规范单位财务档案管理提高财务管理水平

张铭

摘 要：现今的企事业单位的职能划分中，财务部门的档案管理工作内容大多是内部会计相关财务数据、信息的记录，所以财务档案管理工作，可以反映企事业单位内部财务信息相关情况和其发展情况。面对经济高速发展的国家形势，为了实现企事业各单位财务部门管理层次快速进阶的目标，国家一定要出台相关规范，实现财务档案管理的标准化，强化企事业单位的财务档案管理能力。目前形势来看各单位在财务档案管理上仍存在许多亟待解决的问题，这些问题已然成为企事业单位在财务管理方面水平提升道路上的绊脚石。本文分析探究了企事业单位在财务档案管理相关工作中根深蒂固的问题，并以此为基础提出相应对策。

关键词：财务档案管理;档案管理问题;对策

财务档案管理在企事业单位财务部门的整体管理事项中占据不可或缺的关键地位，财务档案管理为企事业单位在承办开展各项活动中留存了重要凭据，站在企事业各单位的角度出发，财务档案管理是保障其持续发展的关键作用因子。面对经济高速发展的国家形势，各企事业单位财务部门的档案管理制度也发展快速，进入新阶段，所以财务档案管理在整个企事业单位全面发展过程中的关键作用显得愈发突出，财务录入档案的准确性、及时性、真实性以及完整性直接作用于企事业单位未来的发展。这就要求各单位及企业规范财务档案管理模式，提高财务档案管理素养，将企事业单位的财务档案管理工作向标准化模式进行引导，切实将财务档案管理相关工作开展的更好。

1 财务档案管理的必要性

目前，企事业单位的财务档案管理相关工作于企业的必要意义主要有五方面，总结如下：

1）财务档案管理工作的开展有助于企事业单位负责人及时有效的掌握体制内部经济运转情况。

2）财务档案管理资料中不可或缺的一部分为企业-客户之间经济往来账目的详细记录，由此看来企事业单位建立完善财务档案管理流程可以为合作的双方留存下完整详细的财务信息等数据资料，可有效避免工作中因财务信息无法准确提供从而导致的商业纠纷。

3）财务档案管理工作在企事业单位的实施开展可以监督企业以及单位在账目、报表等方面的信息提供，保证数据准确、科学，同时保障企事业单位在参与社会经济活动时，有资料可追溯，合理安排资金投入配比，对企业及单位自身经济持久良好发展产生一定规范效应。

4）企事业单位为社会提供的财务档案管理相关资料能够充分详尽的反映企业及事业单位整体发展趋势，也能直观展示经济情况，国家政府借由此份资料可以预测企业及事业单位未来发展趋势走向，切合实际的制定符合企业及单位目前发展趋势的扶持政策。

5）财务档案同步详尽的将企业及单位的业务拓展情况、经济活动情况等记录在案，回顾这些资料可以为企业及事业单位总结实践经验，出现类似案件时可以进行有效指导，帮助企业及事业单位在发展浪潮中调整内部结构，适应变化多端的社会形势。

2 财务档案管理问题探究

2.1 财务档案管理人员的能力有限

多数情况，企业及事业单位的财务档案并没有聘请受过专业培训的专人进行管理，更多的是由会计员兼任此部分工作内容，但是会计员普遍对于财务档案管理相关系统知识了解甚少。所以在落实档案管理工作时，只是简单的将相关票据、报告进行收集整理，忽略了对不同的财务档案进行分类的过程，从而导致企业、事业单位在开展财务档案管理工作时无法形成有序化、系统化的管理模式。没有分类的财务档案管理虽看上去完成了整理任务，实则当员工在后续工作中查阅指定档案内容时，寻找档案就需投入大量的人力和时间，档案被利用效率大打折扣。此外，各单位并未形成规范的岗位工作制度，在人员工作编排方面同样存在许多问题，档案管理人员年龄小，相关知识储备量小，种种因素协同作用下财务档案管理的效果一直表现不理想。

2.2 财务档案管理相关组织机构配置不完备

建立并完善财务档案管理相关组织机构，不仅是国家制度法规的基本要求，也是企业、单位财务档案管理人员顺利开展工作的必要保障。然而，企事业中财务档案管理相关组织机构资源配置不完备，无法实现档案管理工作的专人专职，部门人员组织架构安排不清晰，兼职人员职责不明确，整体组织机构配置缺乏合理性，易出现人员工作分配分散的情况，从而导致财务档案管理效果不理想。

2.3 财務档案管理标准不统一

中国的《档案法》自1987年颁布至今贯彻落实已有30余年，然而在档案管理的实际工作中，因财务人员对《档案法》的普及度不够，《档案法》在执行中并未应用到位。其中最主要原因是部分单位负责人对于财务档案管理等方面的认知严重匮乏，没有重点关注此方面为题，致使实际工作中财务人员对《档案法》的执行过于形式化而未深入落实。集中表现为缺乏管理标准、相关政策法律执行力差等现象，导致企业、事业各单位财务管理工作无法稳步开展。

3 提升财务档案管理对策

3.1 持续提升财务档案管理技能

企业、事业各单位应持续提升财务档案管理相关技能，可定期对相关财务人员进行财务管理技能的培训，以培训手段持续提升企业、单位内部财务人员对于档案管理方面的综合素质。为充分调动职工参与内部技能培训的积极性鼓励企业、事业各单位出台系列奖励措施，对出色完成培训任务的职工给与物质、情绪双方面的激励，以点带线，点燃整体学习团队对于自我技能学习的热情。此外，还应建立必要的监督管理机制，旨在减少人员在进行财务档案管理工作时因大意出现的疏忽、遗漏等情况，以此科学手段保证财务档案管理的合理性，促使企业、事业各单位财务档案获得整体价值的大幅提升。

3.2 完备财务档案管理相关组织机构配置

完备财务档案管理相关组织机构配置最重要的元素为财务档案管理人员，个体是公司组织架构形成的基础。各企业将财务档案管理工作编写至财务部内部职工每年制定一次的年度工作目标中，并将档案管理最终效果展示与质量评估定义为绩效考核项目。同时重新梳理规划企业财务档案管理机构的人员组织框架，设立专人专案，必要时可通过人才引进等方式打破固有框架，切实完备机构人才配置。

3.3 构建统一的财务档案管理标准

构建统一的财务档案管理标准，此过程要求企业严格遵守国内法律法规（如《档案法》等）制定行业明确的标准，以此方式促进单位财务档案管理由无规矩可循的混乱模式转变为有法可依的标准化模式。在制定企业管理标准内容时，必须有相应条文保护财务信息的保密性，整理人对文档的立卷、管理，经手人对文档的使用、归档均应保密。规章制度需将整个财务档案管理流程进行细化，使每个流程均能实现有法可依。而在财务档案管理工作的硬件配置方面，提前分配档案管理室，并对文件做好防护工作，人员安排方面，坚持专人专管方案，共同实现企业财务档案管理最终目标。

4 结束语

综上，面对经济高速发展的国家形势，对财务档案管理既是挑战更是突破性发展机遇，企业、事业各单位负责人与财务专员需摆正态度，高度重视，应对形势，快速调整工作模式，强化企业、事业各单位财务档案管理能力。加大相关人才专业技能与素质的培养，科学完善组织架构，统一管理标准，切实提高各单位的财务管理水平。

参考文献

[1]姜桂华.规范财务档案管理提高财务管理水平的作用浅析[J].兰台内外，2018（02）：49.

[2]张婷.规范职院财务档案管理，提高财务经济管理水平[J].时代金融，2017（35）：206+211.