浅论社会化整理模式中档案电子数据的安全管理

郭琪

档案整理，是指将处于无序状态（原始状态）下的档案按照一定的逻辑顺序，通过基本的分类、组合、排列和编目，使之趋向条理化，构建成有序的档案保管体系。近年来，社会化整理模式成为档案界较为流行和广泛使用的一种整理模式，简单来说，就是借助社会力量，以外包、协助等形式，综合运用多种辅助整理方法，尤其是运用计算机辅助等现代科技手段来完成档案的整理。这种模式最为突出的特点在于：可以形成一定规模的整理团队，将整理步骤细化至最小的工作单位环节，多人多环节同时操作，工作效率大为提高。

中国第一历史档案馆（以下简称“一史馆”）自2011年开始，逐步引入相关行业的外包服务供应商，进行馆藏明清档案整理的深度合作，至2019年为止已经完成了千万件量级的明清档案的整理。笔者多年来在一史馆从事社会化整理项目管理岗位工作，对于在整理过程中档案电子数据的安全管理积累了一定的经验，现抛砖引玉，以求教于方家。

一、社会化整理模式中档案电子数据的产生

档案的社会化整理模式，从数据管理的角度上说，即利用社会专业力量的参与，基于计算机数据管理与多环节数据流程控制等多种辅助方式来完成档案整理的模式。一史馆在确定采纳社会化整理模式后，基于自身拥有丰富的整理经验和相当数量的专业整理人员，选择采用与服务供应商合作的方式，即由本馆档案整理部门提供专业知识与技能的培训，由供应商提供人力与技术支持的模式。在整理过程中，档案整理部门负责提供整理对象（明清档案），并对供应商提供的整理人员进行整理对象的基礎知识等培训，以及项目进行过程中的宏观监督管理、质量检测与控制、基础后勤保障等，原有的专业整理人员转化为培训、监管、终端质检等各岗位的管理及操作人员;供应商则负责招聘新的批量化整理人员并为其提供基础技能培训，以及配备计算机等档案整理数字化设备，依循档案馆及档案整理部门的要求，在其监督下实施具体的档案整理工作。

在传统的整理模式中，文件级整理作为最基础的整理层级，一般包括分件、排序、编制秩序目录、装具信息标示、备考表信息录入等，这些环节多为手工完成，且文件级档案无独立包装（部分档案因历史原因等保留原始独立包装，但不作为固定要求），其主要信息依据纸质的秩序目录，此过程主要依赖一人完成，质检交由另一人完成。此时产生的数据多为过程数据，载体为纸质。在这一整理模式中，馆藏档案电子数据的定义为：“……馆藏档案电子数据，是指利用本馆馆藏明清档案资源加工生成的以各种电子数据格式记录于磁带、磁盘、光盘等载体的电子数据，内容包括馆藏档案目录数据、文本数据、图像数据（含扫描、数码拍照、胶片扫描）等。”（《中国第一历史档案馆馆藏档案电子数据安全管理规定》）这里所说的电子数据是指档案整理完成后的结果数据。

而在社会化整理模式中，档案电子数据的概念发生了变化。根据《“一史馆”档案整理社会化项目实施流程》，在档案整理之前即形成调研数据，并作为基础比对数据进行录入存档，整理工作正式启动后进入流程化管理阶段，根据整理程度等要求可以分为分件翻拍、双机摘录、条目质检、排序打印、组卷等环节。其中，分件翻拍环节，需要将文件级档案按照标准进行分件并重新打包作为案卷级基础，该环节形成的档案文件数量、是否有文件级组合等信息均录入计算机，移交下一环节使用;双机摘录环节，在档案分件基础上，对每一件档案进行基础信息如责任者、时间、文种等的摘取，补充完善前端环节移交过来的档案信息，移交下一环节使用;条目质检环节，比对档案实体与前端移交过来的档案信息，检查文件级档案的整理质量，最终录入计算机形成目录等质检数据。如此，每一个环节均对前端环节的档案信息进行补充与核校，最终形成完整的档案文件级电子数据，以及在此基础上形成的案卷级电子数据。在此模式中，档案整理过程中产生的虽然也是过程数据，但已脱离了单纯的纸质载体，进入了计算机的网络化载体中，属于电子数据的范畴了。

档案整理中形成了大量的电子数据并被纳入到规范的体系中，这使得档案的查询、检索、修订、更改等功能的速度与效率都较以往有了大幅度的提高。与此同时，档案电子数据的安全问题也成为了整理过程中一个非常重要的管理方面。那么，基于一史馆的整理实践，这些档案电子数据具有哪些特点呢，在具体的整理过程中，又应该如何进行安全管理呢？

二、档案电子数据的新特点

从一史馆的整理实践可以得出一个结论，即相对于传统的历史档案整理模式，在社会化整理模式中之所以要加强整理过程中的档案电子数据安全管理，主要是因为电子数据的存在感已经大大加强，其作用于各个环节，存储量级从GB级达到了TB级，并成为了整理成果的重要存在形式之一。而这种档案电子数据与以往相比，还具备了以下四个特点。

（一）易修改。由于档案电子数据存储在计算机上，就具备了易修改的特性。传统的历史档案整理模式中，几乎所有的环节均由一人完成，其操作过程及结果多保存在纸质载体上，修改时极易留下痕迹。而在社会化整理模式中所产生的电子数据均保留在计算机及服务器上，其修改痕迹不易显露，且在环节流转中也存在更改可能，修改的效率和便捷度大为提高。

（二）延续性。传统的档案整理数据往往基于某一个全宗或者某一个项目，具有该全宗或项目的独特性，这就使得这些数据及整理经验具有一定的非延续性。而社会化整理模式中产生的电子数据，是建立在涵盖了所有整理对象的整理规则之上的数据，可以随时根据需要进行修改、调取、整合等，时效性与延续性较过往更强。

（三）可追溯性。传统的档案整理模式中，很多时候是由一个人完成大多数环节，往往难以记录下整理过程中的所有问题，许多问题难以追溯，即便需要追溯，更多的也是依靠个人的回忆和工作记录，准确性相对较低。而社会化整理模式则是将整理过程的各环节分解到最小的操作单位，每一个环节负责人或操作人只需要完成最简单的工作，并且所有操作痕迹均由计算机等设备负责存储保留，环环相扣，可追溯性与准确性大大加强。

（四）网络化。在过去，档案电子数据的作用主要是存储与备份，而档案经过社会化整理，无论是过程数据还是终端数据，其产生、存储、流转、转化均建立在网络化的基础上，不仅可以减少大量的实体存储空间，也为今后利用提供了多种可能性，譬如电子数据的图像化、纸质化等均相较过往更为方便，要提供给利用者使用时也能更为简便快捷。

三、档案电子数据的安全管理

（一）环节安全

在流程化管理中，环节安全主要包括场地安全管理、设备安全管理、人员安全管理、存储流转安全管理四个方面。

1.场地安全管理

档案整理工作场地，由专门的安保部门进行监管。具体措施包括：（1）档案馆需提供足够的监控端口并确保实时监控;（2）对整理各环节进行合理分区并固定工作区域;（3）计算机内部联网，做到实时全网数据抓取及监控;（4）由专人负责巡检场地并建立签到制度，场地随时确保有两名或以上巡检员;（5）实行门禁制度，双人开启及关闭场地进出口，所有进出场人员通过指纹、面部识别等技术严格进出场管理;（6）制定专门的场地安全管理制度，严把“水”“火”等安全隐患关口，并随整理过程不断完善，等等。

2.设备安全管理

档案整理环节主要依靠电子设备，包括計算机、打印机、摄录机等。所有电子设备均需在档案馆的监管之下，并分级设置相应权限，包括但不限于开发专门的档案整理软件、形成局域网数据流转、封闭外接端口等，并对手机、照相机、录音笔、U盘等具有拍照、摄录、扫描、复制、存储等功能的电子设备严格控制，设立专门的保管区域以供存放，禁止带入整理现场。

3.人员安全管理

由供应商负责招聘的整理人员入场前需要取得户籍（或居住地）所在地公安机关的相关证明，此证明由档案馆根据整理对象的重要性等因素酌情控制。入场前，需对所有整理人员进行专门培训，包括但不限于整理对象的基础知识、场地安全管理制度、计算机使用知识、专业档案整理软件的使用等。入场后，根据场地安全管理规范进行人员管理，并对人员更换、离职等做好预案，确保数据不随人出场。

4.存储流转安全管理

档案整理的电子数据自分件翻拍环节开始产生，通过局域网进行流水线运转，不断进行补充与更改，直到最后形成整理终端数据。而所有电子数据的存储和流转均在局域网上，存储在档案馆指定的服务器上。基于此种模式，一方面，要在整理现场设置专门人员负责计算机及整理软件的安全管理，包括故障排除、软件更新等，另一方面，由专门软件对整个局域网进行监管，确保其封闭性，断绝与外网联系，定期进行安全监视与检测。

（二）硬件安全

硬件设备的安全管理主要指计算机等档案整理设备的安全管理，一般来说，在设备的入场、临时出场、最终出场三个环节较容易发生电子数据安全隐患。

1.入场环节。由于档案具有原始记录性，无论是作为公务档案还是私人档案都应该受到严格的保护，因此，确保档案整理过程中档案信息不被盗取是非常重要的，而档案整理设备作为档案电子数据的运行载体，安全性值得重视。

入场前，需要对计算机等档案整理设备进行采购，通过政府采购或项目招标等方式选取信用度高的专门生产商。所有设备入场前需由安全部门进行安全评估，包括硬件检测和软件扫描，确保不存在木马病毒，不存在存储、记录、发射信息等隐藏功能等。同时，针对非固定设备（照相机、手机等），除了等同固定设备的管理外，鉴于其易转移性，更要加强使用人员的管理。

2.临时出场环节。该环节是指设备由于软硬件故障、异地使用等原因需要临时出场。这就需要档案馆在设备出场时做好记录，对电子数据进行出场及场外监控，确保无数据流失。凡是临时出场返回的设备，均需经由安全部门重新进行安全监测后方可再度进场。如果存在设备更新，则新设备需要按照入场环节要求处理。

3.最终出场环节。相较于临时出场环节，设备的最终出场具有难以追回的特点，因此，当计算机等设备最终出场时，需由档案整理部门进行数据检查，安全部门进行软硬件专业监测，形成最终记录存档，全过程由专人负责监管，并相应保留计算机等设备接收方信息一定期限。

（三）软件安全

1.档案整理需要由外包服务供应商根据档案馆的整理需要设计专门的整理软件，并通过档案馆安全部门的监测。此外，还需要配套设计档案整理专用局域网络的监管软件、设备安全监测软件等。

2.档案电子数据的转移。在整理过程中，多数环节均涉及到档案电子数据的转移，如环节间档案信息的传递、最终数据的出场等。因此，要专门针对电子数据的转移制定相关管理制度及履行流程。如果进行网络移交，则需要指定网络路径、服务器、时间、下载计算机等，如果进行存储介质移交，则需要执行双人或以上交接，指定场地、人员、时间等，双方甚至多方签订相关交接文件，并全程监控，而所有的交接文件都需要做好备份存档。

作者单位：中国第一历史档案馆