以搭建供应商平台来提高我院医疗设备档案信息化管理的探究

1.中日友好医院 医学工程处，北京 100029；2.国家心血管病中心 中国医学科学院阜外医院，北京 100037

引言

随着网络信息时代的到来，智慧医疗的不断发展，国家市场监督管理总局的监管力度的逐年加强，医院医疗设备信息一体化已经成为医院管理必不可少的组成部分，每类设备都有明确的档案保管内容和年限[1]。医疗设备档案管理是指从配置论证、申请、采购、安装、验收、应用、维修、保养、报废等各个方面对医疗设备的档案内容进行全程跟踪管理，是医疗设备管理的重要组成部分，其中包括文字、图片、声像、影像资料以及计算机资料等，都要求有原始的记录，医疗设备档案管理无论是在审计审查中、医疗安全、设备监管、临床应用等各方面都起到重要的支撑作用，提供了指导和监督作用，是医疗设备在医院运转正常的基础支撑和重要保障，具有重要的参考价值[2-3]。

我国现阶段医院医疗设备档案管理信息化水平不高、医疗设备档案管理专业人员整体素质有待提高，大多数医院都为服务临床学科建设，重视新购置医疗设备，轻视医疗设备的使用监管，在医疗设备档案管理方面就更加欠缺[4-5]；现有的纸质医疗设备档案使用效率低，查找一份档案耗时长，从设备档案的形成过程涉及到设备从立项、申请、采购、维修到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，大多数医院是采取人工整理的方法，造成医疗设备档案的不完整，导致后期查找困难、甚至丢失[6]。所以设备档案管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作，继而严重影响档案管理的时效性和完整性及后期设备监管的数据使用。我院为解决档案保存年限长，调阅查询时间长等困难，对医疗设备档案进行规范化、标准化、信息化管理设计，搭建供应商平台档案查询系统，具有行业领域里的创新性和引领性，对于医院建设，医疗安全，医疗监管，设备档案管理的工作效率及工作质量等等都具有较为显著的管理意义[7-8]。

1 研究与方法

1.1 对原设备档案管理的规范化、标准化

对我院前十年的纸质档案资料进行规范化、标准化整理，并进行电子化加工，设计建立数字化加工流程，审核制度，形成档案数据资料的安全存储。随着档案电子化加工的不断增多，医疗设备档案信息存储量在计算机中不断加大，需要建立一个通用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准的档案管理系统，才能保证档案系统与其他系统之间档案信息存储、交换、对接的顺利进行，确保设备档案数据库信息系统的良性运转[9-11]。

1.2 设计收集设备档案内容方案，合理进行分类

整理分析医疗设备档案保管内容及年限要求，设计利用信息系统抓取、采集电子化档案各项内容，依据以前档案卷首页收录情况，参考医疗设备采购新规定制度和入库工作流程，按照设备原值分为三大类。对其每类设备档案保管内容都有所不同，都有其保存价值，分别为5万元以上的医疗设备包括15项内容，1万至5万的医疗设备包括10项内容，1500元至1万元的医疗设备包括8项内容。对其以上档案分类内容进行梳理、制定电子档案内容项的收集工作流程。数字化档案收集内容分类图如图1所示。

图1 数字化档案收集内容分类

此环节，我们在原有万元以上档案保管内容的基础，增加了1500元至1万元的医疗设备档案资料的收集，通过搭建供应商平台，扩大临床人员使用范围，充分体现电子化档案收集的方便性、实用性，提高临床调阅档案资料的使用率。

1.3 多部门协同收集设备档案

因设备档案保管内容涉及了多部门、多人员，经多部门多次沟通协调讨论，参考医疗设备档案管理的主要内容和工作流程，总结和梳理了各部门日常管理中的工作要素，包括采购工作流程、验收工作流程、设备的安装、设备维修流程、设备计量流程、报废流程等各环节的关键节点。依据多部门管理的工作流程和制度，根据我院医疗设备信息系统管理的情况，进行供应商平台查询系统的流程设计和再造，使系统贴合实际工作，既服务于各个部门的工作人员，又为各部门工作人员提供了管理和控制的工具[12]。

1.4 搭建供应商平台查询系统

对2018年以后新采购的医疗设备，依据我院医疗设备从申报、采购、验收、计量、维修等每个环节的工作流程，进行电子收集在每个工作环节所产生的相应电子资料或文字，作为医疗设备档案内容的组成部分，多点位收录电子医疗设备档案资料，建立电子档案收集、交接、审核的工作流程。设计在完成安装设备验收工作后，作为系统提取数据的时间节点，由投标供应商在医院外网填写供应商公司资质，由医学工程处采购科工作人员进行供应商公司资质审核通过后，经过采购中标、设备安装、验收后，中标供应商再次在医院外网填写中标设备产品的信息资料，由医学工程处采购科工作人员进行中标设备产品信息资料审核，通过后再由档案管理人员审核上传资料，再由综合科工作人员上传提交验收单原件，由计量科上传计量证件，至此完成了医疗设备档案电子资料的收集过程，供应商平台查询系统中形成一份完整电子设备档案资料。由原来定期交接纸质档案，发展到动态收集电子技术资料，并按照工作权限可以全院实时开放档案资料。图2是电子收集、交接文字、数字、影像、视频等医疗设备档案的工作流程。

图2 收集、交接电子医疗设备档案工作流程

1.5 多系统对接功能转换

供应商平台档案查询系统与我院多系统对接，功能转换。与医疗设备监管系统接口开发，数据传输，系统对接；与我院综合运营管理系统接口开发，系统对接；其中，借助智慧监管系统，数据合并整理，通过远程访问软件，完成内网访问外网的转换功能，实现外网访问内网服务器，实现数据积累通用。便于供应商厂家在医院外网随时录入商家资质信息，便于医院临床工作人员在医院外网实时查询档案内容。现已形成278 G电子版档案数据资料的存储，确保供应商平台档案查询系统的良性运转。

1.6 组织供应商培训

医学工程处多部门多次组织供应商培训，宣传供应商平台档案查询系统的使用注意事项，以及电子医疗设备档案收集的工作流程。培训形式有三种：集中大型培训宣传，建立微信群解答，档案室随时日常答疑等。

1.7 设置档案专职管理人才

档案管理专业人员除了要有档案专业知识外，还必须具备良好的计算机运用操作能力和网络知识，需要具备主动性和创新性管理人才。确保能够执行实施信息化设备档案管理的时效性、完整性与安全性，提升我院医疗设备全生命周期的信息化管理水平。

2 结果

2.1 供应商平台运行应用数据

通过1年半供应商平台档案查询系统的正常运行，已形成现有使用数据，拥有138个供应商公司资质的注册和审核，每家公司需填写23项基础信息，共产生3174项数据；拥有中标医疗设备产品281台，每台需填写30项信息，共产生8430项数据；以上供应商资质信息与中标设备产品资质信息共计11466项数据，并通过审核上传。现有上传电子资料的形式：word版本、照片、影像、视频等资料信息。其中，供应商资质的信息涉及设备档案内容收集项有3项，供应商名称1项，以此为后期档案数据筛选条件，方便查询；经营许可证的发证日期与失效日期2项，便于采购工作人员审核预警提示。中标设备产品的信息涉及设备档案内容收集项有8项，包括设备铝牌号、设备名称、设备型号、使用部门、出厂编号、设备单价共6项，以此为后期档案数据筛选条件；产品注册证失效日期1项，有利于采购工作人员审核预警提示；安装图片1项包含4张图片，用于配合设备固定资产信息化盘点工作。供应商平台运行数据表如表1所示。

表1 供应商平台系统数据明细表

2.2 合理调整医疗设备验收的工作流程

根据多部门现有的工作流程，依据供应商平台查询系统的正常运行及使用情况，在原有《医疗设备验收单》中添加档案员审核签字确认的环节，确保设备档案收集的完整性。

2.3 编写供应商须知

通过供应商平台档案查询系统的正常运行及使用，按照现在医疗设备验收的工作流程，编写《供应商平台档案查询系统的工作流程》，再结合以前供应商采购须知，撰写新版本的供应商须知，按照新版本的供应商须知的内容及流程形成工作制度，并落实执行。

2.4 设立科室权限查询

根据我院各科室的工作性质和工作需求，结合以前设备档案调阅查找的相关内容，给予各科室分配使用权限。因医学工程处设备监管、盘点、维修等设备档案需求量大，给医学工程处工作人员安装客户端方便大量查询调阅；职能管理科室按照科室工作职能性质，给予职能科室的固定管理人员提供网页版权限查询；给临床科室以手机APP扫码的形式使用查询调阅，限本科室已购置设备（图3）。

图3 电子设备档案权限开放流程

2.5 实现三种形式全院开放

通过供应商平台档案查询系统的正常运行使用，提高了临床科室设备档案的使用效率，对医疗设备档案资料给予三种形式实时开放：方式1，可以在电脑终端版（客户端）查找调阅档案；方式2，便于众多科室的查询，可通过“网页版”调阅；方式3，在临床科室的医疗设备上，直接扫描二维码，可实时提取档案技术资料调阅。图4为三种开放形式图。

图4 设备档案资料的三种开放形式

3 讨论

3.1 提高设备档案归档率、及时率

信息化设备档案管理前置，由末端环节，融入医学工程处管理的多个工作环节，管控交接档案滞后现状，实现动态档案信息实时管理，在供应商招商源头环节就开始截取收集电子档案资料，实现医疗设备档案电子收集，解决交接工作繁琐耗时，提高归档率、及时率。

3.2 提升设备档案的利用率

提升设备档案的利用率，完成我院医疗设备档案信息化的资源共享，做到合理分配权限，全院以三种形式开放；近一年半时间统计使用率同比增长20倍以上。提升了设备档案的使用价值和使用效益和利用率。

3.3 高效配合国家监管制度

随着国家市场监督管理总局监管力度的逐年加强，严格要求医院医疗设备循证管理，检查医疗设备档案内容越来越多，通过使用本系统高效解决了以前纸质档案保存年限长、容易破损、不清楚、查询调阅时间长的问题。

3.4 提升医疗设备的安全保障

利用手机APP的形式，传递医疗设备使用的相关视频，为临床实时在线共享培训，提升临床培训活动的效率和质量，从而减少设备的故障率，有效提高临床科室工作人员的工作效率和工作质量，为临床科室使用医疗设备提高安全保障[13-16]。

3.5 为医学工程处采购部门和设备固定资产盘点提高工作效率

在供应商招商源头环节，供应商提供的企业基础资料，由其资质有效期的管控，能够实现自动提醒，自动管控，给采购工作人员节省大量的收集审核资料时间。由中标供应商提供产品的安装照片4张，为提供以后设备盘点工作便利，提高工作效率，为医学工程处相关部门节省大量人力资本和时间成本。

3.6 为医疗设备监管提供基础数据支撑

供应商平台档案查询系统在我院已经正常运行一年半时间，在其使用过程中逐步完善优化细化工作流程，不仅满足了现有信息化档案管理的各项工作需求，经过数据统计积累，关键字段数据的提取，为设备监管、呼吸机共享、计量应用等等都起到了基础数据支撑和重要保障。

3.7 供应商平台档案查询系统应用探索

（1）扩大设备档案保管内容及数量。根据开发应用供应商平台档案查询系统的成功经验，结合设备全生命周期全程追溯档案的管理要求及实际工作需要，探讨研究电子收集设备档案保管内容及数量的添加，例如添加：维修记录数据、报废记录、医用耗材档案保管等等；探索信息化档案管理在医疗设备全生命周期信息化管理中的重要作用[17]。

（2）探索实现医疗设备档案数据信息资源共享。为实现医疗设备档案管理的信息智能化，探索档案信息进行结构化处理，建立医院资源共享新模式，通过应用现有供应商平台档案查询系统所积累的数据，已形成现有基础数据如下：① 供应商平台档案查询系统的数据积累，包括前十年纸质档案电子化扫描数据，供应商上传的商家资料与产品信息，科室所查询调阅设备档案数据；② 已增加的万元以下医疗设备电子档案资料数据；③ 依据新版医疗器械分类目录，以设备名称、型号分类整理技术卷档案数据。经过对积累数据统计分析研究，探索建立设备资料库，档案云中心建设。该系统数据积累如图5所示。

图5 供应商平台档案查询系统数据图

4 结论

本文通过对供应商平台档案查询系统的开发与应用，推进了设备信息化管理系统融合，该系统充分发挥了医疗设备档案的最大能动性、有效性、安全性；对既往传统纸质设备档案信息运用进行数据挖掘，对设备档案的管理工作进行创新与优化。高效配合国家监管制度检查，提高医疗设备档案管理的工作效率,工作质量，对医院的医疗设备成本效益监管、效益评估、设备使用调配、医院领导决策、法律效力等提供了有效依据；在大数据时代的背景下，我院信息化档案管理水平，吸引了国内100多家医院的管理人员参观学习先进经验，智能技术得到了广泛推广和使用。