新形势下如何优化财务报销管理

杨小娟

摘 要：现阶段我国高等教育事业得到了长足发展，高等院校经费逐年增加且来源趋向多元化。会计核算主体从单一趋向多元化。同时为了规范高校经费使用情况，各项财经法规政策不断调整和完善，社会各界对高校经费监管也更加严格，这就使得高校财务工作面临巨大挑战。如何支撑和促进高校教育科研事业发展对财务工作至关重要。其中如何优化财务报销管理、更大程度的解决“报账难”问题已然成为财务工作的重中之重。本文首先介绍了新形势下财务报销工作面临的挑战，之后是我校财务报销管理现状和存在的问题，最后有针对性的提出了具体可行的解决方法，希望能为日后的财务报销管理优化提供一定的参考。

关键词：新形势  财务报销管理  建议

2019国科大支撑管理人员项目，Y92801AEA2

一、绪论

现阶段我国高等教育事业得到了迅猛发展。科研经费、学费、其他收入都呈现逐年增加的趋势。收入的增加和多样化对应的是支出的增长和复杂化，给高校财务工作尤其是报销管理工作带来了巨大的挑战。

财政部于2017年10月发布了《关于印发《政府会计制度--行政事业单位会计科目和报表》的通知》（财会{2017}25号）。要求2019年1月1日起全面施行新政府会计制度。在该制度下，核算方式更为复杂化，采用双重会计核算模式。由传统的、单一的收付实现制下的财务核算方式转变为收付实现制和权责发生制互相结合的财务预算双重核算模式。这就使得会计核算难度增加、工作量翻倍。

2016 年6月李克强总理在国务院常务会议上指出，要在科研领域推进“放管服”改革。“放”即将权利下放，尽量减少审批;“管”即明确项目相关各方权利和义务;“服”和“管”是相辅相成的，高校财务既要监管，又要提高服务意识、工作效率，把科研人员从报销工作中解脱出来，更大程度的调动科研人员创造性、积极性。

现阶段高校财务普遍存在报销难的问题，如何应对新形势的挑战、优化财务报销管理成为高校财务的必修课。

二、财务报销管理现状和存在的实际问题

（一）财务报销管理现状

财务报销依托ARP系统。报销人在ARP系统里填制报销单，由部门或项目负责人签字后附上发票和其他附件交至财务处。重大或重要的业务还要提请更高一级领导审批。财务人员收到单据后审核业务的真实性、合理性、票据和材料的完整性及签字是否齐全。审核无误后在系统里处理。之后由出纳付款。长期以来财务报销采用这种窗口报销模式。这种模式的优点在于沟通时效性强、操作简单、灵活多变、信息安全度高。缺点是时间成本高，工作效率低，办公环境嘈杂、可能引起不必要的误会和矛盾等。

为了解决报销难的问题、优化财务报销管理，财务部门做了多方面的努力。

1、投递式报销模式与窗口模式并行

为了解决窗口报销带来的问题、提高工作效率，去年年底推出投递式报销模式，同时窗口模式不予撤销，二者并行。 报销人将报销单装进文件袋后投递到财务投递箱里。有审核人员专职处理投递箱业务，保证单据及时处理。这种报销模式的优点是：第一、办公时间内都可以投递，极大消除了因时间冲突带来的不便。第二、后台处理单据避免了现场办公可能产生的冲突和矛盾。第三、一定程度上解决了多地办公给报销人带来的不便。

2、加强信息化建设

（1）及时把各种法律法规、规章制度、文件政策、报销流程、审批权限、系统操作等推送到学校教工协同平台、财务处公众号;

（2）对新进职工进行财务报销培训，使其在进校之初就能对财务报销有一个简洁直观的了解。

（3）财务处已开通报销短信通知的功能，教职工可及时掌握报销进程。

（4）推广使用 “ARP 移动应用”。 在“我的查询”中可以查询到个人名下的设备、课题及经费信息;在“移动公文”中可以办理公文的发文、收文、签批。

3、放宽签字权限、减少审批流程

修訂了各级负责人经费使用签批权限管理规定。放宽各级领导的签字权限，且对于同一项经济业务，只要业务性质没有发生改变，校领导只需在一份合同或审批单据（纸质）上签批。

4、推行科研财务助理制度

为响应国家政策号召、切实解决“报销难”的问题，推行科研财务助理。现在基本形成科研财务助理+行政秘书结合的模式。课题多的项目负责人单独或联合聘用专业财务助理，若不能自行解决的，由学院指定行政秘书负责报销工作。这种模式在一方面减少了科研人员在报销上花费的时间，另一方面报销人员相对稳定，沟通交流也较为顺畅。

（二）目前仍存在的问题

1、现有的报销模式仍不能满足教职工的需求

虽然投递式报销推行了一段时间，但是窗口报销仍是大部分报销人的首选。一方面长期以来采用窗口报销，广大教职工已形成习惯性。另一方面对投递箱这个新生事物持观望态度，不愿轻易尝试。

同时投递式报销也存在一些问题。（1）投递式报销模式下退单率高。主要原因有：发票信息有误或不全;签字不全;单据填写有误;复杂业务缺少相关的材料支撑等（2）问题单据的后续处理也不尽人意。随着投递量的增加，问题单据也越来越多。后续会出现报销人临时有事不能接电话的情况，也有通知后不能及时取走问题单据的情况。这些都会造成单据处理周期延长、报销效率不升反降。

2、信息不对称

虽然财务部门通过各种途径加强宣传工作但还是经常出现信息不对称的现象。原因大致如下：（1）教职工尤其是教学科研岗的老师们，时间都用在了本职工作上，没有太多的精力和时间放在财务报销这方面。（2）教职工对有些信息的理解存在一定难度。（3）信息确实及时推送了，但教职工没有看到就达不到宣传的目的。经常出现政策制度实施很长时间后，报销人竟全然不知。（4）不能很好的利用ARP移动应用。

3、多校区办公给签字审批造成困难

现在使用传统的手工签字审批流程，审批流程完成后才能把报销单提交财务处。重大或重要支出还需更多领导审批。为了完成签字报销人也需要耗费大量时间往返和等候。如果领导恰巧不在，审批流程又会延长。

4、没有真正发挥科研财务助理的作用

部分科研财务助理的设置过于形式化，不能起到很好的沟通融合作用。只负责把报销单据交到财务，对报销工作不甚了解，造成单据来回返工。而且科研财务助理都是临时聘用人员，待遇不高、流动性较大。

5、审核人员士气不高、情绪不饱满

审核人员工作中不仅要解答现场报销人的疑惑，还要随时电话答疑。在政府会计制度下，审核人员处理业务时要有更多的思考和判断，过多的电话咨询会影响单据处理的进度。长期周而复始的工作加上工作量饱满没有时间自我学习和成长、职业发展没有规划等都使其在工作中士气不高。长时间高负荷运转和疲于应对各类人员导致审核人员情绪低落。外界的不理解和负面评论也给审核人员带来了巨大的心理压力。

三、结论及建议

（一）报销方式的持续改进

第一阶段在现行的窗口+投递式报销方式下，建议投递报销单据分类处理即简单的如交通费、电话费等只需发票和少量附件的单据都直接投递;复杂业务如外事差旅费、野外考察等可自行选择报销方式;报销方式的选择也因人而异，有经验的投递处理，无经验的新进教职工或年长的可选择窗口报销;业务也分轻重缓急，对于即将结题的项目或重大紧急业务可选择窗口加急处理。这样报销单据和人员都“区别”对待可同时提高投递和窗口单据处理效率

第二阶段实现全投递式报销模式。等广大教职工都意识到投递式报销的好处后，推广全投递式报销模式。这种模式下可留一个窗口负责处理特殊业务。其他审核人员全面转到后台处理投递业务，保证投递业务得到及时处理。彻底解决窗口报销的缺陷。

（二）进一步完善信息化建设、加强信息共享

设置一个财务报销问题库。依托财务处公众号建立财务报销咨询平台，将问题库嵌入到该平台中。“小财迷”智能客服24小时提供服务。凭“关键字”即可在咨询平台上获取答案。咨询平台不受时间地点的限制。业务发生之前即可获知是否合规，财务报销控制有望从事后控制变成事前控制。随着政策法规的不断变化，问题库也随之更新，保证提供的信息的及时可靠。问题库同时嵌入到ARP系统中，被退回的单子直接写上问题编号以微信形式发送给报销人，同时设置微信“已读”“未读”，督促报销人及时处理问题单据。对于操作性强的业务设置图形演示或视频链接。咨询平台的界面设计要科学、 简易，“小财迷”智能客服的形象设计要亲和、可信。

财务部门应联合校办、各学院、资产处、科研处等相关职能部门，加强政策法规宣传。在现有培训的基础上，增加定期培训。定期走进学院开展财务报销培训，培训内容包括基本的财务规章制度、管理办法、报销流程、ARP系统使用、报销单填制。定期对科研财务助理进行专项培训，使其及时了解新的财务报销制度，通过学习和培训成为专业的科研财务助理。

应继续推广使用ARP移动客户端，开发更多的功能，更大程度的发挥移动客户端的积极作用。未来报销人用手机可实时查询单据报销支付成功与否的信息，甚至可以使用手机填制报销单据，使得报销工作更便捷。

（三）推行电子签名

2004年中华人民共和国电子签名法通过，2015年该法被进一步修正，为电子签名的有效性提供了法律基础。建议学校确认电子签名的有效性，尽快出台相关的规章制度界定何为有效的电子签名、如何使用、如何鉴别真伪、以及后期的保存和查询问题。推广这一措施可以解决因多地办公导致的签字难问题。

（四）进一步推广科研财务助理队伍的建立

选拔项目或财务相关的高素质人才为科研财务助理，将其视为项目组的必备成员，提高待遇，并建立良性激励机制，提高工作积极性和主动性。使科研财务助理成为新形势下的复合型人才，成为科研和财务必不可少的纽带。对于行政秘书的担任报销工作的要定期进行考察，及时奖励，调动其对报销工作的热情。

（五）财务人员不断提高业务能力和自我修養

财务人员的专业素质和态度一直都是优化财务报销管理的关键因素。新形势下我们财务人员要树立正确的职业道德价值观，在依法办事、充分履行监督职能的同时不断提高服务意识和服务质量。定期学习培训，及时掌握最新的财务制度和政策法规。除本专业知识外，应主动了解资产管理、政府采购、税收金融、法律、科研项目管理及信息化应用等方面的知识，成为复合型会计人才，提高职业判断和分析。财务部门内部定期轮岗，促使财务人员始终保持工作的积极性、主动性。

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