高校办公室文书与档案管理工作关系

王银凤

摘 要：有机整合的办公室文书工作与档案管理工作，由于衔接上出现问题，导致其档案管理工作质量不高。本文就高校办公室文书与档案管理工作关系具体分析，结合其作用与存在的问题点，相对应提出多种处理措施，提升办公室文书与档案管理质量，推动办公室文书与档案管理工作的可持续发展。

关键词：高校办公室;文书与档案管理;工作关系

1 高校办公室文书与档案管理的作用

原始档案资料的主要存在形式为文书与档案，而其文书与档案的管理质量会直接影响到档案的质量，因此可以认知衡量整个高校档案管理水平的重要指标为文书与档案管理。基于此高校办公室的文书与档案管理工作要严格遵循其档案管理标准，积极总结与汇报各类材料数据，由此来提升其文书档案的收集、归档质量以及其档案利用效率，以此来为高校提供材料支持，推动高校各项事业的可持续发展。

2 高校办公室文书与档案管理工作存在的问题点

2.1 文书工作人员的归档意识不强

众所周知，文书工作时效性与灵活性比较强，高校办公室文书工作人员的工作量比较大，高校档案的主要发生地为办公室，其办公室形成了众多类型的资料，繁多的内容形式，因此兼职档案员又由文书工作人员充当。如此一来，文书工作人员没有充足的时间与精力去做好归档工作。另外，大多数文书人员没有得到专业的档案管理培训与指导，导致没有高强的档案管理能力，因此在档案管理工作中无法判断、甄别其档案内容。有部分文书工作人员缺乏保密和安全意识，随意放置文件，导致文件办理过期，甚至出现文件丢失现象。

2.2 办公室自动化普及过程中存在的问题

办公自动化系统在引进高校办公室过程中，由于大部分文书与档案管理人员已经深受传统公文处理模式的熏陶，其传统公文处理观念已根深蒂固，所以办公室自动化普及过程中受到了各种阻力。当然最大的原因还是因为其新的自动化管理系统在技术上掌握还需要一个过程，整体的公文处理与归档要经历一个新旧更替的阶段，因此势必就现存的纸质、电子公文阅办、存档的难点问题全面剖析。即可以从办公室自动化系统的宣传入手，以此来提升文秘人员的信息化管理意识与观念，避免仅存在电子版、或者是纸质版资料。还有文件其审阅、修改以及签发中出现两两形式交替现象，非常不利于管理，不完整的体系存档会形成遗漏。

2.3 办公室文书档案不够规范

具体的文书档案不规范的体现在以下方面中。第一为不规范的公文形式，文种使用不当。公文应该具备超强规范性与精确性。《党政机关公文处理工作条例》中已经明确规定了公文格式的基本组成部分、行为规范以及标识规则等，以此来确定各类文种用途。但是实际高校办公室文书档案工作中经常混淆公文“请示”与“报告”。导致不能一文一事，专文专事，混应公文是非常不符合公文规范的，同时还降低其公文的水平，导致公文作用无法发挥出来，后续的文书档案归档工作也无法有效开展。第二为附件，即公文附件经常性的出现没有正文标识现象，或者是其正文有了标识，但是后续的附件没能按照标准要求来完成。又或者是正文标识附件名与正文附件不同、其附件序号与顺序不同等，这些问题点都严重影响其公文的严肃性，非常容易困扰其公文立卷与归档。第三为版记不规范，作为文书工作与档案管理工作衔接点的“版记”，无声沟通着文秘人员与档案工作者，形成一体化文档。由此而得知版记的涉及的信息量非常多，其文书工作中版记的作用非常大，要是没有版记，超长的文件附件，会直接的添加到正文中，各项信息不全以及无法标明其印发部门，那么其归档信息提取将会特别困难。第四为归档材料不完整。即处于纸质公文处理向自动化办公过渡阶段下的档案管理工作，部分文件具有纸质签发稿，而有的文件没有定稿、原稿以及修改稿等，导致原始稿件的保存容易出现漏存状况。这样一来，原稿中保存的领导修改痕迹，就会被忽视。

3 一体化的高校办公室文书与档案管理工作措施

3.1 工作认知到位

高校办公室文书工作与档案管理工作要想实现一体化衔接，其文书工作人员与档案管理人员必须要足够认知其档案与归档工作的重要性，即重视其文书档案一体化基础工作。作为档案资料的第一发生地的办公室，其档案资料的第一编制者为文书工作人员。因此文书工作人员要具备足够的存档意识，充分认知其档案是人类社会发展的一大记录点，同时也是重现历史的第一资料，而对于高校来说，其档案中涉及的第一资料为校史、历史成果。涉及的大量文件资料一定要保存好。因此每一个文书工作人员都要增强档案意识，从思想上充分认识档案工作的重要性，在收集与整理公文时要严格遵循文档一体化形式规范，以此做好文书档案一体化基础性工作。另外，文书管理人员要深刻意识其档案管理环节是文书工作的一大重点环节，因此要从思想意识上将档案管理工作落实到自我职能范畴中，从而及时收集其档案材料。当然档案管理人员也要积极配合文书工作人员的工作，从思想意识上达成深刻共识，有利于推动其文档一体化可持续发展。

3.2 无缝对接的工作平台

办公室自动化系统应用到高校办公室中有利于实现其内部信息共享、流通的现代化办公，其档案资料归档、查阅以及管理的应用软件设置到系统汇总，能够从技术层面上实现其高校文档一体化。得到有机整体的办公室文件管理与档案管理，其办公室自动化系统与档案管理系统也要得到有效的对接，从而实现其归档，满足电子文件的信息交流与共享、网上移交与接交形式。文件的制作与生成需要通过收集归档环节，才能将其电子文件直接从网上归档到档案系统中，达到档案文档数字化效果。

3.3 融合一体的工作制度

高校办公室的文书工作与档案管理工作要从组织制度到具体管理程度上进一步融合，只有这样才能达成科学一体化的档案管理模式。其实大部分学校的文书部门与档案部门都属于同一部门，当然两者还是独立运行的。同属一个部门的两个独立运作单位要是没有得到及时的沟通与交流，那么只要一个部门的工作不到位，如文书部门的工作质量低下，就会让档案管理质量下降。参差不齐、数量短缺的档案质量很容易影响其文书参阅档案。基于此情况，高校办公室可以建立规范有效的管理制度，以最严密的工作程序中做好公文工作。另外可以建立严密的档案收集人员网络系统，让学校管理机构来维持其系统的正常运行，其目的就是可以定期培养兼职的档案管理人员，以此来满足其档案收集需求。具有层层把關的档案管理网络体系，方便联系其档案管理员、兼职档案员，基于此，优质的基层指导作用也能发挥出来。

4 结语

本文就高校办公室文书与档案管理工作关系进行深度探讨，结合当前的高校办公室文书工作与档案管理工作的文档一体化形式分析，提出相对应的一体化的高校办公室文书与档案管理工作措施，由此来提升高校办公室文书与档案管理工作效率与质量。

参考文献

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