电子档案异地异质备份的应对策略

张付平

一、电子档案异地异质备份的必要性

（一）异地备份的必要性

公元前11世纪建立的周王朝，对许多重要档案都要求录写副本，分存于不同机关。这种为档案建立多套副本并在多处保存的制度，既便于安全保管，又便于多方利用，历代都沿袭这一做法。历史经验告诉我们，由于档案的不可再生性，异地备份非常必要。特别是新时期信息技术革命中电子文件，更是为档案收藏保管和利用能力提出了严峻考验。电子文件的丢失损毁和不可读，直接影响到记录和利用，清空一段历史记忆也是极有可能的。

为此，国家出台了相关法规依据，为电子档案异地保存提供了法律支撑。国家标准《电子文件管理规范》中第7.5.2.2条规定：把带有标识的电子文件集中、拷贝到耐久性的载体上，一式三套，一套封存保管，一套查阅使用，一套异地保存。”在国家标准《 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中也明确指出，电子文件至少一式两套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）必要时，复制第三套，异地保存。

（二）异质备份的必要性

计算机技术迅速变化的特性以及数字存储媒体寿命的短暂性，使数字对象的长期保存成为信息时代面临的一个世界性难题。相较于传统档案载体，电子档案具有寿命短、易破坏、难恢复、依赖特定设备读取等致命弱点。但电子文件做为信息社会的主要生成档案，又具有不可替代性。电子档案异质备份是档案信息化建设的基本原则和发展趋势，必须坚持不动摇。

1.异质备份能减少电子文件自身缺陷造成的损失

国家档案局前局长杨冬权提出“只要电子文件的致命弱点还没有完全被克服，我们就不得不在保存电子文件的同时对它进行异质备份，把它转化为不易被篡改但又易于识读的其他载体文件。”电子档案一定要转换成不同载体进行保存，才能确保电子档案真實、长久地保存下去，为社会所利用。

2.异质备份能够维护电子档案信息安全

2001年震惊世界的美国五角大楼被爆事件。当时，大楼中的多数公司因为重要信息的毁灭，而宣告破产。但却有极少数公司因为在异地设有重要资料信息存放地，而幸免于难。仅仅在30个小时就全面恢复了正常业务工作。而在 “5.12”汶川大地震中，四川东汽厂损失惨重，但却在废墟中找到了电子文件的缩微品备份，为灾后恢复生产发挥了重要作用。通过异质备份，电子文件转化为数字影像，起到了档案留存的作用。考虑到灾害的不确定性和信息化的深入性，异质备份仍是保证电子文件信息安全的根本有效方法。

3.异质备份可最大限度延长电子档案的使用寿命

纸质、胶片等传统档案载体保存期限可达几百甚至上千年，但电子档案的寿命则取决于其载体、甚至其特定读取设备的寿命。将电子档案转换成不同载体进行异质备份，可以有效延长其使用寿命，最大限度发挥其历史记忆功能。

二、电子档案安全备份存在的问题

（一）与国际电子档案技术不融合，缺乏科学系统指导性强的收录保管程序

电子档案异质异地备份，缺乏对国外电子档案先进经验和技术的学习吸收，与国际电子档案保护界接轨缓慢。比如，最近，英国国家档案馆呼吁公众积极参与填写在线文件格式条目，或者添加指向创建格式的软件公司链接，提供不同格式的示例文件或帮助开发格式签名等。这些新成果研究，为数字文件格式登记系统开创了一个全新的视角。而我国电子档案安全相关规定中，只有宽泛的要求。缺乏系统科学程序的支持，指导性和可操作性强的业务流程尚未形成。虽然辽宁等部分省市做了积极的探索，总结了一定的经验。但对于异质备份的存储格式、存储载体、归档程序、安全检验、补救措施等各方面，缺乏具体成熟统一模板和详细流程，对国家、省、市、县各级档案馆的实际情况，缺乏分类别、差异性、示范指导性的业务规范流程。

（二）防灾危机意识差，资金来源困难

2008年，四川汶川大地震之后，该项工作开展顺利。各地档案馆主动结对，进行电子档案备份。但由于重大灾害发生机率低，人们对电子档案的安全危机意识逐渐减弱。思想认识不到位，危机意识差，特别是异质异地备份需要动用大量人力物力财力，技术缺乏、资金来源困难，直接影响该项工作的深入开展，特别是部分市、县级档案馆，仍然停留在传统档案收集保管中，该项工作开展成效不大。

（三）电子档案安全面临严峻挑战

信息技术在档案行业的广泛应用，一方面提高了档案工作的效率和社会影响力;另一方面对档案工作提出新的要求。电子档案信息的安全保护面临着前所未有的挑战。电子档案具有存储密度高、容量大、存取方便、支持远程传输等优势，但存储介质保存时间短，信息易丢失。这主要是档案存储介质更新频繁，存储格式多样，兼容性通用性差，从8寸盘、5寸盘、3寸盘，到CD、DVD，再到蓝光盘等多种品种和用途，技术更新换代非常快。其贮存及周边环境的要求较高，读取技术和设备也存在高频率淘汰性。同时管理费用高，更新难度大。新型载体生命周期越来越短，技术不过硬、黑客入侵、电脑病毒等因素，使保管成本越来越大，档案安全工作面临巨大挑战。

（四）异地备份选址不科学

我国幅员辽阔，地域广大，这为异地备份提供了更多选择机会。但目前我国异地备份选址时，过多考虑空间距离足够安全、存储技术条件科学先进等问题，没能综合考虑地理、环境、气候、温度等多重因素，特别是要杜绝在同一地震带和地质自然灾害高发区的地区选址，才能有效避免异地备份出现问题。

三、电子档案异地异质备份的应对策略

（一）拓展国际思维，借鉴先进，构建档案命运共同体

在科技发展和电子文件管理逐渐成为主流的背景下，积极倡导全球档案治理观，以全球化的眼光和视野，利用国际思维，积极主动吸引国际先进电子档案新成果新经验，缩小构建全球档案命运共同体的差距，促使我国档案信息化建设、标准法规制定等方面实现突破，进一步推进我国档案事业的发展。比如澳大利亚政府明文规定，重要电子文件分散保存，必须保证至少一份是离线保存。列出重要文件清单，对重要优先级同时还要备份系统和应用软件、说明文档、密码、序列号以及其他计算机所需的信息。具有保存价值的电子文档必须移交国家档案馆。丹麦国家则采用最先进的蓝光光碟，按照统一格式存放，文件检测系统，定期检查，保证正常使用。

（二）加大宣导力度，与时事结合，引发全民关注热潮

通过新媒体等宣传手段，让档案安全从幕后走到台前。加大档案服务社会、服务民生的力度，除了传统的办展览、办培训等方式外，要充分利用互联网等各类新媒体宣传平台，制作微信公众号、网站、制作类似于《国宝会说话》《我在故宫修文物》《改革开放四十年》等各类视频节目，引发大众对档案的认同感和关注度。中央档案馆在新中国成立70周年前夕，其官方网站重磅推出“从‘五一口号到开国大典”大型档案文献专辑。其中涵盖文件、书信、手稿、照片录音、影片等多种载体。特别是12分钟开国大典彩色影像档案，引发社会的强烈关注和广泛好评。档案的重要性、珍贵性不言自明。我们要主动将档案工作与社会关注的热点焦点事件紧密结合，善于用档案的视角来解读新闻，引导好群众和社会对档案安全的关注度，进一步推动社会对档案的历史责任感和抗风险意识的有力提升。

（三）保存国家记忆，科学统筹，构建全国档案容灾中心

在国家层面，建设全国性的档案安全容灾中心。目前，全国各地在电子档案备份工作中，优劣各异、进展不一。国家在加快档案安全相关制度、技术手段及程序的研发外，也要充分考虑过渡阶段，市县级重点电子档案的留存备份问题。应该每年形成重点档案集中备份要录，将全国重点档案分批分次收存备份保管，确保下级市、县重点电子档案安全不流失。市、县（区）档案馆数据异地备份可以建立VPN虚拟专用网，通过FTP传输需要异地备份的电子档案数据。国家数据中心通过虚拟专用网络及加密隧道，各市县安装客户端软件，访问上级数据中心的服务器。通过虚拟磁带库将汇总的电子档案数据同步至异地备份中心。

（四）加大研发力度，规范标准，强化电子档案安全风险管理

档案管理的标准化进展缓慢，制约电子文件的整理与归档。正确评估当前檔案工作实际情况与新兴信息技术发展水平的适应程度，并着力构建档案信息安全风险管理框架。首先要加大研发推广示范性档案信息备份管理系统。从电子档案的信息来源、收集、管理、利用等全方面进行管控。目前，可选择的备份方式分为离线备份、在线备份;按照备份的数据形式选择可分为文件级备份和应用系统级备份。其二注重电子档案的安全性，明确电子档案信息存储评价指标体系。电子档案存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性和完整性。文本文件为TXT格式、PDF格式，WPS、RTF格式要转换为以上格式存储。图像格式为TLFF格式、JPEG格式，无法转换以上格式的图片应按原格式存放并将有关软件和计算机系统信息一样存档。扫描仪获得的图像电子档案，光学分辨率不低于200dpi，照片档案分辨率不低于600dpi。其三光磁存储是电子档案的优先策略。利用蓝光存储的安全性、易用性和经济性，实现电子档案长期保存和异质异地备份。一是安全性，它利用无机相变记录膜，较CD/VCD的“有机色素”技术，存储信息更稳定、时间更长。防磁、防水、防潮、防黑客攻击。二是高容量，单张蓝光光盘容量已达到300GB，甚至更多。三是经济性，对环境要求低，保存期间几乎不消耗能量，无需空调散热，长期保存的情况下（12年以上），光存储能耗只有硬盘存储的1/500。真正的静态长期存储，无需迁移和更换硬盘，跟纸质文件保存状态一样。蓝光光盘寿命在50年以上，而我们的存档时间分为10年、30年和永久，覆盖了10年和30年的存储期限，保留了相当的时间余量。简便的管理和低成本，无需过多人工和成本投入。

蓝光存储与目前磁盘存储相结合，利用磁盘高速性实现电子档案的日常应用，利用蓝光安全性实现电子档案的备份与异地存档。两种介质确保不会出现同一种故障模式。结合两者优势，既保证数据安全低成本又兼顾应用，是电子档案长期存储的优选策略。

新媒体是一次全新信息革命，它使档案管理由数字化向数据化的历史转变成为可能，但档案工作数据化全景在现阶段还难以完全实现。做好电子档案的异地异质备份就更显重要，要充分考虑成熟的技术和应用环境，筑牢电子档案安全防火墙，进一步推动档案工作更好地服务国计民生。