档案化管理在学校学生电子学籍管理中的应用

于梅?张洪伟

摘 要：2016年国务院印发《国家电子文件管理十三五规划》，学籍信息电子化被列入规划中，学籍档案电子化是使用电子化工具系统搜集呈现学生学籍信息，为建立高效的学籍档案管理，必须运用信息技术与网络管理技术，遵循国家档案局相关标准规范，结合《数字档案观建设指南》要求，实现对学生学籍信息电子化归档，基于教务管理系统的学籍信息电子化归档研究意义重大。

关键词：档案化管理;学生电子学籍

2008年教育部与档案局联合发布《学校档案管理办法》，以法规形式将学生类档案列入归档范围，学籍档案是学生类档案的重要部分，是学校招生录取、学籍管理等活动中，直接形成记载学生在校情况的历史记录，加强学籍档案管理工作，对学校管理具有重要意义。随着教育改革发展，许多学校建立数字化信息为基础的数字化校园，档案馆应依托数字化校园建设，对学籍档案生命周期进行管理。本文以学生学籍档案管理为研究对象，依靠行政规章制度，采用前端控制等方法，及时完整获取学籍档案信息资源，实现对学籍档案的集成管理。

1 学校学籍档案管理中的问题

学籍管理是教育部门的常规管理，目前我国学校学籍档案管理中存在不少问题，主要包括学籍档案范围界定不明，学籍档案多头管理，电子文档归档方式落后。国家教委发布《高校档案工作规范》，教学类档案学籍管理列出学籍材料归档范围，与《高校档案管理办法》学生类归档范围概念有不同，前者范围大于后者，为将毕业等登记表列入归档范围，后者列为学生类独立项。对学籍档案概念界定有待明确[1]。

学籍档案由学校多个部门归档材料汇集，学生处有学生录取名册等。学籍档案管理各部门有独立管理系统，学籍材料不能及时归档导致形成信息孤岛。归档前学籍材料分散在学校各部门，由于学籍档案管理人员对学籍档案管理业务熟悉，但对计算机网络技术应用能力不熟悉，导致教务处管理系统学籍材料不能及时归档。学籍档案管理各部门相互独立，严重影响学籍档案电子化归档。档案信息化随着网络技术发展逐步形成的管理模式，目前高校教学管理中大多使用教务管理系统，网络传输等信息技术，但学籍档案管理信息化程度不高，学籍档案归档沿用传统手工管理模式，如学生学籍表，毕业生学历证书电子注册信息表等以学生录取年份整理存档，传统手工管理方式导致学籍管理工作量增大，造成学生个人查准率降低。

各高校重视纸质学籍材料的归档工作，有关部门不愿对电子学籍材料归档，不少学校档案部门将纸质学籍档案扫描数字化，对知识档案数字化需要一定时间，电子学籍材料归档时间滞后，不同载体的档案不能统一管理，影响学籍档案信息资源开发。目前教务处系统形成大量电子学籍信息，但电子化归档工作尚未启动，档案部门采用纸质收集整理方法，无制度性文件要求电子学籍归档，造成大量电子信息滞留在业务系统中。学校教务处信息系统建设目标为满足师生及管理人员业务开展，未考虑形成的学籍电子信息如何归档。

2 学生学籍档案电子化管理

2.1 学籍档案电子化管理架构设计

要想解决目前学校学生学籍电子档案管理中的问题，必须依靠管理模式改革创新，基本思路是确定学籍材料归档范围，构建学籍档案管理框架，以框架为基础建立档案化标准接口，对学籍电子材料进行抽取采集，使材料信息形成时置于档案馆监督管理下，提出组合型电子学籍卡的概念，使海量学籍电子信息与档案集成，实现学籍档案高效管理。

首先突破传统观念，明确细化归档范围是做好学籍档案管理的基础，学籍材料归档被定为入学登记表，学生成绩总册，学生学籍变更材料等。学籍材料归档范围不能囿于傳统观念，要建立现代档案管理理念，是档案管理工作顺应时代发展的必然要求。学校在招生录取等阶段工作中正常产生的，保障学生与学校权益的材料应列入学籍档案范围[2]。

其次，增加归档内容。随着信息化建设发展，档案馆对学位论文实行网络化实时归档，材料反映学生具有的科研能力，是学校人才培养的真实记录。教育部实行学生学籍电子注册，学校建立新生入学系统，由此产生的入学信息，毕业信息列入归档范围。毕业生档案转递工作是学生培养的最后环节，对档案去向必须有明确记载。档案去向信息列入归档范围，全面反映学生入学到离校各方面情况，使学籍内容更加丰富。

2.2 学籍档案信息采集与实时归档

应考虑采用技术方法准确获取数据，档案馆应建立档案化标准接口，数据产生时进行抽取归档集成，由系统完成学籍档案预立卷工作，提高工作效率。

档案人员与职能部门档案员沟通合作，对学籍信息生成进行统一规划，明确归档范围，统筹部署当纳管的数据交换，将预先设定的监控功能嵌入数字化校园系统，档案馆能得到档案化标准数据，确保数据实时更新，使数据完整性有效性得到保障，学校档案馆从相关部门抽取采集信息包括入学信息，毕业信息等。完成数据实时归档主要关键技术是创建档案化标准接口，对归档数据进行档案化处理[3]。

实时归档技术将采集信息分为全校共享信息与非共享数据。共享信息学校其他部门会用到，相关部门采集后存放在数据中心。通过档案管理系统与数据中心档案化标准接口获得信息，非全校共享数据需在档案管理系统与有关部门管理系统建立标准接口，使非全校共享数据由相关部门归档到档案馆数据库。信息由接口程序进行档案化处理，如利用接口程序编制档案号等，进行实时归档时完成学籍档案预立卷工作。实时规定技术应有严格的流程控制，管理系统生成《电子文件登记表》，有相关责任人签署审核意见，保障电子档案真实有效。

2.3 基于组合型电子学籍卡的档案网络化管理

实时归档到档案数据库学籍电子信息，存放在数据库不同数据表，一些培养材料电子文件存放在档案服务器，但基础数据量庞大，如何设计学籍档案管理系统，将繁多的学籍信息集成，让每个学生基本情况直观展现？提出创建组合型电子学籍卡的方法，实现学籍档案信息的集成管理。

组合型电子学籍卡以学生为管理对象，不同卡片管理有类别标签。组合型电子学籍卡功能是对学生学籍信息动态汇编，学生的一卡通号起到关键作用，学生在校期间一卡通号不变，通过号码字段值将数据库学生学籍信息关联，分类显示多张电子卡片，将硬盘电子文件于信息挂接，供档案管理员进行关联利用。根据学生培养情况变化，档案管理员动态增加新电子卡片，学生学籍发生变化，组合型电子学籍卡对学籍信息及时跟踪。

目前体制要求实行纸质与电子档案并存，应注意对学籍纸质档案归档管理，利用组合型电子档案管理，使学籍档案管理更加科学规范。以学生为管理单位，建立组合型电子学籍卡内容的学籍档案案卷，每卷纸质档案对应组合型电子学籍卡，两种载体档案管理内容档案号相同，对部分无电子的学籍档案，将扫描件挂在学籍档案管理系统附件卡片管理，无纸质载体的学籍档案，依照学籍档案归档制度，每年固定登陆管理系统，打印学生组合型电子学籍卡内容，归档到档案馆。

参考文献

[1]夏妍.基于教务管理系统的高校学籍档案电子化归档研究[J].智库时代，2019（21）：239+242.

[2]杨沁.基于教务管理系统的高校学籍档案电子化归档研究[J].档案天地，2019（02）：48-50.

[3]陈小芳.普通高中学生电子学籍档案管理的实践与思考——基于浙江省电子学籍系统管理办法的分析[J].中国教育信息化，2011（12）：64-66.