太和县自然资源和规划局档案库房安全管理要点分析

朱梅

摘 要：本文简述档案库房安全管理常见问题，以太和县自然资源和规划局档案库房的安全管理工作为例，分别从管理者意识、安全制度、数字化管理三方面阐述安全管理工作要点。

关键词：太和县;自然资源和规划局;档案库房;安全管理

引言

太和县自然资源和规划局档案库房保存了大量有关国土资源、工程规划、乡村建设、用地档案等方面的档案信息。由于档案种类及数量大，对于档案库房的安全管理提出了高要求。档案管理人员的管理水平与档案安全管理工作水平存在直接关系，为保证档案管理的规范化，需要明确档案管理工作要点，为档案库房安全提供保障。

一、太和县自然资源和规划局档案库房安全管理问题

在档案管理工作中，由于档案库房中保存有重要的档案材料，因此档案库房安全管理是档案管理的重点工作内容。而目前的档案库房安全管理工作中仍然存在以下几方面的问题：

第一，管理层和基层工作者对档案库房安全管理的重视程度不足，同时缺乏责任意识与管理能力，导致档案库安全难以保障;

第二，安全管理机制不健全，未能设立有关档案出入、安全、清洁等方面的专项制度，导致管理措施落实不彻底;

第三，档案的信息化管理落实不到位，导致库房中硬件、系统、设备、档案存储等存在安全隐患。

二、太和县自然资源和规划局档案库房安全管理要点

（一）提高管理者安全意识和执行力

档案管理人员的责任感和执行力是太和县自然资源和规划局档案库房安全管理工作水平的重要决定因素。管理者提高对安全问题足够重视，将管理措施加以落实，有利于保证档案库房的安全性。具体可从以下几方面入手。

1.提高管理层重视

领导层加强重视能够促进档案管理工作的更好发展。在档案库房管理过程中，需要通过增加宣传力度，提升领导层对于库房安全管理的重视程度，将此项工作单位发展进行有效结合，增加资金支持力度，购置库房安全设施。在太和县自然资源规划局档案管理过程中，管理人员通过不断努力，使领导层认识到档案馆安全管理的重要性，并在年初制定管理资金预算时，将库房设备、环境等改造工作纳入到本单位总体工作计划当中，保证库房管理资金的充足。与此同时，管理层领导还需要将综合素质高、专业能力强、有责任心的人员引进库管队伍内部，提高库管队伍的整体素质，为库房安全管理工作提供人才保障。

2.提升工作者责任意识

大量实践表明，档案库房的安全管理工作和工作者的责任感息息相关。为防止本单位重要的档案资料出现破损、污染等问题，需提升工作者的责任意识，落实日常安全保护工作。太和县自然资源和规划局在档案库房管理工作中，将提升工作者责任意识作为工作重点，树立“保护国家资源”的管理理念，提高工作者的使命感以及责任感，使工作人员能够自我约束，严格遵守档案库房的管理制度，按照安全标准展开各项工作[1]。

3.提升工作人员综合素质

档案库房的安全管理，离不开人才的支持，只有工作人员具备较高的管理水平以及综合能力，才能保证档案安全。对此，太和县自然资源和规划局在档案库房的安全管理当中，重点加强工作人员的培训工作，不断提升管理者的执行力。在培训过程中，通过运用安全培训、专家讲座等方法，拓宽工作人员学习途径，使其掌握更多档案库房的安全管理经验，在实践当中不断强化自身能力。同时，在管理工作队伍当中筛选出学习能力强的工作人员，到上级机构当中交流学习，学习更多先进的管理经验，将其应用到自身的管理工作当中，增强基层人员的档案管理安全意识。此外，还在档案管理者的培训和学习过程中运用了激励措施，如报销差旅费、带薪学习等。激发档案管理人员的学习热情，促进档案管理人员积极学习更多管理知识，有效提升了太和县自然资源和规划局的档案管理工作水平。

（二）健全库房安全管理机制

1.出入管理

虽然档案库房管理者为档案安全的管理主体，但若管理制度的规范性不足，也可能导致档案受到破坏。“出入管理”是檔案库房管理的重点内容，因此，需要建立完善的“出入”制度，以便保证档案安全。

太和县自然资源和规划局在档案库的入库人员管理方面，重点加强对人员进入库房时间、方式的限制。在档案借阅、归还时，需要填写登记簿，由管理人员、借阅者共同核对档案是否无损坏、涂改和缺失等问题。档案的借阅时间为2周之内，逾期不还时管理人员要对借阅人员进行提醒督促。档案管理过程中，结合业务要求，编制档案目录、立卷说明、位置索引和文件索引等。同时，管理者需要提升档案保密意识，建立保密制度，按照各项规章制度开展工作，保证档案不发生丢失、损坏和泄露等问题。在未经批准的情况下，管理者不可将档案带出办公区域，也不可转借他人。此外，管理者在接待查阅人员过程中，还应做好保密工作，借阅机密档案时，按照审批流程，在保密手册上记录摘抄。

2.安全检查

档案库房的安全检查主要目的为排除安全隐患，工作内容包括制定安全检查制度，展开定期、非定期形式的安全巡检工作。太和县自然资源和规划局制定月度管理人员检查制度，每个季度要由办公室、档案室共同完成巡检，之后编写检查报告，及时整改相关问题。进行安全检查时，重点对库房内的设备、电路、安全器材、门窗等展开检查，填写安全登记表，保证库房达到“八防”规定要求。同时，对档案进行定期检查，观察其老化、自然磨损和霉变等情况，及时制定修补措施[2]。

3.清洁管理

为保证档案库房的安全，需要从卫生层面入手，关注档案库房的清洁情况。太和县自然资源和规划局在档案管理过程中，定期使用吸尘器清理库房灰尘，防止档案出现霉变。清洁库房时明确“架上无灰”、“档案无尘”、“窗台清洁”等要求。同时，为人员配备清洁工具。此外，在档案库房内，禁止堆放杂物，适当使用驱虫药物，防止档案出现虫害、霉变等问题，营造干净、整洁的档案库房环境。

（三）落实档案的数字化安全管理

自然资源档案信息的管理中，数字化是一种重要的发展趋势。开展数字化管理时，档案信息量多，管理过程涉及的人员、单位和流程复杂，因此安全管理措施的应用十分必要。档案信息包含重要机密文件，进行数字化安全管理时，可从技术层面和管理层面“双管齐下”，保证档案库房的安全，为电子档案数据库的形成奠定基础。

1.保证硬件安全

档案库房中的硬件设备主要包括主机、硬盘、CPU、数据记录设备等。在上述设备出现故障时，可能导致系统瘫痪，造成数据丢失。同时扫描仪、显示器和打印机等设备的故障也会对硬件安全造成不利影响，因此，在管理过程中，需要对档案库房中的硬件设备进行定期检查和维护，保证设备使用安全。

2.系统安全

为保证太和县自然资源和规划局档案信息库安全，需要从网络存儲、冗余磁盘等方面加强安全管理工作，具体措施包括使用IBM硬盘存储重要档案数据;利用备份硬盘进行异地备份，提升系统运行的安全性;借助冗余技术增加档案存储量;将两台计算机进行互联互通，防止数字化档案数据发生丢失问题。

3.设备安全

在档案库管理过程中，为了保证网络设备的安全，需要规范布线形式，强化信息、设备之间的交换能力，设置备份线路，为系统故障发生时备份扩充奠定基础。同时，为提升档案信息的安全性，针对机密档案，还可根据硬件设备的实际情况，购买防火墙产品，并使用滤波路由，提升设备的安全性能。

4.存储安全

档案库机房当中保留了少量档案数据。针对定期存储在机房内的关键数据，需要做好设备的防火、防潮、防磁场保护工作。对于机房外部未复制的档案数据、重要记录等，需要将其置于防火、防潮的房间当中。只有管理人员才可拥有磁盘、光盘等管理权限。对于数据的访问过程要做好详细记录。磁盘销毁之前需要将其中的数据及时消除，由安全管理人员负责销毁工作。档案库房管理人员主要负责将备份文件转移至安全存储地点[3]。

结束语

总之，档案资料是国家的宝贵财富，档案管理工作肩负着记录历史、服务社会和造福人民的重任。档案库房的安全管理作为一项重点内容，可保证档案数据的安全。因此，管理者需提高意识，完善管理制度，保证信息化管理的规范化和科学性，为档案事业发展提供保障。

参考文献

[1]廖国玲.影响档案库房安全因素及规避对策[J].兰台内外，2019（18）：13-14.

[2]张思文，胡建.浅谈档案库房安全管理再改造[J].治淮，2018（02）：32-33.

[3]游嵘.规范档案库房安全管理的对策剖析[J].海峡科学，2015（08）：52-53.