团体标准T/GDCKCJH 011—2020《特种设备检验检测机构档案管理规范 实物档案》解读

覃晓燕 吴娟

摘要：从标准制定的背景，标准的适用范围，相关术语概念，一般要求、归档范围及分类、档案编号和整理、档案移交和装盒、档案保管和利用、档案电子化，标准制定的意义等几个方面对团体标准T/GDCKCJH 011—2020《特种设备检验检测机构档案管理规范 实物档案》进行了详细解读，有助于特种设备检验检测机构对实物档案规范管理的理解，有利于该标准的推广应用，也有利于保障特种设备安全。

关键词：特种设备检验检测机构 档案管理规范 实物 档案 标准

Abstract： This paper interprets the association standard T/GDCKCJH 011—2020“Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes—Physical archives”about setting background， the scope， terms and definitions， general requirements， archives  scope and classification， archives number and arrangement， archives transfer and packing， archives storage and utilization， archives electronizationm， significance of setting of the standard. This paper helps to special equipment inspection and testing institutions to understand the standardized management of instrument and equipment archives. And this paper benefits to the marketing and the usage of the standard， also conducive to ensuring the safety of special equipment.

Key words： special equipment inspection and testing institutes， specification for archives management， physical， archives， standard

0 引言

实物档案具有真实性、凭证性、历史性、形象性的特点，能以直观姿态展现在人们的面前，活灵活现，感染力强，更能说明问题。实物档案视觉感强，便于直观地反映所记录的内容。实物档案直观、鲜活地反映组织或部门以及个人在特定阶段的工作过程以及成果，实物档案与其他类型档案共同记录了机构和个人的发展轨迹。做好实物档案的管理工作才能使档案资源齐全、完整，更好地记录历史，充分发挥直观、容易理解、有较强说服力的宣传作用，使之成为思想教育的生动素材，对教育人、鼓舞人起到积极的激励作用。有些实物具有较高的研究和凭证价值，是文字材料所無法替代的，需要同文字材料一起保存下来。由于保管条件和保管要求不同，实物档案所需要的保存环境与纸张档案有很大的区别，特种设备实物档案需要规范管理，需要一个管理规范进行统一。

1 标准制定的背景

根据国家市场监管总局数据，截至2019年年底，全国特种设备总量达1525.47万台。共有特种设备综合性检验机构454个，其中系统内检验机构270个，行业检验机构和企业自检机构184个。另有型式试验机构43个，无损检测机构563个，气瓶检验机构2065个，安全阀校验机构665个，房屋建筑工地和市政工程工地起重机械检验机构310个。特种设备检验检测机构遍布全国，辖区的特种设备数量、种类不一样，发展历程不一样。随着社会的发展，特种设备实物档案在记录特种设备检验机构发展历史和保障特种设备检验检测安全中的重要性越来越明显，但是由于安全技术规范没有对实物档案做系统的管理，忽视了实物档案管理标识、存档时间、保管、保密、人员要求、设备与设施要求、借阅要求和销毁要求、移交要求，造成了大量的实物档案丢失、损坏。因此，需要制定特种设备实物档案管理规范。建立一套完整的特种设备实物档案管理规范，既有利于特种设备档案的完善，也有利于社会经济的发展，保障特种设备安全，保障人民的生命安全。

2019年1月，广东省特种设备检测研究院珠海检测院等单位向广东省测量控制技术与装备应用促进会提出了制定《特种设备检验检测机构档案管理规范 实物档案》团体标准的申请。2019年4月，广东省测量控制技术与装备应用促进会立项，并下达了该项目的制定计划任务，由广东省特种设备检测研究院珠海检测院等单位负责起草。2020年4月23日团体标准T/GDCKCJH 011—2020《特种设备检验检测机构档案管理规范 实物档案》发布，2020年5月10日起正式实施。

2 标准主要内容解析

2.1 标准的适用范围

标准内容：“本标准适用于特种设备检验检测机构对实物档案的管理。”

本标准是基于特种设备检验检测机构对实物档案规范管理来撰写，适用对象为特种设备检验检测机构，其他相关机构、行业也可参照使用。

2.2 相关概念解析

标准内容：“实物档案，特种设备检验检测机构在工作活动中形成的，具有保存价值的以物质实体为载体并反映工作成绩的特殊载体的档案。”

本标准依据特种设备实物档案的特点以及档案编号的要求给出了“实物档案”的定义。

2.3 一般要求

标准内容：“档案应以件为单位，一件实物对应一件档案;档案的保管期限应为永久保管。”

本标准考虑到特种设备检验检测机构实物档案的特殊性，实物档案存档以件为单位，一件实物对应一件档案，实物档案多为具有重要意义的物品，因此规定保管期限为永久。

2.4 归档范围及分类

（1）归档范围

标准内容：“档案应保存工作活动中形成的，具有保存价值的以物质实体为载体并反映工作成绩或历史真实面貌的特殊载体的实物资料。”

一个单位的实物会有很多，但并不都是实物档案，只有其中那些能够反映单位的重要活动，具有凭证或纪念价值，能够作为其他档案的参考与佐证的实物才能划归实物档案的范畴。

（2）分类

标准内容：“档案按照实物类型设置属类，共三个一级属类，其属类代号用阿拉伯数字表示为：1——奖品;2——纪念品;3——其他类。”

本标准考虑到一般具有保存意义的实物类型有：省级以上单位颁发的荣誉实物或重大科技奖的证书;市级以上单位颁发的荣誉实物;市级以下行政单位颁发的荣誉实物;知名人士参观中给本单位的题词、字画和书信、赠送的纪念品实物;本单位各个历史时期使用过的牌匾或标志;市级以下单位，包括一般文娱体育活动的荣誉实物;有纪念意义或历史价值的样品、样机和仪器设备;其他重要的实物。

（3）载体类型

标准内容：“按照实物的不同载体分为：奖杯、奖牌、奖状、锦旗、牌匾、证书、题词、艺术品、书信及有纪念意义或历史价值的样品、样机和仪器设备。”

依据2008年8月由北京大学出版社出版的《档案工作实务》，考虑到实物存在的外观形式，标准执行按实物的不同载体分类。

2.5 档案编号和整理

标准内容：“档案应按照荣誉奖品授奖时间或礼品赠送时间先后混年度编制大流水号，其编号结构模式为：大类代号+属类代号+案卷顺序号（如：“H1-1” 奖品类实物档案第1号案件）。實物档案应建立便于手工检索的案卷文件纸质目录。目录内容应符合以下要求：序号为案卷的流水顺序编号;载体类型为实物载体的种类：奖杯、奖牌、奖状、锦旗、牌匾、证书、题词、艺术品、书信及有纪念意义或历史价值的样品、样机和仪器设备;归档时间为实物资料归档的时间;案卷题名为实物资料的主要题名;档号为大类代号+属类代号+案卷顺序号;数量为实物资料的数量;编制为实物资料编制单位和编制日期;密级为实物资料的保管秘密等级;保管期限为案卷的保管期限;备注为注释文件需说明的情况。每件实物档案应有档号章。档号章应包含四项内容：题名、档号、编制单位和编制时间，具体的要求如下：题名为实物档案的主要题名;档号为大类代号+属类代号+案卷顺序号;编制单位为实物材料的编制单位或授予单位;编制时间为实物材料的编制日期或授予日期。”

该条款考虑到在给实物档案编号时，需先判断属类代号，如奖品类实物档案为H1， 纪念品类实物档案为H2，其他类实物档案为H3。一件实物对应一件档案，因此实物档案的档号按同一属类依次取号。示例：H1-10（奖品类实物档案第10号案件）， H2-5（纪念品类实物档案第5号案件），H3-2（其他类实物档案第2号案件）。

2.6 档案移交和装盒

标准内容：“为保证实物档案完整性，档案应在相关活动后一个月内向档案管理部门提交归档。移交档案时，由交接双方对照移交清册清点核对数量，查验质量、内容和检索工具，确保档案真实完整、账物相符。奖杯、奖牌、奖状、锦旗、牌匾、证书、题词、艺术品、书信及有纪念意义或历史价值的样品、样机和仪器设备等要用文字注明时间、地点、内容、介质、数量。档案移交时，应附上颁奖单位、赠送单位（人）、制作人、实物名称、保存价值等文字说明。”

实物档案具有真实性、凭证性、历史性、形象性的特点，能以直观姿态展现在人们的面前，它们可以用来弥补某些档案的不足，有些实物具有较高的研究和凭证价值，有时是文字材料所无法替代的，需要同文字材料一起保存下来，以提供利用。实物档案不同于其他纸质档案，实物档案移交不及时，移交时数量不明确、文字描述不清、实物有破损等都会影响实物档案的保存历史价值和纪念意义。

2.7 档案保管和利用

依据《广东省档案条例》的要求，标准规定档案管理单位应根据档案载体的不同要求对档案进行存储、保管，以确保档案实体、电子信息安全。档案管理单位应做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等档案防护工作。档案管理单位库房应保持适宜的温湿度，温度应控制在14℃～24℃，相对湿度控制在45%～60%。由于档案属受控资料，有一定的保密性，标准规定档案管理单位的档案对外提供利用的，需经本单位负责人或授权人批准。利用档案时，应履行查阅手续，进行档案查阅登记并反馈利用效果。

2.8 档案电子化

实物档案存在不可预计的风险导致文件损坏、丢失。标准规定档案管理单位应建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作。电子档案为具有保存价值的已归档的文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

3 标准制定的意义

该团体标准的制定旨在通过建立系列的特种设备检验检测机构档案管理规范，提高特种设备检验检测机构的档案管理水平。该标准通过规范实物档案管理，提出适合特种设备检验检测机构实物档案管理的要求，有效提高实物档案管理水平，填补了行业内实物档案管理的空白，具有积极意义。