基于机关事业单位数字化档案管理工作策略探究

摘要：当前，在信息技术不断发展的当下，档案管理也需要改变原有的管理模式，与当前时代发展相结合，朝着数字化管理的方向前行。机关事业单位档案管理工作在实际发展中，存在较大问题制约事业单位全面发展，为了改变这一发展现状，机关事业单位需要结合自身实际，积极采取措施，开展数字化档案管理，同时充分发挥数字化档案管理效用，确保机关事业单位在当前时代下更好的发展。

关键词：机关事业单位   数字化   档案管理

机关事业单位发展建设中，档案管理作为其中一个重要组成，其会对事业单位发展壮大产生一定影响。档案管理中涉及的资源相对较多，这些资源和单位健康长久发展关系密切，若不对其进行科学管理，很容易对单位各项工作产生不利影响，因此本文提出了一种数字化档案管理的方法，希望借助这一方法，进一步提高机关事业单位档案管理效率。

一、机关事业单位档案管理现状

（一）缺少对档案管理的重视

现今，机关事业单位人员工作期间常将工作效益放在首位，缺少对后勤部门工作的投入。档案管理作为后勤工作中的一部分，自然得不到上级领导的重视，导致档案管理工作多流于形式，并未发挥其应有的效用。在这一观念的影响下，管理人员从事档案管理工作的热情逐渐降低，管理意识逐渐降低，最终档案管理的相关工作无法顺利开展。

（二）档案管理方法滞后

随着新科技的发展，也为档案管理工作提供了新的发展机遇，但很多机关事业单位中仍然保留传统的管理观念，再加上管理方法的滞后，很多管理工作仍然停留在纸质层面。这种管理方法显然与当下的科技发展不符，比如，当档案管理人员在外想要查询相关资料时，仍需要花费时间到达指定位置，然后进行档案查询。纸质档案资料查询既消耗时间，又容易出现破损遗失等情况。因此，导致当前阶段机关事业单位档案管理工作成效低[1]。

（三）档案资源开发及设施建设程度低

当期，机关事业单位档案管理工作开展中除了上述几方面问题外，其资源开发与设施建设方面也存在一定问题。由于设施建设与资源开发程度较低，资源开发难以发挥实际效用，这样就使得档案利用效率逐渐降低。机关事业单位中缺少严格的规范标准，实际工作期间只关注档案资料收集、整理、安放，管理人员也将此作为档案管理重点。这种片面认识，也是导致档案资源开发较低的主要原因。

二、数字化档案管理的概述及优势

（一）数字化档案管理的概述

所谓数字化档案管理，就是指以传统的档案资料作为根本依据，通过现代化的扫描、摄影、录像等记录方式，将其输入到数字化的设备中，使其转变成为数字化档案[2]。通过该档案的存储方式，实现档案的高效存储。与此同时，在资料存储完毕后，通过互联网，进一步实现档案的共享、加密、管理。此外，数字化档案管理还需要十分专业的管理设备，以便于为档案的管理者提供更为便捷的查阅、查询、调研服务。数字化管理是最为科学、省时实力的管理方式，其能在最短的时间内，让管理的资源井然有序的排列在信息数字库中，为日后的档案管理提供便捷的管理方式，进一步提升档案管理的效率和成效。

（二）数字化档案管理的优势

1.提升办公效率降低资源消耗

以往机关事业单位档案管理期间，传统的管理方法要以大量人员作为基础，其次是对管理软硬件设备进行定期更新，这样不仅会增加实际管理成本，管理效率也并不高。而采用数字化档案管理，档案管理不再以纸质为主要载体，更多的是以数字的方式存储在电脑中，便于随时查看提取，这样不仅可以有效节约时间、人力，还能在很大程度上提高实际工作效率。

2.确保档案资源共享及合理化应用

数字化档案管理借助现代化科学技术，实现对档案信息的存储归档。机关事业单位中常常会用到档案资料，很多部门需要对档案资料进行调用与查询。而数字化档案管理能为各个部门使用资料提供便利，方便管理人员进行管理决策。此外，数字化档案管理还有助于实现资源共享，方便人们在某时某地进行档案信息查询使用[3]。

3.提升档案管理水平与人员素质

数字化档案管理工作的开展，对于提升机关事业单位档案管理水平十分有益。档案管理工作的开展需要与计算机及网络技术相结合。所以，对于档案管理人员而言，为了更好的从事这一工作，有必要不断提升自身的业务能力与综合素质，掌握基本的计算机操作，加强对计算机设备的维护。此外，在数字化管理软件逐渐升级的当下，管理人员还需要与时俱进，学习新的软件管理技术。

三、机关事业单位开展数字化管理主要措施

（一）培养数字化档案管理意识

为了确保数字化档案管理工作的全面开展，机关事业单位管理者需要提高对数字化管理的重视程度，同时在档案管理中建立數字化管理，培养全员的数字化管理意识[4]，同时改变原有的档案管理观念，不断学习新的技术与知识，对原有的档案管理知识体系进行更新，对原有的档案管理手段进行不断创新。此外，机关事业单位还应结合自身实际，制定合理地数字化档案管理体系，确保档案管理工作朝着规范合理的方向开展，加强档案保密机制、使用机制、安全机制相互协调发展。最后，为了确保数字化档案管理工作的全面推进，机关事业单位需要不断提升档案管理人员综合素质，同时创建一直品质优良的档案管理人才队伍，确保事业单位档案管理工作朝着数字化方向前行。

（二）推进文字归档数字化

信息时代下，档案工作人员每天都需要在电脑上登记相应的文章，然后遵照严格批办次序在单位中进行信息传递，同时设定相应的信息催办时间，若单位当中文件传阅没能及时返回，则相应程序会发出催办信息。此外，借助数字化档案管理可以实现文件的预立卷处理，从而有效减少事业单位管理人员工作量。在发文处理期间，通过计算机设备就可以及时完成这一任务。借助数字化管理方法，不仅可以缩小档案管理时间，提高档案管理效率，还可以减少档案管理工作量，这对于机关事业单位而言无疑是十分有益的。

（三）创建档案管理电子系统

机关事业单位中，各项工作比较繁杂，每天都会产生较多的文字档案信息，档案管理人员应及时将这部分资料进行存储与收录。传统档案管理中，这部分工作量很大，对于管理人员而言来说，任务较重。但数字化档案管理下，管理人員可以建立电子档案系统对文件信息进行扫描、存储，方便对信息的存储与收录，并借助计算机系统还能实现对文件信息的备份[5]。在电子化档案系统中，经由档案查询系统就可以方便档案管理人员与相关人员进行信息查询，同时利用网络进行文档传输，最终实现相应的信息资源共享。最后，电子档案系统还对档案管理进行了分类，例如常见的系统环境管理、操作系统管理、卷内目录管理、单位分类管理等，不同等级的档案管理划分，有利于从根本上提高机关事业单位信息共享水平，从而不断提高档案资料的利用效率。

（四）加强管理系统与办公系统连接

当前，面对科学技术不断的发展，信息技术逐渐在各个行业中普及，机关事业单位为了更好的适应时代发展，有必要在合理化应用数字化档案管理期间，将其同办公系统相结合，推动机关事业单位数字化档案管理工作的全面开展。其次，还应建立电子文档安全管理机制。由于受到档案管理特殊性的影响，在进行档案管理期间，一定要确保机关事业单位档案信息的安全，同时全面发挥档案信息的价值，实现自动化办公与数字化档案管理的有机结合，另外，事业单位还需要安排专业人员加强对软硬件系统的管理与控制，例如，定期对数据库信息进行更新，同时在系统中安装杀毒软件，设置用户访问权限，这样即使有意外发生，也不会导致资料丢失。此外，机关事业单位在进行软硬件更新期间，还应定期加强对软硬件的维护检查，查看其存在的各项问题，提升对档案的利用率，保证档案的安全使用。同时，在加强数字化档案管理期间，还应做好传统档案管理，如此就能达到双向保险，从而为数字化档案管理工作开展提供充分保障。

四、结语

综上，在机关事业单位发展建设中，档案管理工作十分重要，为了保证档案管理工作的全面健康发展，同时为各个部门贡献力量，一定要不断提升档案管理工作效率，因此，当下有必要推进档案管理朝着数字化方向前行。在时代发展中，机关事业单位人员应提高对数字化档案管理的认识，组建高水平的档案管理队伍，确保档案管理人员掌握先进技术，更好的适应数字化档案管理，有效解决数字化档案管理中的各项问题。另外对于机关事业单位而言，还应建立相应管理制度，保证数字化档案管理安全，加强对数字化档案管理系统的软硬件更新，确保其能充分发挥实际效用，更好为事业单位服务。

参考文献：

[1]陆红.机关事业单位档案优化管理的实施策略[J].办公室业务，2019，（03）：110.

[2]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务，2017，（08）：167.

[3]张黎一.机关事业单位数字化档案管理工作策略探究[J].科技风，2019，（26）：217.

[4]李静辉.新时期事业单位档案的数字化管理[J].科技风，2018，（32）：93.

[5]郭华锋.信息化条件下机关事业单位档案管理问题分析[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——创新思维与领导决策学术研讨会”论文集（上）[C].2017：1.

（作者简介：贡倩，学历：本科学士，现有职称：副高级工程师（林业），工作单位：四平市退役军人服务中心，研究方向：事业单位档案管理。）