浅论西藏地区高等院校兼职档案员队伍建设

李靖

【摘 要】 本文围绕民族地区高等院校档案部门工作实际，分析了民族地区高校档案员工作队伍存在的问题，并提出了有针对性地建议：即理论支持，提高兼职档案员业务工作素养;制度支持，制定兼职档案员工作激励考核制度;领导支持，提高档案管理中心工作信服力等。

【关键词】 民族院校;兼职档案员;有效;问题;制度

现如今，档案管理工作已经成为政府机关、企事业单位日常工作不可缺少的部分。在西藏地区高校，档案是西藏少数民族教育的构成部分，是我国西部民族工作落实的实際体现，更显重要。高校档案的最终形成，不仅是档案管理人员对文件的标准化加工与妥善保存的结果，更离不开负责该部门档案立卷、归档等工作任务的兼职档案员。西藏地区高校兼职档案员是校档案归档工作重要的生力军，是文件归档整理的第一环节接触者，对档案最终保存范围与实际数量有直接决定效力，直观影响高校档案归档工作质量。在西藏地区高校，培养兼职档案员的档案归档意识，提升兼职档案员的档案归档业务水平，提高兼职档案员的归档工作积极性，建立行之有效的兼职档案员归档工作激励机制，对整个高校档案归档工作的推动有重要意义。

一、西藏地区高等院校兼职档案员归档工作中出现的问题

1、兼职档案员队伍不固定

自从我国高校“实行文件材料形成部门、课题组立卷制度”以来，[1]确定了高校内部单位部门立卷制度，兼职档案员要担任该部门档案的立卷、整理、归档任务。校档案管理单位按照惯例是每学年开展一期兼职档案员培训会议，对校兼职档案员进行档案归档业务培训，涉及到档案归档范围、分类号编排、档案整理方式、档案网络软件使用等内容。校内各单位会推出一到二位部门工作人员作为兼职档案员参加培训会议，这些老师一般为新进或者负责办公室文书工作的人员。

出于工作需要，这些老师有可能会随着学校人事变动和单位内部工作调整而变换，导致整个兼职档案员队伍变动比较大，兼职档案人员更替频率高。继任部门兼职档案工作人员不熟悉该部门档案立卷工作，校档案管理中心工作人员则要随时注意兼职档案人员变化，实时更新兼职档案员个人信息，及时取得联系，进行业务指导，对部门继任兼职档案员进行再次培训，消耗时间降低档案归档工作的效率。

2、兼职档案员归档业务工作不熟悉

校兼职档案员大部分由兼职档案单位新进人员或者办公室主任担任，这些老师年龄较轻，素质较高，踏实肯干，都在本单位有繁重固定的工作任务。而档案归档工作要求严格，兼职档案员要明确归档职责任务，学习一定的档案理论知识，对本单位档案归档范围清楚、明了，并要按时按量完成归档任务，这些要求对于学校兼职档案员来说都是体力、精力、智力上的考验。

在两种工作矛盾下，兼职档案员老师大都无暇顾及档案归档工作，普遍存在归档意识不强，责任心不够，归档业务不熟悉，对归档工作有着应付心理，归档范围不全，档案整理方式方法不合规范等问题。

3、兼职档案员工作积极性不够高

校党委直属部门的办文、行文工作量十分巨大，档案归档任务也是一般单位的倍数，需要占用个人休息时间来进行档案归档工作。但学校目前未制定以学校名义发文的兼职档案员工作考核制度，归档工作不能纳入学校年终考核，兼职档案员工作做得好坏与否，难以得到学校层面的认可和表彰，不能给兼职档案员带来任何的荣誉奖励，更不能从从事兼职档案员归档工作中获得价值定位来评选档案系列职称，提高工作待遇。[2]

兼职档案员在档案归档工作上付出与收获不成正比，一定程度上影响了他们的工作热情与工作动力。

4、民族特色档案缺乏专业编研

自治区内高校建校于上世纪50年代到70年代，迄今大多有60年历史，档案馆库存建校以来校内少数民族团结互助，教师教书育人等珍贵史料，保存形式有活动照片、文章总结、个人事迹、藏文课本等，分布在行政、党群、长期、永久等档案类目里，缺乏专业系统类目的编研衔接。这些档案具有很鲜明的民族特征，是校民族工作落实的体现，也是西藏地区长期以来民族团结维稳工作的缩影。

民族特色档案缺乏专业编研，兼职档案员工作范围仅局限于本部门的档案立卷归档实践，缺乏业务拓展，未体现民族院校档案工作价值。

校兼职档案员归档工作是档案实体管理的开源，所谓“牵一发而动全身”，影响到后续档案实体加工、信息资源开发利用反馈环节。兼职档案员队伍稳定、业务工作熟悉、工作积极性高，有利于兼职档案部门立卷制度的实施，保证归档工作的内在质量，减少归档工作流程所用时间，提高本部门和档案管理部门工作效率。

二、如何加强西藏地区兼职档案员队伍建设

1、理论支持，提高兼职档案员业务工作素养

兼职档案员归档工作包括整理本单位上一年来的形成文件、熟悉文件的分类与保管期限、纸质文件的著录方法，清楚办公系统文件的归档方式。可见，高校档案归档工作业务素质要求较高，归档文件数量多，归档要求全面广泛，要做好本部门档案立卷工作，兼职档案员要具备一定基础的档案工作业务知识，熟悉党和国家档案工作的有关方针、政策以及档案归档工作的标准、工作范围、工作性质等等，还要学习档案专业知识和基础理论知识，掌握档案工作各个环节的技能技巧，这样才能做到对归档文件进行科学的鉴别、收集和整理。

学校现发文、办文普遍使用OA智能网络办公系统，校大部分文件都从OA办公系统上流转办理，归档方式增加为两种——纸质文件归档与OA电子文件归档。兼职档案员要学习电子文件归档方法，并且随着OA智能办公系统的改变来改进归档方式，保证胜任日常的档案归档工作。

校档案管理中心应该定时定期开展有质量的档案归档业务培训，[3]开展丰富的档案专业教学活动与知识竞赛，参观访问部门立卷工作良好的兄弟院校、区外高校，并且及时在归档工作中给予兼职档案部门业务指导与沟通，主动提供业务帮助，保证部门立卷归档工作顺利开展，缩短归档工作的时间流程，减少归档工作的反复。

2、制度支持，制定兼职档案员工作激励考核制度

为了推动部门档案归档工作的进行，学校形成了兼职档案员网络管理信息图，责任到人;确定了校领导分工，出台了《兼职档案员管理办法》、《兼职档案员职责》、《校部门预立卷制度》等兼职档案员工作制度，明确了兼职档案员的岗位职责，规定了兼职档案员的工作任务。

从字面意思来看，兼职档案员的称呼是相对于校档案管理中心的专业工作人员而言，但因为“兼职”二字对兼职档案员的工作认识有些偏差，兼职档案员归档工作繁重却也很难得到认可。兼职档案员相关工作制度只是规定了他们的档案工作职责与归档工作任务，没有从认可角度来出台工作激励制度。兼职档案员为档案工作所付出的劳动未得到制度支持，他们在档案工作中取得的业绩没有成为晋职晋级的考察依据，不能参与档案系列职称评审，削减了兼职档案员档案工作的热情，不利于高校档案工作的开展。

学校要推动档案归档工作开展，调动兼职档案员的劳动积极性，第一要完善学校的兼职档案员的岗位职责，强化分明责任;第二要建立一套兼职档案员档案归档工作考核评价体系，年终对其归档工作进行考核，将归档工作成效纳入整体工作考核或者职称评审范围;第三建立兼职档案员参加档案系列的专业技术资格评聘体系，鼓励支持兼职档案员参与档案系列资格评聘，提高其工作待遇。通过建立这一系列兼职档案员激励制度，激发他们的主观能动性与积极性，从根本上提升校兼职档案员工作效率与职业满意度。

3、领导支持，提高档案管理中心工作信服力

在校基层单位，有些分管领导对档案工作不重视，部门档案归档未从领导角度推行，兼职档案员归档工作被阶段性搁置，档案工作边缘化;从学校来看，档案管理中心档案归档工作只要做好，归档好，完成度达到一定标准就可以了，校领导不是很了解档案工作推进的难点、重点是校档案归档工作面临的窘境与困难。

校兼职档案员要有效争取领导对档案工作的支持，获得推动档案工作的外部力量，有助于档案归档工作顺利开展。第一通过正面工作汇报让学校领导了解档案工作的重要性，知道档案管理中心工作人员与部门兼职档案员主要是在干什么，档案工作的专业化体现在哪些地方、档案工作为学校行政科研工作提供了哪些便利;第二兼职档案工作人员要熟悉并熟练运用各种办公软件，与时俱进更新专业知识与工作技能，工作进展中要及时与外界沟通，及时跟领导沟通，抓住学校重大时节与契机，在领导面前展现业务才干，构建有价值的档案编研，让档案工作成效为众人所目睹;第三熟悉“家底”，掌握“全局”，档案中心工作人员要对档案馆馆藏史料如数家珍，快速高效地为学校、个人、学生提供档案利用服务工作，提升档案工作的信服度利用率，凸显档案的真正价值，以便于让校领导与部门领导重视档案，重视档案工作，从档案的利用角度来扭转档案工作边缘化的现象。

三、结束语

西藏地区高等院校应重视兼职档案员队伍建设，业务培养，明确现今档案归档工作中所遇到的各种问题，解决困难，明确责任，将校档案归档工作推向新台阶，赋予自治区高校档案工作深层次意义。

【参考文献】

[1] 《关于实行文件材料形成部门及课题组立卷归档和归档时间规定的通知》中大党办〔1998〕001号.

[2] 赵丽彬. 地方高校兼职档案员队伍建设存在的问题及对策研究——以湖州师范学院为例[J].人事管理.2015.02.

[3] 蓝蕾， 王榕英. 高校兼职档案员队伍建设的若干思考[J].蘭台世界.2007.10.50-51.

【作者简介】

李 靖（1986.06—）女，汉族，四川广元人，硕士研究生，西藏民族大学档案管理中心馆员，研究方向：档案实体保管加工.