团体标准T/GDCKCJH 005—2020《特种设备检验检测机构档案管理规范 总则》解读

刘莎 徐寒 鞠天慧

摘要：从标准制定的背景，标准的术语和定义、一般要求、归档范围、档案编号和整理、档案移交和装盒、档案保管和利用、档案电子化等几方面对团体标准T/GDCKCJH 005—2020《特种设备检验检测机构档案管理规范 总则》进行了详细解读，有助于特种设备检验检测机构理解当前档案管理的发展方向及管理档案的需求，有利于该标准的推广应用。

关键词：特种设备检验检测机构 档案管理规范 总则 档案 标准

Abstract： This paper interprets the association standard T/GDCKCJH 005—2020“Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes—General principles” about setting background， terms and definitions of standard， general requirements， archives scope， archives number and organization， archives transfer and boxing， archives storage and utilization， archives electronization. This paper helps to special equipment inspection and testing institutions to understand the current development direction of archives management and the needs of archive management， which is conducive to the popularization and application of this standard.

Key words： special equipment inspection and testing institutes， specification for archives management， general principles， archives， standard

0 引言

特种设备检验检测机构档案作为检验检测、科研等活动的真实记录，体现了特种设备检验检测机构管理水平和技术创新水平。当前检验检测机构面临重大变革与发展机遇，亦对档案工作提出了新要求，档案管理越来越趋向专业化、科学化，因此需综合考虑特种设备检验检测机构档案管理的实际和当前档案管理的发展方向及管理档案的需求，进一步发挥档案管理在推动特种设备检验检测机构可持续发展中的基础性作用。

1 标准制定的背景

目前，国家已对档案管理和收集、整理工作制定了《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等宏观层面上的规定，也有《机关档案业务建设规范》《归档文件整理规则》等针对某一方面具体工作、微观层面的规范和标准，但没有针对特种设备检验检测机构具体操作实施的档案管理标准和规范。比如特检机构技术档案、设备档案、科研档案等都缺乏明确规定，导致特检机构在进行业务建设或指导时标准难以统一，影响了相关工作的开展。此外，部分特种设备检验检测机构不够重视档案工作，档案基础设施落后，收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，档案管理者队伍素质需要进一步提高，以及随着信息化的快速发展和档案管理实践的不断进步，这对特种设备检验检测机构档案标准化建设提出了更高的要求。

2019年1月，广东省特种设备检测研究院珠海检测院等单位向广东省测量控制技术与装备应用促进会提出了制定《特种设备检验检测机构档案管理规范 总则》团体标准的申请。2019年4月，广东省测量控制技术与装备应用促进会立项，并下达了该项目的制定计划任务，由广东省特种设备检测研究院珠海检测院等单位负责起草。2020年4月23日团体标准T/GDCKCJH 005—2020《特种设备检验检测机构档案管理规范 总则》发布，2020年5月10日正式实施。

2 标准主要内容解析

2.1 标准的适用范围

“本标准适用于特种设备检验检测机构对各类档案的管理。”

本标准是基于特种设备检验检测机构对档案规范管理来撰写，适用对象为特种设备检验检测机构，其他相关机构、行业也可参照使用。

2.2 相关概念解析

（1）档案管理，对国家机构、社会组织以及个人在与特种设备检验检测相关的社会活动中形成的有保存价值的材料進行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等。

（2）档号是在归档文件整理过程中所用的字符代码，标识文件的类别和排列顺序。

2.3 一般要求

强调特种设备检验检测机构领导应当重视和加强档案工作，明确档案人员的职责，确定了档案工作的基本任务以及档案管理基础设施的要求。因此，标准对档案的组织机构及档案库房进行了规定：“为提高档案管理的档案管理单位应根据统一领导、分级管理的原则，将档案工作列入本单位工作计划和领导议事日程，设立综合档案室负责本单位档案的整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并配备专职或兼职档案管理员。”“档案用房宜集中布置、自成一区，根据需要分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据档案载体类型分别设置，不具备条件的应根据载体类型分区设置。档案办公用房选址应便于档案库房管理。档案库房选址应防潮、防火、避免阳光直射，不应毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的地方。”

2.4 归档范围和要求

根据《中华人民共和国档案法》对应当纳入归档范围材料的要求以及特种设备检验检测机构工作实际情况，明确了“档案归档范围包括：技术档案、文书档案、仪器设备档案、财务档案、声像档案、科研档案、实物档案、电子档案等，有条件的机构还需包括基建档案、人事档案等。归档材料应真实、准确、系统，组件齐全、内容完整。”此外，根据档案信息化要求提出了“电子文件应连同元数据一并收集。”

2.5 档案编号和整理

由于归档文件形式多样，以实现门类扁平化、标准化、规范化为目标，将特种设备检验检测机构划分为文书A、仪器设备C、财务D、声像F、科研G、实物H、电子I等。

为方便档案工作人员查阅档案内容，为实现资源共享提供便利，标准明确了：“档案要逐卷或逐件编制档号，应指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应符合DA/T 13的要求。不同载体或形式的档号编制方法应协调。”

2.6 档案移交和装盒

为保证档案规范整理，装盒封存，可从根源上保证档案质量。

根据《广东省档案条例》《国家档案局令第10号》等要求，标准明确了档案每年移交时间、移交质量要求、归档移交手续等符合档案属性要求。

2.7 档案保管和利用

特种设备检验检测机构档案的保护工作主要包括库房温湿度控制、档案的日常防护、档案修复与复制、档案应急情况处置等。在档案保管过程中，环境温度、湿度是导致档案制成材料发生破坏性化学反应的重要因素。为有效保护档案，依据《广东省档案条例》要求，标准规定库房温湿度应当符合JGJ 25—2010《档案馆建筑设计规范》规定，即温度14℃～24℃、相对湿度45%～60%。此外，档案管理单位应做好档案防火、防盜、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。

档案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或做其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作，必要时进行复制备份，作出修复说明。纸质档案修复工作参照DA/T 25—2000《档案修裱技术规范》执行。

档案鉴定是档案管理工作的一个重要环节，经过鉴定，对那些确实已经失去保存价值的档案，应当按照要求予以销毁。依据《广东省档案条例》要求，档案管理单位应定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。档案管理单位应成立档案鉴定工作小组，负责鉴定所要销毁的档案。鉴定结束后，档案管理单位应形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，应重新划定保管期限并做出标注;对确无保存价值的档案，标准要求应按《广东省档案条例》规定做好销毁清册的编制、档案销毁的实施、鉴定销毁善后处理等档案销毁工作。

档案的利用和开发既是档案管理的重要内容，也是档案管理的重要目标。标准从档案利用制度、利用审批权限和档案利用程序等方面对档案利用工作进行了要求，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集等多种形式，发挥档案价值。

2.8 档案电子化

大数据时代下，档案管理模式可通过计算机技术等电子化、智能化手段使档案管理更加便利、效率更高。标准明确了特种设备检验检测机构应建立档案数字化常态机制，对传统载体档案数字化工作、电子文件归档格式及储存系统进行了规定。

3 标准制定的意义

该标准通过加强对特种设备检验检测机构档案的科学规范管理，对相关系列标准起到了指导性的作用。此外，提升档案管理工作效率与质量，为各项档案工作提供有效服务，合理可行，便于实施与监督，既有利于特种设备检验检测机构档案的完善，也有利于特种设备检验检测的权威性、检验检测工作的谨密性，更有利于保障特种设备安全，保障人民的生命安全。同时，国内档案管理方面还没有关于特种设备检验检测机构档案管理规范的国家标准和行业标准，本标准弥补了行业标准在此方面的缺失。