新时期事业单位档案管理工作的创新及优化

韩树清

摘 要：在我国家经济社会发展中，事业单位起着重要作用，同时也面临着着一定的挑战，因此如何做好档案管理工作是当前事业单位发展的重要工作，本文首先分析了事业单位档案管理规范化的意义進而探讨了如何做好事业单位档案管理工作。

关键词：事业单位;档案管理;创新;措施

事业单位是我国经济以及社会发展中的重要构成部分，事业单位发展与档案管理工作是否有效开展有很大的关系，档案管理是事业单位发展中的重要内容，只有不断的提升档案管理的水平，才能保证事业单位在新时期下得到稳定的发展。

1 推进事业单位档案管理规范化的重要意义

1）进一步提升事业单位档案管理水平。规范化管理是指通过构建可行性、完善性的管理体系，并将其运用到管理实践中，重点是完善体系的构建。档案管理是事业单位管理的重要组成部分，能够从一定程度上反映事业单位的管理质量和水平。档案管理的规范化有助于事业单位档案整体管理水平的提升。

2）为事业单位工作提供决策参考。档案记录着事业单位历史发展进程中的事件、决策、数据等。在事业单位需要信息资源提供和进行决策时，档案往往能起到非常重要的作用。通过查阅档案，进行数据信息的整合分析，能够为事业单位各项工作的开展以及今后的发展路径规划提供真实有效的数据支撑，从而提高事业单位的管理效率和管理能力，有的放矢地进行人员调配和资源部署。

2 事业单位档案管理工作的创新及优化策略

1）转变档案管理观念，建立完善的档案管理制度。在新时期下要想保证事业单位能够得到稳定长远的发展，就需要做好档案管理工作，事业单位的领导者就应该及时的更新档案管理理念，正确的认识到事业单位未来的发展与档案管理工作之间的关系，从而结合事业单位的实际工作需求以及新时期下档案管理工作的开展需求，建立科学有效的档案管理制度，并在实际的工作中有效的贯彻和落实这项新制度，以便能够有效的提高档案管理工作的水平和效率，促进事业单位的发展。

2）加强档案存档保管规范化。首先，要做好档案的保管工作和保密工作。例如，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》机关文书档案的保管期限为永久、定期两种，定期一般分为30年和10年。在实际操作中，档案管理人员应根据有关规定确定档案的保管期限，并进行妥善保存。其次，对涉及密级的档案应采取保密措施，建立划定密期制度、调密通知单制度和涉密档案接受标准制度等。同时，强化档案管理人员的保密意识，通过作风建设和思想政治教育提升其工作的责任心和事业心。最后，要对档案立卷存档保管借阅的流程进行规范化管理。档案从决定立卷之日起就应有监控记录，档案是如何归档、如何保管、何人借阅、何时归还等环节都应有规章制度进行规范，并严格执行，真正确保档案管理过程万无一失。

3）促进档案的信息化管理。档案管理信息化是现代事业单位的必然要求，为了满足这一要求，事业单位要加大对档案信息化管理的投入，如购入先进的电脑设备、软件系统，引进信息化人才来加速档案管理信息化的进程。因为信息化档案具有速度快、查阅方便、容量大等优点，能够有效避免档案因不可抗力自然因素带来的损害，且实现信息共享，档案管理信息化是未来档案管理的趋势，所以事业单位必须强调档案管理信息化的重要性。但在建立档案信息系统的同时，要注重管控网络安全，这是由于事业单位档案资料有其公用性，也有其私密性，事业单位在档案信息化进程的过程中，要严防黑客、网络盗窃的侵害，使用正版的软硬件系统，对保存的电子文件要及时更新、设置密码，做好备份工作，并聘用专业的计算机人才为档案工作者提供使用支持，防止信息泄露。

4）提升档案管理工作的工作环境。人性化档案管理工作的有效实施，需要一个良好的档案管理环境，舒适的环境不仅可以提升工作人员的心情，还可以提升员工的工作效率。在提升档案管理环境时，可以从两方面入手：首先，优化内部环境，内部环境的优化主要是指从精神、心理方面融入更多的人性化元素。比如：营造更加舒适温馨的工作环境，从而使员工的归属感更强，更好的促进档案管理工作的实施;其次，优化外部环境，就是指对档案管理的环境进行优化，增添一些人性化的设备设施，为档案管理人员的工程以及生活带来便利，从而提升员工的工作效率，比如：可以优化档案室的布局、张贴一些标语等，使档案管理人员的工作环境得到优化的同时还能富有特色，从而提升档案管理的效率。

5）档案管理中做好保密工作。首先，事业单位应要求档案管理人员保密档案，如果发现管理人员不注重保密档案、文件，致使档案内容泄露，需要求档案管理人员承担责任和后果，进而使管理人员明确工作职责，从而高度注重保管、保密档案，以此防止有人盗窃档案，并杜绝出现档案丢失、档案泄露的现象，以做好档案保密工作。其次，事业单位应明确提出档案管理工作中需创新档案保密方式，档案管理人员清楚要求后，积极改变落后的保密方式，从而在加密档案时，管理人员注重设置档案文件的密码和权限，只有获取动态密码和权限才能查找档案内容，未获得权限和密码，打不开档案、文档，进而增强档案的严密性，有效杜绝出现档案被泄露的情况，因此，档案管理人员除了更新档案管理理念，还应依照要求和规定落实创新的档案保密方式，以全新的方式和方法加密各类档案，有利于做好档案保密工作和档案管理工作，说明创新档案保密方式有着重要意义。

6）积极引进新设备和新方法。对新时期下事业单位档案管理工作的创新和优化应该改变以往落后的管理方法，将新时期下新的管理方法和管理设备积极的引进来，这就需要更多资金的投入，以便能够有充足的资金引进新方法和新设备。比如说信息技术的引进，可以实现电子档案的建立，而且还能丰富档案的资源，可以实现档案资源的丰富，档案的使用方式也能得到创新，可以有效的提高档案的利用率以及档案管理工作的效率。

7）加强对档案工作人员的培训，提高档案管理人员的综合素质。在新时期下，要重点的去培养和提升档案工作人员的专业能力和综合素质，积极开展员工的培训工作，完善人才的招聘机制，积极引导员工参与培训工作，提高员工的专业能力和综合素质，使其掌握新时期下新方法的应用能力和实践能力，积极学习和掌握先进信息技术和数字技术等内容，有效利用新方法和新设备进行档案管理;同时，也要对这些工作人员进行业绩考核，制定合理的奖罚制度，来充分的提升档案管理人员的工作热情和积极性，保证人才得到合理的分配和利用，从而有效地提高档案管理的工作效率。

档案管理过程是一项复杂、繁琐的工作，加强档案管理的规范化建设，能够有效提升档案管理的效率，使档案管理工作变得更加清晰、更加有条理。与此同时，档案管理意识和制度规范化的增强、档案管理队伍建设的加强，更加精细化的档案管理流程，都是提升档案管理规范化水平的有效途径，对推动事业单位的健康发展具有基础性作用。

3 结语

总之，新时期事业单位的发展面临诸多机遇和挑战，要确保稳定发展，就需要做好档案管理工作，做好新时期档案管理的创新和优化工作，解决传统档案管理中的不足，切实提升档案管理工作的质量，让事业单位在新时期下能够获得更好的发展。

参考文献

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