试论增强档案工作创新意识与能力

韩毓伟

创新问题一直是社会十分关注的热点问题，国家的创新大局，决定了我们档案工作也必须与时俱进，注重创新。同时，培养创新意识，提高创新能力也是档案工作应对时代变革，开创新局面的必由之路和必然选择。档案事业的发展离不开创新建设，只有通过档案工作的创新，才能适应经济社会发展的需要，才能使档案工作充满生机和活力，促进档案事业可持续发展。

1.档案工作创新意识的途径

（1）管理思路的创新。首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，也只有如此才能有创新动力。科技要创新，体制要创新，档案工作也要创新。长期单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法，使得许多档案工作者缺少创新意识和创新欲望，陷于墨守陈规，按传统办事的老路子。日常档案工作只是满足于每年收集归档整理多少份文件，提供利用服务多少人次，而对于单位需要哪方面的档案材料，最前沿学科发展情况如何，档案工作是否适应当前形势和单位发展需要等等，却一无所知或知之甚少，更谈不上档案工作如何主动、超前服务于单位，甚至服务于社会。而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力。因此，要改变档案工作既无动力，又无目标的状况，应努力使档案工作从被动变主动，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得单位、赢得利用者的满意，才能让领导、教职工了解档案，重视档案工作。

（2）管理模式的创新。档案工作许多传统的做法和管理模式对做好档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新。其中，包括档案工作几个环节和一些具体的操作手段的革新。要在归档整理制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤，做到既按制度办事，不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短归档整理周期，这样也便于促进部门的文件管理工作。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用則较少。其实，我们只要肯观察，就不难发现在我们日常档案管理工作中，可以借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的，因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。

（3）管理机制的创新。长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。应当引进竞争激励机制，从源头上解决机制创新的根本问题。如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标进行考核，并与劳动报酬、晋职严格挂钩，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，最大限度地发挥个人潜力，努力营造一种鼓励创新的气氛和环境，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

2.档案工作创新的方向

（1）信息服务的社会化。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单五需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

（2）实现信息资源共享。随着信息时代的发展，面对浩瀚繁杂的文献情报，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。建立联合目录是用统一的著录格式，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录，可使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报;也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

（3）合理开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过对反馈信息进行分析研究，可以提高档案信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

（4）发展档案产业。档案馆（室）改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建以档案信息收集、加工、贮存、检索、服务为主体的服务产业，如档案技术服务中心等。

3.档案工作创新能力的体现

（1）体现档案工作服务本能。日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅利用本单位产生的档案方面，而对本单位档案如何主动为外单位、为社会服务，怎样利用外单位档案为本单位服务做得就很不够，考虑得也很少。档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状，变被动等待服务为积极主动上门服务，尽量利用现代计算机技术提供远程服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构或部门联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。档案部门还应拓展服务方式和服务领域，充分开发所看管的档案财宝，通过加工、处理、开发，使其变成单位或社会需要的优质“产品”。多方开辟档案服务的渠道，可以把档案部门办成一个教育基地，使广大教工师生一边从档案中吸取知识、了解历史，一边从中感受档案工作带给他们的便利，拉近档案与教工师生的距离。

（2）体现档案工作管理手段。档案工作管理手段的更新是实现档案工作创新发展的重要因素之一。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。因此，在档案工作管理的手段上，要努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”，实现管理手段的更新换代。在档案工作管理的形式上，可以把档案馆（室）价值小、保管期限短的档案放到基层，实行分级保管，这样既减轻了档案馆（室）的存储量，又提高了利用效率，同时还可保证档案人员有条件开发馆（室）藏信息资源，使档案更好地发挥其服务职能。

（3）体现档案工作的宣传形式。档案的宣传工作做得如何，直接关系到人们参与的积极性和重视程度，直接影响到下一步工作能否收到预期的效果。长期以来，档案工作的宣传往往着重于说教式的宣传，既不直观形象，也缺少“艺术”性，很难引起人们的重视，也达不到预期的宣传效果。如果能通过校园网络，把馆（室）藏开放的档案以动态的图表形式予以展现，介绍、宣传档案工作，其效果会更形象、更直观，更易于接受。因此，我们在进行档案的宣传工作时，要善于捕捉本单位档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”。

（4）体现档案人员的主体能力。一是档案人员的观念更新。档案人员创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。当今的信息时代，科研成果已作為商品流入市场，这就要求档案人员了解社会需要，及时把档案中蕴含的知识和现实经济生活中捕捉到的信息有机结合起来，摒弃守摊看点、坐、等、靠的旧观念、旧思想，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，从根本上转变观念，主动走出去找市场，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益，提高档案工作的自身价值。二是档案人员过硬的业务技能。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段和方式，给档案人员提出了更高的要求。为此，档案人员首先要适应新形势，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。三是档案人员丰富的知识涵养。当今社会和经济生活处于快速发展时期，新知识更是突飞猛进。作为档案工作主体的档案人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。因此，档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度，提出具体要求，以促进档案人员在其位、谋其事，努力去多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。只有这样，我们的档案工作才能更好的服务于单位或社会需要，才能从真正意义上实现档案工作的创新和发展。

4.档案工作创新突出的特色

（1）开发档案的“产品”特性，服务由“窄”变“宽”由“浅”变“深”。当前，档案部门要学会利用现代计算机技术提供远程服务，要利用网上信息量大、传递速度快的优势，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。档案部门还应拓展服务方式和服务领域，充分开发所看管的档案财富，通过加工、处理，使其变成工作需要的优质“产品”。也可以根据老百姓休闲日增多，追求精神享受的特点，建立一些“档吧”等形式，使老百姓在优雅的环境中，一边从档案中吸取知识、了解历史，一边从中感受档案工作带给他们的便利，拉近档案与百姓的距离。还可以利用档案资料作为出版的资源，出版一些人物传记、历史知识读物、文学书籍等，多方开辟档案服务的渠道。

（2）实现档案装备技术现代化，提高档案工作技术含量。档案工作管理手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。因此，在档案工作管理的手段上，要努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平。在档案工作管理的形式上，为避免各档案馆大而全，小而全，可以把价值小、保管期限短的档案放到基层，实行分级保管，总馆只需在网上保留基层档案信息。这样既方便基层部门利用档案的需要，又可避免档案馆因馆藏数量庞大，造成库房紧张，同时还可保证档案馆人员有时间开发馆藏信息资源、更好地做好服务工作。