新时期独立学院教学秘书职能优化策略浅析

石丽媛

摘 要：教学秘书作为独立学院教学管理基层人员，承担着管理和服务等重要职能。文章从独立学院教学秘书职能的内容和特点出发，讨论有利于新时期独立学院教学秘书职业优化的具体策略，旨在提高我国独立学院的教学管理水平。

关键词：新时期;独立学院;教学秘书;职能优化

十九大以来，人才培养工作成为新时代中国特色社会主义发展的重要事情。随着我国高校不断地建设世界一流大学和一流学科，我国高校就必须具有一流的教学管理人员，建设一流的教学秘书队伍。我国独立学院也要不断地推进一流教学秘书队伍建设，优化教学秘书职能，提升独立学院的建设水平和教学管理水平。

一、独立学院教学秘书职能内容

独立学院教学秘书是为独立学院提供教学管理工作服务的教师。协助独立学院二级学院领导完成教学管理工作，是二级学院与学校教务处、教师、学生交流沟通的纽带，负责各级领导、各级工作的协调沟通，同时负责学生学业指导工作。教学秘书是独立学院重要的管理岗位，主要包括管理与服务两方面的职能。

（一）管理职能

教学秘书最主要的职业内容就是管理职能。教学秘书的管理职能是提高二级学院管理水平的重要基础，是二级学院教学工作与管理工作顺利完成的基本保证。第一，教学管理。教学秘书的核心工作是教学管理，独立学院和二级学院的所有教务工作都是围绕教学任务和教学管理进行的。教学管理是在满足二级学院教学进度的情况下实施教学计划安排。教学计划的安排从短期来说，按学期来是保证一学期的正常教学活动顺利进行，从长期来说，按四年制教学周期，是保证学生能够系统地完成学习，对教师的教学、学生的学习具有至关重要的作用。涉及到教学计划就包括了教师的教学管理：教学计划、教师课表、教材征订、教师工作量统计等各方面的教学管理工作;学生的学习管理：学生学籍注册、课程表、学生期末考试、毕业论文管理等各方面的学习管理工作。第二，档案管理。档案管理是教学信息与学生信息管理的重要部分。教师方面的档案包括教学计划档案、教学大纲档案、教学工作量档案等多方面。教师档案管理是一方面是为学院领导提供监督检查数据资料，另一方面是为以后教学管理工作的开展提供参考依据。学生方面的档案包括学生学籍档案、学生成绩档案等多方面。学生档案管理一方面是为学生提供详细的资料，便于学生后期查询，另一方面是为学院学科建设提供数据资料。

（二）服务职能

从独立学院教学秘书管理职能就可以看出，教学秘书是管理学院领导、教师和学生等与教学相关的工作。那么独立学院教学秘书就具备了为学院领导、教师和学生服务性质。第一，为学院领导服务。独立学院、教务处和二级学院等各上级教学部门会根据学校的建设制定相关教学要求及教学管理规章制度，而这些教学要求及教学管理规章制度均由教学秘书向全院教师及学生传达，保证各项信息传达到位，保证教学工作顺利进行。例如学校放假通知、学校检查通知、考试通知等各方面的信息。第二，为教师服务。教学秘书的核心任务是教学计划制定。教学计划制度的主要服务对象是教师。由于教师的教学与科研任务较重，这时候就需要教学秘书协助教师完成教学大纲制定、教学计划制定、课表制作等方面的工作，保证教师的教学任务和教学计划顺利执行。第三，为学生服务。教学秘书是属于教辅人员，负责学生的注册、选课、学籍管理及考试通知等多方面的工作，为学生提供基础的学习服务，保证学生按时完成学习。同时也为学生提供学业指导服务，帮助学生成长。

二、独立学院教学秘书职能特点

（一）服务性的特点

教学秘书首先是具有服务性质的岗位，在独立学院的教学管理工作中为教学、教师和学生提供教学各方面的服务工作。由于教学秘书服务的人群存在不同层次、不同学历、不同年龄、不同地域等因素，导致教学秘书的工作存在一定难度，这就需要教学秘书需要有耐心、服务意识，能够为不同的人提供教学服务，解决教师和学生的困难。

（二）综合性的特点

教学秘书表面来看是负责教学管理工作，而实际上教学秘书要负责各级领导教学方面的通知、教师的教学计划等方面工作、学生学籍管理等方面的工作，需要协调各方面的关系。这就需要教学秘书具有较强的协调能力、沟通能力及行政管理能力，还需要教学懂得信息数据统计分析、档案管理等方面的工作。

（三）时效性的特点

教学秘书的很多工作都是要提前做好的，比如学院的通知、教学计划的制定、课程表的制定、考试的通知等多方面的工作必须要做在前面，保证通知及时传达、教学顺利执行、考试按时完成，否则教学秘书的工作就失去了应有的意义。

（四）灵活性的特点

教学秘书是学院教学管理工作的重要执行者，负责协调多方的教学管理工作。而实际上教学工作方面不可能任何事情都是按照计划进行，会存在很多意外突发事件，而这些意外突发事件必须由教学秘书灵活处理，保证教学秩序的正常。例如教师临时调课，就需要教学秘书遵守原则的情况及时沟通，做好调课安排。

三、独立学院教学秘书职能优化策略

通过对独立学院教学秘书职能的内容和特点分析可以看出，教学秘书职能范围较广、复杂。为了提高教学秘书的教学管理水平，提高独立学院的教学管理建设水平，就必须要对教学秘书职能进行优化。

（一）优化教学管理部门职责

独立学院要提高教学管理水平，必须要优化教学管理部门的职能，明确教学部门的管理职责和要求，让各部门能够本着负责、认真的态度完成教学管理工作，保证学院的教学秩序稳定。那么独立学院的教学秘书也需要优化管理职责和要求，让教学秘书的工作向精细化、科学化、合理化的方向發展。

根据对独立学院调查发现，我国大部分独立学院的二级学院只配置一名教学秘书。而独立学院二级学院一般拥有几十名教师和几千名学生、拥有多个专业和十多个班级，而所有的教学管理工作均主要由教学秘书负责。对于教学秘书来说是极为繁重的工作，这就导致教学秘书很难实现精细化、科学化、合理化的完成教学管理工作。所以，独立学院要积极地推进教学管理部门的管理职能优化，将工作内容细分化、精确化，专门的人负责专门的事。例如学院教学通知的发送，可以由二级学院各教研室主任负责通知;考试通知可以由各班级班主任通知。从而减轻教学秘书的工作任务量，让教学秘书能够更加专心地完成教学计划制定、学生成绩统计等教学管理工作，提高教学计划的科学性，保证教学的质量。

（二）构建教学管理协作机制

教学秘书的工作具有复杂性和时效性，对于教学秘书的能力要求就比较高，需要教学秘书能够认真负责地完成工作，不能马虎大意。为了提高教学秘书的教学管理水平，那就要提高教学秘书的工作效率。独立学院可以通过构建教学管理协作机制，优化教学秘书职能与教学管理部门职能，使教学秘书与教学管理部门形成团结协作的教学管理系统。例如教学计划、教学大纲等教学工作的安排，各教研室、学科教师各方面积极配合，提供建议和材料支持，既能提高教学秘书的工作效率，还能够保证教学秘书的教学安排质量;学生的成绩统计分析、学生注册等方面的工作，班主任、班长等各方面提供帮助和支持，也能够让教书秘书在完成学生教学管理工作质量和效率更高。独立学院和二级学院的教学部门共同努力，不断地形成教学管理沟通协同机制、工作协作机制，推进教学管理效率和质量的提升。

（三）建立突发事件应对机制

教学秘书具有灵活性的特点，这对教学秘书的工作来说，具有较大的挑战性。由于教学秘书本身需要承担较为繁重的工作，在遇到突发事情的时候，有时候无暇分身，导致教学管理工作不能正常进行，影响教学质量。所以，独立学院及教学管理部门要协作教学秘书建立突发事件应对机制，但教学突发事件发生后，教学秘书不需要再通过个人的决策或者思考去解决突发事件，可以根据应对机制解决问题，这就大大地减轻了教学秘书的工作压力，保证教学秩序的正常。例如教学设备出现损坏，导致正常授课无法进行。教学秘书根据应对机制及时地进行调课、安排教学设备维修，然后根据临时调课机制重新安排教学工作。

四、结语

随着我国独立学院的快速发展，教学秘书的作用越来越重要。独立学院要向一流大学和一流学科的方向建设，必须要努力建设一流的教学管理队伍，培养一流一流教学秘书，不断地优化教学秘书职能，提高教学秘书的教学管理水平。

参考文献

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[2] 吴渊，吴盼，侯熙彦，等.新时期高校教学秘书职能优化策略浅析[J].科技风，2019（17）：56.