机关档案管理工作信息化建设探讨

刘瑞花

摘 要：信息化时代中，机关单位档案管理工作信息化的建设和现代化的发展，必须要引起越来越多人的关注。具体实践过程中，通过分析档案管理的主要问题，之后找到合适的解决办法，朝着正确方向实现信息化发展至关重要。始终遵循各项原则，努力提升机关档案管理工作人员的综合素质、专业水平等非常关键。各个环节协调配合，做好档案管理工作的信息化建设，机关单位其他工作计划的实施有了基础保障，也能真正体现出档案管理的重要作用。

关键词：机关单位;档案管理;信息化建设;问题;策略

社会经济水平的不断进步，使机关单位在城市规划、城市发展中的作用越来越突出。开展档案管理工作时，应该完成档案信息的有效整理、档案资料的广泛收集和管理工作质量的提高，信息化建设过程中摒弃传统观念，大胆组织创新，相关人员付出更多的努力，机关单位更好地完成统筹规划任务，可以取得事半功倍的理想成效。信息化是机关档案管理工作的必然选择，融合先进思想，总结经验教训，机关档案管理有效性的提升指日可待。

1 机关档案管理工作信息化建设中存在的问题

1.1 传统观念干扰影响

档案管理带有辅助性质，属于一项特殊服务。强调机关档案管理的安全性、保密性，在管理问题的解决上投入更多精力至关重要。但是，部分机关单位不仅忽略了档案管理的社会价值，还错过了信息资料整理、信息安全保护的最佳机会，这与管理人员不负责任，对于相关法律、相关制度的认识程度不够有很直接的关系[1]。对内建设阻力重重，对外服务问题更多，传统管理观念的影响下，机关档案管理工作不可能走向更大的成功。

1.2 工作弊端越来越多

机关档案管理工作中，管理人员能力有限，综合素质有待提升，很容易达到档案管理极限，并且产生档案管理失效、管理问题增多、工作成绩不佳等弊端现状。相关人员不重视檔案管理目标的调整，档案管理模式的重新构建，信息化建设缺少前提条件，具体实践过程中也可能出现更严重的问题。机关档案管理平台具有一定的局限性，制约了档案管理工作创新的发展，信息化程度缓慢，管理平台的建设始终面临着诸多挑战，未能改善弊端现状，更不可能实现档案管理长远规划进程的加快。

1.3 人员素质有待提高

对机关档案进行信息化管理是一个系统工程，其中所涉及的领域非常广，信息量也异常庞大，这就对档案管理人员提出了较高的要求，需要档案管理工作人员是高素质、综合性、复合型的优秀人才。但是我国档案管理起步较晚，在大学中培养的档案管理人员较少，导致在机关档案管理方面的素质人才不足，专业人才缺乏，管理工作便一直停滞不前。至今，档案管理人员在专业化知识方面普遍比较匮乏，尤其综合素质偏低，创新意识较弱，相关技能的掌握并不熟练。同时，国家相关部门对机关档案管理没有给予充分的重视，自然延缓了档案管理工作创新发展。

2 机关档案管理工作信息化建设的策略研究

2.1 提高信息化建设的重视程度

机关单位领导和相关的档案管理工作人员要对档案信息化建设提高重视度，转变传统的档案管理观念，提高对信息化建设的认识，认真地完善档案管理工作，完善信息化建设的制度和体系[2]。并且，支持档案管理信息化。另外，档案管理单位的领导还要建立良好的档案管理环境，制定一套科学的、先进的、智能化的档案管理系统，引导机关档案管理人员对档案进行有序的信息化管理，并组织档案的相关管理者参加专业的信息化建设培训，以提高自身对档案管理信息化建设工作的认识，提高网络工作的能力，制定科学的发展蓝图，在建设的过程中发现问题、解决问题，从而使信息化建设更快，质量更好。

2.2 实现科学规范化的档案管理

开展机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理，能够实现统一的规范，满足统一的标准，让电子文件归档，传统载体档案逐渐实现数字化，并通过数字化的传递、保管和利用等工作，实现规范化、标准化、有序化的要求。在档案的信息化建设之中，各个机关都需要执行电子文件管理、档案数字化相应的技术标准和法律法规，这样才能保证数字档案资源的规范性、长期可读性、格式统一性的要求，方便后续的存储与共享，最终推动档案信息资源的开发利用融入规范化、科学化的轨道。对于具有保存价值的电子文件，在机关档案管理中应该实施集中化管理，完善技术标准的统一，监理文件管理指标体系，实现规范化的电子文件管理。在机关档案数字化加工之前，应该得到档案行政管理部门的认可，并且能够在业务的指导与监督下进行操作。此外，机关还应不断完善获取档案信息的能力，改变以往重藏轻用的观念，注重增强机关档案信息服务功能，使档案信息的作用得到最大限度地发挥，从而提高机关档案管理的信息化水平。

2.3 努力提高工作人员综合素质

机关单位档案工作人员的综合素质影响到单位档案室的建设能否健康、稳定、持续地发展，高素质的档案管理人员是建设优质、高效档案室的基础。档案管理信息化建设过程中，工作人员不但要具备档案学、情报、图书的专业知识外，而且还要掌握图像处理、数据库、网络应用、计算机操作等方面的知识，要具备一定的计算机处理能力，要积极探索适合目前档案信息化工作的新方法、新模式[3]。目前，机关单位大多缺乏既具有计算机相关知识又具备档案专业知识的高素质人才。因此，要在加强对在职档案管理工作人员进行培训的同时，还要做好档案信息化人才的引进工作，在进行人员培训和人才引进时应遵循以下原则：一是要做到档案工作人员配备结构合理，引进人才不浪费人才;二是要对于档案工作人员的培训要针对不同对象分层次培养，要根据岗位需要进行相关技能的培养;三是对档案工作人员进行培养时，要有超前意识，使相关岗位工作人员对新设备、新技术能够提前了解。

3 结语

总之，机关档案管理现代化发展以及信息化建设，是档案事业发展的必然趋势，只有积极投身到建设工作中去，才能最大程度上发挥档案管理工作的服务性功能，才能更好地为社会、为人民服务。

参考文献

[1]胡东升.试论信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务，2017，19（06）：170-171.

[2]林悠悠.论人民检察院档案信息化建设过程中存在的问题与解决措施[J].工作指导，2017，25（09）：211-211.

[3]左建华.加强信息化建设提升事业单位档案管理时效[J].人力资源管理，2018，31（24）：345-346.