浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

陈庆娟

摘 要： 进入二十一世纪以来，社会高速发展，科技不断进步，目前我国的档案管理基础工作已经成为社会关注的重点，如今的基础工作系统在一定程度上受到很多重要因素的影响，主要有时间、地点、重视程度、技术、工作人员的因素等。所以，为了加深对档案管理基础工作的认识以及发现目前档案工作中的不足，笔者结合档案管理基础工作的重要性和作用对相关工作进行深入探讨，从而有效提升整体档案工作水平。

关键词： 档案管理;基础工作;现代档案管理;作用分析

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）01-0291-01

引言：档案管理是企事业单位日常工作的重要组成部分，主要是对档案文件和信息进行管理的过程。随着信息时代的来临，档案管理也从传统纸质档案衍变到了电子信息档案，但是，档案管理的基础工作对于现代档案管理工作仍然具有重要的作用。本文将就档案管理基础工作在现代档案管理工作中的重要性和作用进行深入的探讨和分析。

1 档案管理基础工作的重要性

档案基础工作作为档案管理的重要组成部分，体现着档案管理的基本水平，它不仅关系着档案利用的质量和服务效率，还关系着档案现代化管理水平的高低，是开展工作的前提，如果没有档案基础工作的支持，现代化的档案管理便是“无源之水，无根之木”，所得出的各种数据分析和结论便根本没有有效性。所谓档案管理基础工作主要包含档案信息的查询、登记、装订、注销和分类。其中档案信息的登记，是将常规性的册、单、表等使用在档案整理、利用、进出和保存等方面的记录工作中，从而形成完整的原始档案，并且保证档案的安全性、完整性。在档案管理基础工作中，档案健全管理是非常重要的工作项目，可以保证档案的完整，提高档案信息的使用效率，节约大量的人力，使档案信息的检索更加快速。有效开发档案管理工作项目能够为使用者提供更好的服务，也能够完善档案基础工作，同时，现代化档案管理水平也可以得到提升。

2 档案管理基础工作在现代档案管理中发挥的作用

2.1 促进了档案管理的标准化和规范化。现代档案管理的主要作用就是提高档案管理水平，而档案管理基础工作主要就是对相应的信息进行分类、整理和归档。可是，如今大多数单位对此项工作缺乏重视，有很多的无用档案一直存在，并没有及时进行清理，这严重阻碍了档案管理工作的顺利进行。在正常情况下，作为档案管理工作人员应该将一些旧档案及时进行清理，并且将有用的档案与新的档案进行相应的组合，这将在一定程度上使档案管理水平和工作效率得到明显提升。另外档案的管理是否具有一定的标准化、规范化和档案的应用搜索率是有着密切关系的，所以，合理地实行档案管理基础工作将会在原有基础上加速档案管理水平的标准化和规范化。

2.2 提高了档案管理的工作标准。社会经济的发展，促使人们提高了档案管理工作的要求。由于档案管理发展的较为迅速，而在管理过程中，工作人员的能力无法满足现代化档案管理需求，则无法让档案管理工作得到发展。为了提高现代档案管理工作效率，应该有意识的培养档案管理工作人员的管理意识，使工作人员能够了解档案管理基础工作重要性;也要注重培养他们自身的基本能力，从而使档案保管工作得到科学、全面的监管，档案信息的安全性得到有效保障。同时，应该制定专业化的管理责任制度，使工作人员能够铭记自身的工作职责，保障档案管理工作的顺利进行;还可以利用奖罚制度，激发他们的工作积极性，从而有效完善档案管理工作。

2.3 促使档案信息检索工作顺利应用。在进行档案信息管理的过程中，档案信息的归档和录入是最基础的档案管理工作，只有掌握基础的档案管理工作，并且能够将档案基础工作执行到极致，才能够进一步提升档案信息的现代化管理水平，保证档案信息的准确性。做好档案基础管理工作，能够为使用者提供完善的檢索功能，并且便于使用者查找有效的档案信息。社会科技的不断进步，网络信息化技术不断的应用到档案管理中，从而使档案管理工作更具有公开性，不断完善的档案管理基础工作，使档案管理工作与现代化技术接轨，并且迅速提高了管理的效率和水平。在人们进行数据信息检索的过程中，只有保障数据信息、案卷号等信息准确无误后，才能够提供完善的数据信息检索服务。另外，应该创建专业化的档案信息收集小组，收集、整理档案信息，编制规范化的目录，然后装订成册进行保存，从而节约档案管理工作人员数据收集、整理的时间。

2.4 保证了档案信息的真实性和有效性。在档案管理工作中最为看重的就是其信息是否具有一定的真实性以及有效性，并且这个主要是受档案信息分类的影响，由此可以看出档案分类在整个工作过程中占有十分重要的作用，同时也为档案管理的查询工作提供了相应的便利。认真做好档案管理的各项工作，同时也加强信息技术的合理应用，这样在一定程度上会加速工作人员对档案信息的搜索和使用。所以，可以看出，如果想要准确获得自己想要的信息，那么必须要做的就是对档案信息进行相应的分类管理，所输入的信息必须要能够保证其准确性，而且还要做好一切补救措施，出现错误时能够及时进行解决。

2.5 加速了档案信息的应用效率。档案管理基础工作水平的提高有利于日后档案应用效率的提高，同时还能使档案内容在分类上更加准确，在一定程度上提升了整体的档案管理水平，并且在信息处理方面，它会首先将重要的信息进行优先处理，之后依次处理次要信息，这样能够帮助工作人员筛选出具有重要价值的档案信息，加速了档案的应用效率。另外，当存入档案的时候，必须要对其相关的档案检索进行完善，这样方便对日后相关档案信息的查询。

结语：综上所述，信息时代的主题是信息化建设，将档案管理进行信息化建设不仅可以提高档案管理的效率也可以提高企事业单位对档案的利用率。档案管理是企事业单位的重要管理部门，对档案进行科学合理的管理十分必要，而科学合理的管理也同样离不开档案管理的基础工作，如果基础工作不牢靠，那么在进行处理时往往会手忙脚乱甚至不知该如何管理，所以信息时代档案管理的发展必然重要，但基础工作才是重中之重。

参考文献

[1] 张玲玲.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2017（5）：306-307.

[2] 李科梅.浅析档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].办公室业务，2014（15）：66-66.