浅析干部人事档案管理中常见问题及完善措施

摘 要：干部人事档案是人一生的记载，囊括了干部家庭、学校、工作的各项清晰记录，管理清晰明确的档案对于用人单位和职工个人来说都具有重要意义。文章以干部人事档案管理为着眼点，浅析干部人事档案在日常管理中的不足，即暴露出的许多常见问题，对问题的查找和归纳，对改进和完善措施的思考，进一步规范干部人事档案工作，促进干部人事档案工作的规划化管理，更好、更高效的发挥干部人事档案的作用。

关键词：干部人事档案;问题;措施

“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”干部人事档案是干部品德、才干、奖惩处罚的原始材料记录，是组织培养、选拔、任命干部时参考的重要依据，具有政治权威性。由此，对干部人事档案的管理尤其重要，针对干部人事档案的管理中出现的常见问题，如：管理硬件设备不完善、管理人员业务能力不到位、管理手段与新技术结合不足等基础性问题。有效的改善干部人事档案的管理是社会经济改革进程中的推进器。

1 持续完善干部人事档案管理的重要性

就干部人事档案本身性质来看，其档案内容是缩略的人生履历，是组织掌握人才信息的重要参考，据此，从档案承载的内容重要性来看，应当且需要把干部人事档案的管理放在一个重要高度，作为单位统筹全体工作中的一项重要工作。

近年来，我国在干部人事档案管理工作上已经取得了显著成绩，但随着我国改革开放的不断推进，机关行政事业单位先后面临合并重组和改革，人员随着改革步伐流动越趋频繁，这对干部人事档案的管理提出了新要求，进一步加强干部人事档案的规范化管理，做好基础性的干部人事档案管理，与时俱进为改革过程中的人员流动提供有力帮助。

2 干部人事档案管理工作中存在的问题

2.1 干部人事档案管理工作硬件设施匹配不足

干部人事档案要求规范化、制度化管理，配以相应的基础硬件设备。按照要求应有“三铁”即铁门、铁窗、铁柜;“三室分开”即档案库房、办公室、阅档室分开;“六防”即防火、防潮、驻蛀、防盗、防光、防高温设施。这些设施都是为了干部人事档案的安全管理和技术防护。在现实档案管理工作中，对档案的管理仍然存在匹配不足，一些受办公条件限制“三铁”不足，“三室”并未分开;档案柜大小不一，档案柜数量不足情况，干部人事档案暴露于外;没有配备专用计算机，往往人事档案计算机与日常办公兼用;防蛀药品不能及時更换，以致失效，达不到防护档案目的，空调、温湿度计、灭火器等“六防”等设施配备不足，档案管理工作开展缺乏基础安全保障。

2.2 干部人事档案管理者业务能力有待进一步提高

干部人事档案的管理是一项长期且繁冗的工作，需要管理者有专业的知识，过硬的业务素质来承担这份工作。由于行政事业单位面临改革，受人员流动和编制数量限制，档案管理者往往是兼职人员且不定期更换，业务素质不精造成档案材料收集不及时不充分、整理归档杂乱无章、保管方式年限不匹配、利用档案和转递时出现衔接不畅、操作不规范，甚至造成档案丢失等严重现象;且人员配备数量不足，造成档案材料整理归档工作滞后。

2.3 干部人事档案制作存在不规范现象

干部人事档案的制作不规范现象主要包含：一是档案盒制作不统一，表现在档案盒尺寸大小不一，标签制作格式不一;二是档案材料内容分类杂乱，对材料内容的分类判定不准确，对重要材料归档的认识不清，对档案内容的查找和翻阅造成困扰;三是档案材料在制作过程中不规范，目录格式、角标分类、缺损补救措施等缺乏制作的统一标准，致使档案制作不规范现象经常发生。

2.4 干部人事档案与信息化、数字化结合力度欠缺

干部人事档案管理程序比较复杂，主要以手工整理为主，信息化、数字化手段落后，纸质与电子信息化的结合力不够，导致人事档案管理效率不高。长期的纸质档案查阅不利于对档案本身的保护，其次档案阅档只能到阅档室，增加了阅档的时间和程序，传统的阅档方式降低了档案材料发挥其作为参考、依据的作用，不利于现代化社会档案管理资源的共享和档案服务于民。

3 干部人事档案管理工作完善措施

3.1 不断完善干部人事档案管理制度

2018年11月20日中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，对干部人事档案工作做出新的要求，《条例》对档案的制作内容和分类以及日常管理进行了详细的说明，各单位根据条例不断完善干部人事档案的管理制度能有效的提高档案管理的水平，让制度成为管理的保障;完善的管理制度，能有效的约束和遏制在档案管理过程中发现的造假行为、材料分类、制作不规范等问题，为选拔任用人才提供可靠信息。

3.2 提高重视，加大对干部人事档案管理工作的投入

干部档案管理的硬件设施是管理工作的基本条件，为档案方便利用、安全保密提供保障。档案管理工作往往不是领导日常关注的重点工作，领导在思想层面对这项基础性工作的重视，才能引起实际工作的重视，领导有意识的加大对档案管理工作的资金投入是必要的，配备齐全的硬件设施，做好定期更换灭火器、防蛀等工作，调配办公空间资源，保障档案存档、阅档、办公分开，促进档案管理工作有序开展，资金投入必不可少。

3.3 培养专业化的干部人事档案人才

《条例》中对档案管理人员提出“明确岗位，专人负责 ”的要求，首先应当选派政治立场坚定、坚持原则的党员干部作为专职管理者;其次，加强注重培养专业的人才队伍，强化党性教育和业务培训，让管理人员及时了解最新的管理方式和技术手段，以便结合实际，在工作中总结创新，不断提高管理水平和管理效率;三是培养专业化的档案人才队伍，具备扎实的业务素质和实际操作能力，才能把档案管理工作做细，实际工作做实。

3.4 推进干部人事档案信息化、数字化进程

干部人事档案管理需要不断进行工作革新，充分运用信息化、数字化办公手段提高工作效率等措施是信息现代化的要求。纸质化档案与信息化档案的逐步结合管理，档案使用便捷化、高效用。一是要有现代化信息管理的意识，打破因循守旧的纸质档案唯一的思想，充分利用信息化、数字化技术，对档案信息进行扫描、上传、分类整理，档案材料进行科学化、数字化的信息管理;二是推进档案信息化进程，提高档案的利用率和信息共享，向查阅者及时、有效的提供所需信息，打破空间上的障碍，并进行信息共享，更高效的为社会提供有用人才，拓展干部人事档案利用的辐射范围。

4 结束语

综上，文章所阐述的干部人事档案管理的重要性是不可否认的，其存在的问题是显而易见的且不容忽视的，日常管理中的常见问题是基础性的，制度的完善、投入的增加、专业人才队伍的建设、与新的信息化、数字化技术的结合是干部人事档案新阶段的重要途径，干部人事档案管理水平的有效提高，为人才的流动，社会经济改革的进行提供有力保障。

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作者简介

何欢（1990-），女，四川西充，法学硕士，助理经济师，人事档案管理。