文书档案数字化管理研究与实践

蒋璀?罗娇?张锐?娄小永?甘利涛

摘 要：近年来，档案管理工作已逐步形成数字化档案管理体系，本文通过分析文书档案数字化建设的主要内容，研究探讨档案电子目录、全文数字化的管理模式及纸质档案数字化流程。

关键词：文书档案;数字化;管理

伴随全球信息化时代的全面到来，档案管理工作已逐步形成将现代信息管理理论和计算机普遍结合的现代化档案管理体系，即数字化档案管理体系。现阶段，各级档案部门已经普遍使用计算机辅助档案的管理，各类档案管理软件也已开发出来，并投入了档案管理的日常工作中。今后，数字化档案必将成为档案管理的主要存在形式。

1 文书档案数字化的含义

文书档案数字化处理就是利用图像扫描技术、数据压缩技术、数据存储技术等现代信息技术手段，对传统纸质档案进行扫描、录入等加工处理，将纸质档案转化为计算机能够识别的数字图像或文字，形成数字化档案目录数据库、原文数据库、多媒体数据库等数字档案资源，实现各类档案馆（室）纸质档案的数字化，提高档案信息的管理水平、利用效率，发挥档案信息资源的服务支撑作用。

2 文书档案数字化建设的主要内容

2.1 确定数字化处理的范围

纸质档案数字化处理工作应综合考虑档案的保管期限、档案年代、档案利用率等因素，明确哪些档案需进行数字化处理，哪些不必进行数字化处理。对于形成时间早、保管期限长、使用价值大、利用频率高，以及字迹模糊、纸张破损的珍贵档案，应优先安排数字化處理;对于形成时间晚、保管期限短、使用价值不大、利用频率低的档案，可以最后安排数字化处理。认真、详细确定纸质档案数字化处理的顺序，可以减少对纸质档案的调用次数和磨损，间接保护了纸质档案的安全。

2.2 制定档案数字化方案

根据档案数字化处理前的整理、统计情况，预估纸质档案数字化处理工作量，确定数字化处理的人员数量、设备数量、工作周期、经费预算等，制定纸质档案数字化处理的详细流程、数字化质量检查方案，尽可能降低数字化处理过程中的安全风险。纸质文书档案数字化处理工作技术要求高、工作周期长，一旦数字化处理的质量出现问题需要返工，将会造成很大的资源浪费，所以制定合理的数字化处理方案必不可少。

2.3 制定工作责任制

根据档案管理有关法律法规的规定，应制定纸质档案数字化处理的安全保管、安全保密工作责任制，完善数字化处理中各工作岗位责任制，档案管理人员要分工明确、责任到人，严格履行数字化处理中各工序间的交接手续，从纸质档案出库、预处理、数字化处理，到纸质档案的清点、整理、入库以及数字化档案文件的归档等，每个工序间都应安排专人负责，确保纸质档案与数字化档案文件的绝对安全。

2.4 加强档案安全保密意识

开展纸质档案数字化处理应选择具有数字化处理资质的外包公司，严格按照数字化处理方案开展工作，不得在数字化处理过程中发生纸质档案丢失、损毁等现象，不能因人为原因造成纸质档案污染、破损、断裂等，不得擅自将纸质档案带离工作场所;制定数字化处理过程中的安全管理制度、安全审查制度、安全考核等制度，严禁数字化处理人员私自复制纸质档案。

纸质档案数字化处理应在指定的场所内进行，场所内应配备消防设备、防盗设施、视频监控系统，不得在工作场所内使用与数字化处理无关的任何电器设备，禁止吸烟，不得在数字化处理工作台上饮水、餐饮等;制定严格的数字化处理工作人员出入制度，严禁无关人员进入数字化处理场所;制定灾害应急预案，以便灾害发生时能最大限度保护纸质档案的安全。

2.5 文书档案扫描处理工作

应严格做好纸质档案出入库及数字化处理过程中各工序间的登记工作，首先需要从档案库房进行调卷，办理好借阅手续，再将调出的案卷存放在加工场地的专用档案柜中，以确保档案的安全。扫描前，规范每份档案目录中的内容;拆除装订物;区分扫描件与非扫描件;检查原始档案有无问题，对有问题的案卷，及时备注和改正;发现破损档案及时修补，对破损情况需在档案前处理时进行详细的备注，以便在扫描时注意保护。在扫描过程中认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记单，登记扫描的页数，以确保不漏扫。

1）数字化文件图像扫描。在档案扫描文档存储格式的应用中，需要OCR数字识别的档案扫描为全彩多页TIFF文件格式，扫描分辨率大于等于200dpi，应避免重张、倾斜、模糊等图像质量问题，确保档案图像不重复扫描、不漏扫，保证电子图像的完整齐全，文档扫描完成后将图片转换为PDF格式。PDF文件不仅能够长期保存，而且能够在档案管理系统中快捷进行数字化档案文件的检索、利用。2）文书档案图像挂接。经档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检合格后，就可以在专业档案管理软件中对目录数据库和图像数据库进行一对一挂接，目录数据与图像数据相关联，实现档案查阅时不仅能查看档案的目录信息也能及时查看档案的原文信息。3）数据成品存储备份。对于经过档案前处理、目录著录、档案扫描、图像优化、质量检查最后形成符合行业技术标准规定和要求的最终数据。需要对成品数据进行存储备份，可采用两种存储介质进行存储备份，一是数据硬盘存储备份;二是根据交接清单提交规范编目的成品图像数据和目录数据，使用符合标准的单盒装DVD光盘一式3套进行刻录存储。对于档案目录数据和图像数据的刻录，同一档案不跨越两张光盘（同一案卷和同一份档案页数都需在同一DVD片内）。光盘表面标示光盘片编号，注明光盘内目录索引信息。

2.6 质量检查与验收

承担档案数字化加工的外包公司通常是在短期内完成项目的数字化处理工作，而档案管理人员无法逐个对图像文件进行校验。因此，在案卷入库时，档案管理人员应分批进行质量抽查，抽检中发现问题，档案管理人员应立即告知加工方进行整改.经过整改和复查，项目成果全部达到质量要求，方可入库。检查与验收既能保证档案数字化工作的质量，又能为档案利用、查询等工作的开展打下坚实的基础。

3 文书档案数字化成果应用

文书档案数字化，建立档案数据库查询系统，能够方便快捷地实现档案的归档、查询、检索、统计、盘点、开放及利用等功能，初步达到文书档案信息化，档案管理的自动化，并在一定程度上提高了档案管理水平，又保护历史纸质原始文书档案，提高文书档案利用率和共享能力。

4 展望

通过完成文书档案数字化加工处理，建立一套完整电子化文书档案管理系统，实现数字档案一体化综合管理，方便机关和业务科研人员快速检索查阅，为业务和科研工作提供更好的服务，也为其它档案数字化的开展积累了丰富的经验。文书档案数字化的实现，推进了信息化建设步伐，对最终实现档案信息资源共享这一目标起到重要作用，为早日实现数字化档案室建设奠定了坚实数据与技术的基础。

参考文献

[1]韩娟.文书档案数字化管理的策略探究[J].兰台内外，2019（26）：1-2.

[2]孙巍.文书档案数字化管理策略分析[J].档案时空，2018（10）：46-47.

[3]童庄慧，孟娜，徐凡媛.纸质档案数字化工作中存在的问题及对策[J].兰台世界，2019（2）：48-50.

[4]张厉玮，宋志敏.纸质档案数字化加工工作经验浅谈[J].山东档案，2019（1）：49-50.

作者简介

蒋璀（1985-），女，甘肃，档案馆员，本科，重庆市地震局，研究方向：档案管理、图书资料管理。