浅谈档案收集工作的重要性

马宁

【摘  要】依法建档是档案工作的原则，科学建档是档案工作的保证，围绕这两个中心，如何发掘档案收集这个档案工作先锋的潜力是我们档案收集人员的使命和目标，我们要将这个小工作做出大成绩为目标，本文以此课题进行深入探討。

【关键词】档案;收集

引言

档案是组织或个人在以往社会实践活动中直接形成清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。他以一切有信息价值的文件为载体，通过收集、立卷、归档、整编入库的档案工作流程，形成完整的档案工作。作为档案来源的文件是一切由文字，图像，声音乃至气味等各种形式组成的材料，档案和文件是同一事物在不同阶段的不同形式，他们具有同源性的共性，也具有实效和共用性的差异。人为的收集和归档是文件形成档案，改变了文件的价值，使之具有历史再现性、知识性，信息性，政治性，文化性，教育性等特点。如果说归档是档案工作的画龙点睛之笔，那么收集就是档案工作巍巍华山之磐石。

档案收集是一个具有收集面广，甄别校验仔细，加工整理严谨、规章管理严格的工作，它不具有独立性，无法对广泛的文件来源抽象出具体的收集方法，不能以档案室的意致决定文件收集的时效性，更不能保证收集到的文件的规范性和完整性，凡此种种，决定了档案收集工作的困难，以上总结是对当前档案工作普遍性存在问题的总结。定位决定地位，思路决定出路，针对以上存在的问题，我们把它整理抽象后形成两个部分，三个环节，两个部分是档案室和收集对象;三个环节是交接环节，甄选环节和整理环节，以下就此两个部分，三个环节展开阐述。、

1.档案收集的两个部分

作为档案室这样一个研究院不可缺少的服务部门，我们档案收集人员要利于服务公司、严守规章、档案保密，流程清晰的高度来展开工作。对于收集对象和其他部门科室则是我们的服务对象，依照现在的管理科学，他们成为我们的公司内部客户，彼此之间具有以服务为纽带的权利和义务，在公司的奖惩规章制度下形成稳健的服务供需关系，再有些公司这种奖惩规章制度还未完善的情况下，档案收集人员还得清晰地认识到服务的重要性，以大局为重，积极的发动主观能动性，联络各科室以档案收集的及时性、完整性为目标，以交接人明确接口简单为原则;收集到档案后迅速甄选校验为职责、科学的开展档案收集工作。

两个部分中，依照现在奖惩规章制度还未完善的情况，我们收集人员在认真完成本职工作的同时，为完善工作健全制度，我们要从以下几个方面来加强。

1.1依法建档，科学建档

作为档案工作人员，我们不仅要自己认识做科技档案工作对于国家科技的发展，对于集团公司的全盘掌握和集约化发展，对于公司的评优评级，对于公司技术和经验的延承以及对于技术人员学习成长的重要性，这种重要性的认识广泛在公司进行传播，争取各级领导和主管的认同和支持，随着社会的进步，传统的纸质档案已经发展到现在的多媒体档案，包括音视频的光盘等各种介质，档案的介质多样性，取决于收集方法的差异化。

1.2传统化管理和信息化管理相结合

老一辈的档案工作者对我院的档案工作，不管从规章制度的建立，还是海量文件的收集，归档整编工作都付出艰辛和努力，也取得了辉煌的成就，时代的进步给了档案工作新的机遇，信息化档案的建设不仅可以节省大量的人力劳作，也可以依靠计算能力保证各个环节的准确性，保证收集工作流程的可靠性，建立归档的可靠性，提高档案查阅的方便性和各个环节查阅的时效性和分别档案报表查阅的权限、响应国家建设信息化的号召、确保档案的安全性。

1.3档案管理人员个人业务水平

努力学习，学习前辈的经验和技术，学习最新的专业知识，以人为本，发挥收集人员在收集工作中的创造性，在工作中不断的推动档案收集的完整性、时效线和科学性。

2.档案收集的三个环节

三个环节是档案收集工作中最重要的三个节点，把握住三个环节是成功完成档案收集工作的先决条件，三个环节相辅相成。

2.1交接环节

我们档案收集人员在收集原始档案资料的时候，面临的最主要的问题是外部环境的复杂性，各个部门科室工作的差异化和人员素质的不同，以及对档案工作认识的不同，导致了我们收集工作完整性，时效性的不同，继而影响我们其他的工作，对待这个问题我们要认识到一点，改变自己与改变外界环境的难易度，没有有效约束和明确奖惩的情况下，我们不可能轻而易举的改变公司其他部门的工作作风，但是作为外界来说，他们也有一定的相同性，我们将此进行抽象总结，具有固定的秘书负责接口工作，那么我们可以以此为突破点，将我们的工作理念和接口人进行广泛的交流讨论，讨论争取形成广泛的共识，方便彼此工作的开展，实现共赢。

2.2甄选环节

部门和个人的水平素质决定了产品的差异，良莠不齐的档案原件，对我们的收集工作会造成了影响，有的图纸缺少签名，有的不完整，有的不规范等等，对此现象我们需要仔细的甄选归类，作为我们处理业务问题的经验，将经常出现的各种问题和接口人加强沟通，以达到规范报送档案文件人员的目的。有条件的话，可以增加甄选的层次，将一部分甄选下放到接口人处，在接口人处报送给档案收集人员之前先让其按照档案制度汇编要求进行甄选，将不符合规范的档案在接口人处打回，直至符合规范。按此处理不仅可以增强甄选的准确率，也可以分担档案收集人员的工作量。

采用信息化报送，这样一些简单易犯的错误交由程序进行甄别，可以极大的提高甄选速度和准确率。

2.3整理环节

经过前面两个环节的处理，到此的档案原件基本符合了归档的要求，为了后面归档的便利性和科学性，再次进行整理工作，将收集到的原件进行分类，立卷、整编、入库。

3.小结

我们的科技档案工作是研究院很重要的一个组成部分，特别是水电站的建设，从最早的葛洲坝、刘家峡到现在的三峡、拉西瓦，还有冲出国门多个项目工程，从基础的场地平整到大坝、水轮机、主变一二次电气等，浩繁的数据资料，不仅保证多少年后这些工程项目的正常运转及检修升级，也是留给后代各种电站最宝贵的财富，不仅见证了我们水电人艰苦卓越，奉献一生的精神，也是我们严谨科学的工作理念的真实写照。却顾所来径，苍苍横翠微，我们还会在档案工作的路上，坚定严谨的走下去。