农村不动产登记资料立卷归档与档案装具的实践研究

文·

近年来，随着农村不动产登记工作的开展，不动产登记档案工作压力骤升，在强化不动产信息系统建设的同时，原始资料的规范化整理成为难点。笔者在从事档案技术服务过程中，结合不动产资料特点，参考行业规范，对农村不动产档案的立卷归档与装具、目录等进行了研究设计，经过实践，具备可行性。此项工作延伸了档案服务，进而为农村不动产登记档案数字化后，实行双套制进馆奠定了基础。现就立卷归档过程与装具设计等内容进行论述，与业界同仁商榷。

一、农村不动产登记资料立卷归档要求和规范

农村不动产档案是指农村在不动产登记过程中形成的已经办理完毕的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。目前，国家尚无农村不动产登记档案整理的统一标准，不少单位尚处在档案资料的形成阶段，导致材料积压，这对实体档案的查阅及进馆工作造成被动。因此，制定行之有效的不动产登记资料立卷归档方法，设计制作方便管理、查阅的装具成为当务之急。

（一）农村不动产登记档案内容及要求

农村不动产登记档案包括不动产登记审批表、不动产登记申请书、申请人身份证明、不动产权籍调查表、宅基地及房屋情况说明、不动产实地查看记录表、不动产首次登记公告、询问笔录等。不动产登记资料书写应当符合标准、字迹工整、图样清晰、数据准确、符合立卷归档要求。手工填写的内容，字迹要清晰工整，要用耐久性的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水、墨汁等。签字、手印、印章等法律标识要齐全，清晰有效。有效身份信息，如户口簿、身份证等的复印件应当清晰、完整。通过数据接口推送过来的文件，应当有档案用章。

（二）农村不动产登记资料的立卷归档规范

1.立卷原则。不动产登记档案立卷采用一件一卷原则，即每办理一件登记所形成的材料立一个卷。

2.卷内文件的排列。不动产登记档案卷内文件排列，应按照不动产权属变化、权属文件形成时间结合事由，文件主次关系为序。

3.卷内文件页号的编写。编写页号一律使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。单面书写的文件在右上角编写页号；双面书写的文件，正面文件在右上角编写页号，反面文件在左上角编写页号。有文字、图表的算一页，空白页不算。封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

4.卷内文件目录的填写。按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号，不重复，不遗漏。填写文件自身的标题，不得随意更改和省略。如文件没有标题，应根据文件内容准确、简练地拟写一个标题，并加“[ ]”号。文件名栏内不允许填“其他”。填写文件实际所在的页号。如文件有多页，应明确填清“XX-XX”页，不得只填文件第一页的编号。在备注中填写需要说明的内容。

5.备考表的填写。立卷人：负责文件整理、立卷归档的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理、立卷质量的人员姓名。日期：归档文件整理、立卷完毕的日期。卷内文件说明：需要说明的情况。

二、农村不动产登记档案装具的标准与填写

（一）档案盒与卷皮的标准与填写

1.档案盒的标准

（1）档案盒的尺寸为：封面320mm×230mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、40 mm、60mm等规格，用250克无酸纸制作。

（2）档案盒的封面项目包括：立档单位名称、权利人姓名（名称）、资料名称、卷数、归档日期。

2.卷皮的标准

（1）卷皮的尺寸为：封面298mm×215mm（长×宽），封底298mm×280mm，用145克牛皮纸制作。

（2）卷皮的封面项目包括立档单位名称、档案类型、登记类别、坐落、宗地号和权利人姓名（名称）。

3.档案盒书写要求

（1）档案盒的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用碳素墨水，字体工整，不得涂改。

（2）权利人姓名：盒内只装一卷的填写不动产权利人姓名（名称），装多卷的填写XXX权利人等的字样。

（3）资料名称：简要概括盒内内容填写。

（4）如实填写起止卷号（一个村为一个流水号）、归档日期。

（5）盒脊：填写全宗号、年度、宗地号、坐落、保管期限、起止卷号、盒号等。宗地号要全写，年度四位数。坐落，可简写。保管期限，统一用汉字表示。

4.卷皮书写要求

（1）卷皮的填写方式与用材同档案盒。

（2）登记类别：按照不动产登记申请书登记类型填写。

（3）坐落：填写实际位置。

（4）宗地号：填写全部号码。

（5）权利人姓名：要填写全部权利人，不可省略。

三、农村不动产登记档案的装订、装盒

（一）装订前的准备工作

1.将文件上的金属物全部剔除干净，操作时不得损坏文件。

2.破损的或幅面过小的文件材料应用A4开白衬纸托裱，一张白纸只准托一张文件，不得一张白纸托两张以上（包括两张）文件。

3.卷内文件大于A4开的，应按A4开大小折叠取齐，并注意预留出装订边际，便于展开翻阅。

4.核对卷内目录与卷内文件是否一致；核对档案盒封面上的姓名（名称）与卷内文件上的姓名（名称）是否一致。姓名（名称）不可用同音字或随意简化字代替。

（二）农村不动产登记档案的装订

1.将文件资料向左下角对齐。装订孔以不遮掩文字、图表为好。

2.采用在文件左侧装订的方式，宜采用“三孔一线”的方式装订，装订长度160mm，孔距80mm，用线绳装订，结头打在背面。

3.大型图纸折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片，使其保持平整。

4.卷内文件资料与卷皮装订在一起，做到整齐美观牢固，不压字、不掉页、不妨碍阅读。

（三）农村不动产登记档案的装盒

同一个宗地号的登记档案卷装一个盒，根据该宗地号内登记档案的多少选择适当厚度的档案盒，盒内要留出一定的富余量；该盒装满，则装入另一档案盒，依次排列。

四、农村不动产登记档案的检索

本着“简化整理，深化检索”的原则，农村不动产登记档案的检索通过不动产登记网上服务平台实现。可通过数据格式转换，实现向综合档案馆档案管理系统数据推送。以乡镇（街道）为单位，编制案卷目录，内容包括涉及全宗号、年度、宗地号、坐落、起止卷号、盒号等，放置检索室内，以备查考。