新形势下事业单位档案立卷归档工作的对策探讨

摘 要：作为一项基础性工作，立卷档案工作的效率和质量会影响档案的完整性、真实性、准确性，影响后期对档案资源的利用。新形势下，事业单位档案种类更为丰富、档案数量也逐渐增多，立卷归档工作面临着的新挑战。如何做好立卷归档工作，夯实档案管理基础，确保档案价值，成为当前档案管理人员需要重点关注并思考的课题。文章就事业单位档案立卷歸档工作的重要性进行分析，阐述当前立卷归档工作中存在的突出问题，提出自己关于立卷归档工作的见解，旨在进一步为相关单位改进档案管理工作提供参考，彰显档案管理的价值。

关键词：立卷归档;事业单位;重要性;对策;问题

1 事业单位档案立卷归档工作的重要性

1.1 确保档案资源完整真实

立卷归档是档案管理的“火车头”，会直接影响档案管理的完整性和真实性。做好立卷归档工作，从事前角度对档案的内容、数量进行把关，检查档案资源是否齐全和完整，能够将宝贵的信息资源保存下来，减少工作纰漏[1]。除此之外，做好立卷归档工作，严格按照相应的规章制度和标准处理档案资源，可以进一步对各种档案资源进行排序，便于后期进一步规范使用。总而言之，做好立卷归档工作，及时发现档案中存在的错误和缺失，要求送交部门改动和纠正，能够夯实单位档案管理基础。

1.2 为单位决策提供依据，提升内部管理效能

档案资源是单位决策的重要参考，能够优化决策内容，增强决策的科学性。做好立卷归档工作，推动单位档案管理朝着标准化、规范化以及全面化的防线发展，能够更好地为单位决策提供依据。档案管理人员通过科学的方法对档案进行快速分类和整理，及时清理失去时效的档案资源，做好细节管理工作，可以为管理者提供系统性的参考[2]。除此之外，做好立卷归档工作，后期的利用工作效率也会随之提升，档案管理成本会进一步缩减，进而使内部整体管理效能不断提升。

2 事业单位档案立卷归档工作中存在的主要问题

2.1 归档立卷制度不完善

归档立卷标准对于指导归档立卷工作，明确归档立卷的流程以及内容具有重要的意义。一旦归档立卷制度不完善，将会降低立卷归档工作的刚性约束。当前，部分事业单位立卷归档制度内容不科学，难以适应新形势下立卷归档工作的要求。一是立卷归档的职责不明确，档案人员立卷归档前缺乏必要的前置处理环节，难以形成送交部门与档案部门相互配合的工作机制。二是立卷归档的标准不清晰，不同种类档案的立卷归档标准不明确，难以提升整理、分类工作的效率和质量，存在重复加工、重复劳动的问题。三是立卷归档的流程不科学，不利于对资源进行统筹，影响工作效能。

2.2 立卷归档意识不强

近些年来，随着事业单位各类信息资源的数量不断增多，加之事业单位事务性工作量不断增多，部分事业单位工作人员的立卷归档意识不强，影响了立卷归档的质量。一是文件分类不科学，没有严格按照相应的要求对文件进行分类处理，而是将不同的文件掺杂在一起，影响后期的检索[3]。二是没有建立归档目录以及案卷目录，立卷归档工作不规范、不严谨，存在工作纰漏。三是归档不及时，导致档案资料在传输和使用过程中出现丢失，给单位造成损失。四是工作交接过程中忽视将档案资料进行交接，导致部分档案资料长期没有归档。

2.3 电子类档案的立卷归档工作不科学

经过长期的经验积累，我国事业单位对于纸质类档案的立卷归档工作模式较为成熟，但电子类档案的立卷归档工作仍然存在部分问题，难以适应当前信息化社会的基本要求。一是档案管理系统与办公OA系统之间存在传输壁垒和共享壁垒，无法实现文件的自由传输和实时共享。档案管理人员在立卷归档过程中难以通过一个平台收集、填充相应的电子文件资源。二是档案管理系统功能单一，对声像档案、图片档案、影像档案的处理效率低，仍然需要人工编辑和分类。三是电子类档案的处理格式、处理标准不明确，立卷归档的质量低。例如，声像档案是否应为原版原件;图片档案应统一使用TIFF格式还是JPEG格式。

3 事业单位档案立卷归档工作的对策

3.1 完善归档立卷制度，增强立卷归档的规范性

新形势下，要进一步加快建章立制，强化制度的刚性约束作用，厘定职责，细化流程，优化内容，指引相关工作人员更为高效科学地开展工作。一是要明确立卷归档职责。探索搭建档案管理人员为主体，其他部门工作人员配合的立卷归档机制。一方面，要设置前置处理环节，明确送交归档部门相关专责事前处理和整理档案的职责，提升管理效能。另一方面，要明确档案管理人员在甄别、立卷环节的职责。对于档案资料不完善、不合规的，要及时说明理由，并退还送交部门的专责，从事前角度控制立卷归档的质量。二是要明确立卷归档的标准。结合不同类型档案的特性对标准进行细化，做到“高标准，严要求”，把好立卷归档的质量关口。三是要优化立卷归档的流程，统筹人力、物力以及财力资源，减少不必要的中间环节，增强立卷归档的系统性。总而言之，事业单位要从制度角度对上述内容予以规范，营造良好档案管理分为，做到及时归档、高效归档、科学归档。

3.2 强化各部门的立卷归档意识，夯实立卷归档基础

档案管理工作要做好，不仅需要档案管理部门这一侧发力，更需要其他部门工作人员给予足够的配合和理解。为此，单位要强化档案部门在内各部门的立卷归档意识。一是大力宣传《档案法》以及内部的其他规范性文件，增强各个部门的责任意识。二是要将立卷归档与绩效考核、责任落实有机联系，解决目录不规范、归档不及时等问题，逐步引导工作人员，培育其良好的立卷归档习惯。三是要明确工作交接的内容，通过档案资料交接表来确保档案资料能够在工作交接时同步移交，为后期立卷归档工作奠定基础。

3.3 着力建设电子类档案的立卷归档工作，补齐短板

信息化社会，事业单位要坚持纸质类档案管理与电子类档案管理齐手共抓，全方位提升档案管理效能。只有着力建设电子类档案的立卷归档工作，才能更好地适应时代发展趋势，补齐立卷归档中存在的短板。一是要通过技术手段关联档案管理系统与办公OA系统，明确相应的访问权限，减少电子类档案立卷归档的中间环节，提升工作效率。二是要完善档案管理系统，通过大数据技术、数据识别技术对声像档案、图片档案、影像档进行关键信息捕捉和处理，减少人工编辑和分类的工作量。三是明确电子类档案的处理格式、处理标准。通常而言，声像档案应尽量为原版原件，确保其真实性，却有特殊情况的，应证明其与原件一致;图片档案中应采用10M以上的TIFF格式，确保其清晰度。

4 结束语

档案是一种具有参考价值和特定效力的文书资源，是事业单位内部管理的重要凭证和对外沟通联系的重要媒介。实践证明，只有做好立卷归档工作，才能为后期查阅、检索和利用打下扎实的基础，提升档案利用率。故此，档案管理人员要进一步拓宽思维，善于寻找问题并解决问题，不断提升立卷归档工作的规范性、科学性以及系统性。具体而言，一是要完善归档立卷制度，增强立卷归档的规范性;二是要强化各部门的立卷归档意识，夯实立卷归档基础;三是要着力建设电子类档案的立卷归档工作，补齐短板。

参考文献

[1]钱明，史敬阳.事业单位档案归档文件整理方法探讨[J].办公室业务，2020（01）：108-109.

[2]寇文君，张蕊新.新形势下机关文书档案立卷归档工作的对策[J].兰台内外，2019（27）：37.

[3]李红.加强事业单位人事档案立卷归档工作的思考[J].城建档案，2018（02）：92-94.

作者简介

贺国良（1982-），男，内蒙古准格尔旗，本科，中级工程师（化工），研究方向：档案管理及办公文件材料的整理。