行广泛收集，并对收集到的档案数据信息进行核实，确保数据信息真实与完整。在此基础上，档案数据化管理人员要对档案材料进行分类与编号，将每一份电子文件都做好检索标识，确保一码一件，提高检索精准率。另外，档案管理人员要积极的对档案历史数据进行数字化转换，并存入到档案数据系统中。在构建智慧档案数据库时，管理人员还要严格的执行统一的数据标准，确保数据库具有较高的兼容性。在构建数据库时，還要关注资源中心的封闭性，要从数据资源安全角度加强管理。对于电子文件资源，应对其格式、元数据内容以及数据提取方式等进行统一，提高档案数据库之间的互联互通性。

（三）完善制度，确立规范

在对档案进行现代化与数字化的管理工作时，档案机构应积极制定与完善相关的档案管理措施，从组织建设与制度建设出发，为档案数据化管理工作的落实提供支撑。在具体搭建组织机构与完善管理制度时，相关人员应秉持严谨认真的态度，尤其要关注对制度的完善，为具体管理工作的落实提供科学依据。在完善制度时，应做到对档案数据化管理工作内容的明确以及对各级管理人员的管理职责的明确。

结语

在信息技术高速发展的今天，事业单位的档案管理理念还有很大的提升空间。虽然还存在资金投入不足、档案归档意识不强、管理理念偏颇等现象，但这是数字化档案管理观念形成所要经历的必然阶段。在今后的数字化档案管理建设中，应完善相关人才引入机制，加大投资，提高档案使用率，使得事业单位档案管理理念在事业单位内部实现最大化的价值。

参考文献：

[1]王晓春.档案大数据研究的批判性考察[J].山西档案，2017（04）：72-74.