现代企业档案（馆）室人本管理问题的思考

王巍

企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考;在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用，可以节省人力物力财力，给企业带来巨大的经济效益;在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证;在判明是非曲直时，它维护企业的经济效益和合法权益;在进行企业资产评估时，它是必不可少的重要依据。近年来，我公司利用档案材料创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。在知识管理阶段，许多企业曾一度过分依赖信息技术，以为仅仅引进某种技术就实现了对知识的有效管理，而忽视了人文管理作用。在推进企业档案信息的知识管理中，应当重视人文管理的支撑，仅靠信息技术是难以实现知识管理目标的。企业档案管理需要积极介入到企业的人本管理中来，在档案工作各个环节做到以人为中心，以员工最大自我价值的实现为目标开展工作。

一、对内以档案人员为中心，开发人力资源

1.提高档案人员综合素质。档案人员除了具备专业管理知识外，还必须具备开发和活化档案信息资源的能力，以实现由实体保管员向知识提供者的过渡，这是知识管理环境下企业档案部门人本管理的根本意义所在。①技术性。档案人员必须具备操作计算机等现代办公设备的能力，熟练地运用开发出的系统。具备现代化的管理知识，了解档案工作的全程和将来的发展趋势，加强知识和技能的培训。笔者在各级领导的关心和支持下，在自己的不断努力下，熟悉并掌握档案工作所需要的业务知识，能熟练运用《神华集团公司（电力板块）档案管理业务手册》对相关专业文件材料进行科学分类和整理，并能熟练运用清华紫光图档管理系统的各种功能，进行科技档案管理的各种工作，圆满完成各项工作任务。科技档案分类科学，组卷合理。工作勤勤恳恳、任劳任怨，受到领导的好评。科技英语水平和计算机水平有较大提高，利用业余时间较全面、系统地学习并掌握档案基础理论和专业知识，具有较高的电力科技档案管理水平。经常在《城建档案》、《现代企业》、《办公自动化》等省级以上期刊杂志上面发表档案学术论文。曾荣获中国档案学会第六次档案学优秀成果档案学术论文类三等奖，徐州市档案学会2007、2008、2009、2010、2011、2012年度档案学术优秀论文三等奖。徐州市档案学会2014年度档案学术优秀论文奖。多篇学术论文评为历届中国档案学会全国档案工作者年会优秀学术论文、入选学术论文。常年订阅《档案学通讯》杂志，熟悉国内外本学科及主要相关学科的科学管理、技术水平、研究动态、市场信息以及发展趋势，掌握发展前沿的状况。②全程性。企业大文件观念要求文件从接收之初到归档保存是一个完整的、密切联系的过程。因此，要求培养档案人员的团队合作精神和全局意识，形成文件全程化的管理职能新转变。③互动性。文件办理的过程就是档案业务开展的过程，文档一体化环境下企业文件与档案业务活动的密切联系得到充分体现，要求档案人员必须熟悉单位的业务活动，掌握文件产生的背景信息，为知识服务作好充分准备。

2.建立人才激励机制。所谓物质激励，是指订立岗位经济责任制方案，明确企业文件与档案管理组织和个人的职责、任务，并把职责、任务完成的结果与其经济利益相挂钩。精神激励则使企业档案人员在体会到物质价值的满足时也可以得到自我价值的极大满足。领导激励是指领导以自身操守和感召力引导档案人员的行为，激发档案人员的上进心、积极性，使之全身心地投入到档案工作中。

制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来，我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。第一，我们将档案管理进行指标分解，纳入我公司各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。第二，我们根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上，领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，厂本部均专门行文发布，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。精神激励方面，我也有亲身体会。我深深地感受到，要想胜任档案工作，需要掌握扎实和娴熟的档案专业知识。我努力学习档案专业方面的书籍、报刊，潜心钻研业务，成为档案管理的行家里手。19年来，我在自己平凡的岗位上，不知疲倦，默默坚守，勤恳踏实，逐渐成长为一名工作经验丰富、技能水平高超的优秀档案管理人才和具有正高级职称（研究馆员）的档案专家。领导激励方面，公司办公室主任非常支持档案工作，称呼我是档案专家，鼓励档案人员努力工作，在各级领导的关心和支持下，在自己的不断努力下，我现在熟悉馆藏，熟悉生产专业知识，我公司员工查找科技档案时（如设备档案、基建档案、小型基建档案等）很多情况下综合档案室只有我才能为他们找到，得到员工的称赞，也得到檔案室其他档案人员的赞扬。这些年来，我公司档案室每年利用科技档案达数百卷册，创直接经济效益达2亿元，取得了显著的经济效益和社会效益，为企业发展作出了应有的贡献。

二、对外以用户为中心，积极开展档案信息深层次服务

作为企业档案管理部门，负有对企业档案这种显在知识管理的职责，由于具备一定的专业基础知识，他们可以承担隐性知识向显性知识转换以及合理开发利用隐性知识源和显性知识源的任务。例如我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂志》、《文件汇编》等编研材料，同时还编制了多种检索工具，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。我公司20万千瓦机组和12.5万千瓦机组的增容降耗重大技术改造，是全国首台国产20万千瓦机组和12.5万千瓦机组改造，其成功实施不但大大提高了我厂的技术装备水平，而且对其它单位的改造具有重大意义。改造完成后，我们及时收集资料，组织专门班子编写了《徐州发电厂#6机组技术改造综述》及《追求卓绝—徐州发电厂4号机组现代化技术改造纪实》两本书，对整个改造工程从方案确定到改造后的技术经济性能进行了全面的资料汇总，其中既有纵向、横向的对比分析，又有对改造后机组技术经济效益的评估，被公司内及集团系统内管理人员认为极具权威性。

三、努力建成学习型组织

学习型组织理论由美国麻省理工学院教授彼得·圣吉在其所著的《第五项修炼——学习型组织的艺术与实务》中首倡。建立学习型组织要实现的三类组织学习：①显性知识的学习。企业档案人员需要主动学习各种专业技能知识和管理知识，根据企业发展需要，及时完成与企业发展相关资料的搜集和存档，并通过对这些知识的理解加以实体分类和智能分类，为企业经营决策和创新提供知识服务。②隐性知识的学习。主要表现为档案人员内部及其他部门之间的学习。企业档案人员在参与文件管理的过程中，总是能从管理中学习到许多企业核心能力类知识，通过开展档案人员的交流和互动可以扩大核心能力作用发挥的范围。同时，档案部门应该加强与其它部门之间的交流，将自己头脑中可能对其他部门有益的知识传递出去，并在吸纳其它知识的过程中丰富自己的业务经验，提高自己的管理水平。③过程学习，边干边学。企业档案人员要树立终身学习意识，在边干边学中，在实体保管的基础上加强对档案信息资源的开发研究，为企业技术进步和创新提供第一手资料。企业档案干部要求既懂生产专业知识，又具备档案专业知识。企业档案干部应精通外语及计算机知识。比如生产专业知识，企业档案干部要求既懂生产专业知识，又具备档案专业知识。科技档案工作很重要的一个目的，是使储存的科技档案充分地得到利用。这就要求科技档案部门迅速、准确地向利用者提供所需要的科技档案。要做到这一点，我的体会是：一要“家底”清，二要工具全，三要懂生产专业知识。熟悉档案室所藏科技档案，做好咨询服务工作，编制各种得心应手的检索工具，实现科技档案的有效利用，这是档案干部的一项重要工作。我作为从事科技档案管理工作的档案干部，不仅具备档案专业知识，而且了解和掌握专业生产知识，这样能更好地熟悉馆藏档案的内容和成分，工作起来才能得心应手，有利于帮助工程技术人员迅速查找需要的科技档案，易于和科技人员的沟通，便于和工程技术人员的交流，有利于实现科技档案的有效利用。

（作者单位：国家能源集团国华徐州发电有限公司档案室）