人力资源和社会保障档案管理现状及措施探讨

李喜梅

摘要：人力资源和社会保障档案发挥着一定法律效用，能夠将国家机构、社会组织及个人实践活动历史如实反映出来。人力资源和社会保障档案是评价部门工作的可靠依据，与单位、个人利益联系非常密切，具有极高的保存与利用价值。但是人力资源和社会保障档案涉及内容众多，也非常繁琐与复杂，如何改变档案管理模式，有效发挥档案功能与作用是值得我们深入思考的问题。本文首先对人力资源和社会保障档案管理的重要性进行概述，然后分析了人力资源和社会保障档案管理的现状，最后提出了人力资源和社会保障档案管理的措施。

关键词：人力资源和社会保障;档案;管理

在人力资源和社会保障部门日常工作中会形成大量档案资料，并通过文字、图像等方式存储下来，是具有较高使用价值的文书材料。在开展人力资源和社会保障档案管理工作中，需要采取一案一卷和分类保管等方法，这样才能达到档案的保密性要求，也为今后查询与利用创造条件。因此我们要充分认识到人力资源和社会保障档案管理的重要性，结合当前存在的问题采取有效解决措施，确保将档案的价值最大限度体现出来。

一、人力资源和社会保障档案管理的重要性

人力资源和社会保障档案发挥的作用非常明显，站在国家层面来说，有利于维护国家的正常秩序，让社会各界获得可靠的人力资源保障，同时抓好档案管理工作，还能推动民生事业的发展，为社会的稳定与和谐提供保障的功能。人力资源和社会保障档案对个人而言也意义重大，在企事业单位员工职业晋升、农民就业以及学生发展等方面具备关键性作用。近年来国内人事制度改革逐步深入推进，社会经济发展的部分也逐步加快。对人力资源和社会保障档案管理工作提出了更严格要求，需要在技术、人才和基础设施上给予保障，为人力资源和社会保障部门开展工作奠定良好基础。

二、人力资源和社会保障档案管理的现状

（一）档案管理重视程度不足

档案管理是人力资源和社会保障部门工作中的重要组成部分，但是长期以来由于思想观念的落后，档案管理工作长期处于边缘化地位。对人力资源和社会保障档案来说，主要涉及地区医疗、工作、社会保险、求学以及人口流动等信息，由于相关管理工作未做到位，信息化建设步伐缓慢，导致档案经常出现归档难、利用难等问题，不利于人力资源和社会保障档案作用的发挥。

（二）档案内容不够完整全面

在人力资源和社会保障档案收集方面，至今任然实行传统的收集标准，如个人履历、考核鉴定情况、自传信息、教育程度、所获证书、政治历史记录以及审核材料等内容，同时还包括参加中国共产党与共青团等证明与奖惩材料[1]。人力资源和社会保障包含了多个方面的内容，但是随着时代的变化与人观念的转变，在人力资源和社会保障档案需求上也有了一定差异，需要增加人才类型、专项技术、管理能力、综合心理素质和个性发展等内容，但是现阶段档案资料中这部分内容存在缺失，无法保证档案内容的完整性与全面性。

（三）档案管理制度不完善

分析人力资源和社会保障档案管理现状可知，基本上以社会保障、求职等为主，其中对社会保障来说，档案有着多种类别与数量，在开展档案管理工作时，通常结合其性质、类别等由多个部门采取分类管理措施。这种管理模式虽然可以维护档案管理的秩序，然而由于涉及部门众多，容易出现沟通上的问题，难以协调好实际工作。对个人工作档案或求学档案来说，将分散在多个档案管理人员手中，且管理制度的不完善，交流沟通不到位，为档案完整性带来了不利影响。

（四）档案管理方法落后

在人力资源和社会保障档案管理过程中，基本上沿用案卷管理等传统管理方法，这样难以应付日益增加的档案管理工作量，且人员操作时容易发生失误，不仅增加了人力投入，也不能保证档案管理的规范性，加之交接工作量过大，不能保证实际工作效率。此外，在人力资源和社会保障档案管理中信息技术的应用也存在问题，未能将现代化管理设备配置齐全，这样不能提升档案管理工作质量与效率，进而影响了对人力资源和社会保障档案的开发与利用。

（五）档案管理人员素质不高

在时代发展与社会进步过程中，人力资源和社会保障部门工作量大幅度增加，档案管理工作呈现出琐碎、复杂等特点，为了满足实际需要，会临时聘请很多未通过专业学习的人员，这样档案管理效果将大打折扣[2]。由于人力资源和社会保障档案不受重视，且负责档案管理的人员存在较强的流动性，且缺乏足够的档案管理知识，专业技能水平有待提升。这样不能保证人力资源和社会保障档案管理工作高质量完成，不利于档案使用价值的充分体现。

三、人力资源和社会保障档案管理的措施

（一）明确档案管理工作规划

为了提升人力资源和社会保障档案管理工作水平，需要制定科学合理的工作规划，解决以往不同部门各自为政的现象。要通过制定完善的档案管理方案，促使各部门加强交流、沟通与合作，在相互配合与正确规划下，促使人力资源和社会保障档案管理工作高效进行，为档案资源开发、整合与利用创造条件。当然人力资源和社会保障部门领导也要对档案管理工作引起足够的重视，要充分认识到档案的价值与做好管理工作的意义，通过加强领导、统筹规划，为档案管理工作奠定有利基础。

（二）加快档案管理基础设施建设

在人力资源和社会保障档案管理过程中，需要对环境进行优化，配置齐全的档案管理设施设备，通常需要让办公与档案保持独立，将空调、抽湿器等安装在档案室中，并将防火、防盗和防虫等措施做到位，让档案管理工作有更好的条件。在档案室内应该配置专业电脑设备，安排专人负责管理，这是因为人力资源和社会保障档案涉及内容众多，保密性较强，工作复杂与繁琐，档案管理人员面临着较大工作压力。对此需要人力资源和社会保障部门增加资金投入，优化工作环境，在设备设施性能上入手，帮助档案管理人员减轻工作压力，也提升了档案管理工作的高效性。

（三）完善档案管理制度

要結合人力资源和社会保障档案管理工作情况，建立与之配套的档案管理制度，要配置更多专业的档案管理人员，避免人员不足影响档案管理工作的正常开展[3]。通过采取这种措施，可以有效解决一人多用的情况，让各部门工作更好的保持协调，将每个人员的具体职责确定下来。此外，通过对人力资源和社会保障档案管理制度进行完善，保证档案资料的收集、整理、存储、查询与利用等环节更加规范，档案管理人员也能有章可循、有法可依，保证了工作的规范性与科学性。同时要实行完善的激励与考核制度，将每个档案管理人员积极性调动起来，促使他们全身心投入到档案管理工作中，这样人力资源和社会保障档案工作质量才能得到保障。

（四）提升档案管理信息化水平

当前信息技术已经被广泛应用于各行各业，大幅度提升了人们工作的效率，在人力资源和社会保障档案管理中通过信息化建设，可以保障档案管理工作质量与效率，最大限度服务于社会的发展[4]。对此我们要通过打造完善的档案数据库，促使档案收集、统计、整合以及利用等工作更加高效进行，突破档案管理工作在时间与空间等方面的限制。要在人力资源和社会保障档案统计、收集与调阅中发挥出网络技术的作用，并关注其安全性问题，这是档案管理信息化建设中的重要内容，需要重点预防出现资料被非法拷贝而引起泄漏的情况。在人力资源和社会保障档案数据库建设过程中，应该将硬件设备配置与专用网络建设等放在首位，这样才能保证档案管理系统的顺利进行，帮助档案管理人员简化工作任务，更好的管理好人力资源和社会保障档案。

（五）提高档案管理人员综合素质

人力资源和社会保障档案管理工作质量的高低，很大程度上由档案管理人员素质与能力决定，若是档案管理人员缺乏丰富的档案知识，专业技能不过硬，档案管理意识不强，将难以保证档案管理工作的高质量进行[5]。对此人力资源和社会保障部门应该加强人员培训工作，结合实际档案管理工作，有针对性调整培训内容，保证档案管理人员能够在培训与学习中有所收获，既掌握最新的档案管理知识，也懂得现代化设备的操作方法。此外，对档案管理人员来说，也应该意识到档案管理工作的变化，主动加强学习，提高责任意识，能够在人力资源和社会保障档案管理工作中规范操作，提升档案管理工作质量，这样才能更好的利用档案资料，推动社会保障事业的进一步发展。

四、结语

总之，新时期人力资源和社会保障档案管理工作面临着新的考验与挑战，但是当前在档案管理中还有很多问题，如对档案资料的关注度不够，缺乏完善的档案管理制度，档案管理模式落后等。对此我们要在思想观念上尽快作出转变，既要增加人力与物力的投入，保证完善档案管理所需的硬件设施，也要加强对档案管理人员的培养。这样才能为人力资源和社会保障档案管理工作的开展奠定良好基础，为我国社会保障事业的发展创造更有利的条件。

参考文献：

[1]娄秀娟.人力资源和社会保障局档案管理工作的实践与认识[J].管理观察，2019 （27）：66-67.

[2]贾延红.新时期人力资源和社会保障监察档案管理探究[J].办公室业务，2019 （18）：160.

[3]关鑫鑫.浅析人力资源和社会保障部门档案管理工作[J].农民致富之友，2019 （15）：215.

[4]崔慧中.探讨信息化时代人力资源和社会保障监察档案管理[J].中国集体经济，2018 （27）：113-114.

[5]王成合.信息化时代人力资源和社会保障监察档案管理[J].科技经济导刊，2018，26 （09）：216.