试论大数据时代企业档案信息化建设

曾铖

【摘要】在现代企业生产经营中，所产生的海量数据流必须要进行科学合理的整合、分析以及处理。在变化万千的大数据时代，企业要坚持与时俱进，改变传统档案管理模式。为此，文章深入探究了企业档案信息化建设中存在的问题，并提出了与之相应的档案信息化建设策略，以期对企业档案信息进行合理的整合、分析，助推企业的稳健长远发展。

【关键词】大数据;企业档案信息化;建设

随着信息科技一日千里地发展，当前我们已经进入了大数据时代，企业生产运营规模日益扩大，在具体的运营过程中产生了海量的档案数据信息，导致传统档案管理方式无法满足海量且复杂的档案信息管理工作。基于此，构建一个完善全面的档案信息化系统是企业亟待解决的重要问题。

一、企业档案信息化建设过程中存在的问题

（一）档案管理观念方法较为落后。纵观企业档案管理工作，是非常依赖纸质档案管理的，档案管理人员没有从思想意识上认识到数字化档案数据库的重要性和必要性，无法看到档案信息化建设带来的好处，部分企业管理者片面认为在大数据时代企业档案信息化建设面临的不再是信息的匮乏，而是如何在海量的档案信息中，深度挖掘有用的数据信息。

（二）忽视档案信息化建设基础业务。在当前的企业档案信息化建设中，办公信息化设备、信息化硬件、软件是必不可少的，在企业档案信息化管理中需要运用扫描技术、计算机技术、缩微技术、互联网技术等。众所周知，企业档案管理部门通常被称之为“清水衙门”，企业常常因为硬件、软件缺乏或是资金不足等因素的限制，造成无法进行全面收集档案、维护、编制、应用信息化等基础性业务，严重制约了现代企业档案管理信息化的发展。

（三）缺乏档案信息化建设标准。在大数据时代，越来越多的企业参与到电子档案信息化建设中，由于档案信息化建设起步比较晚，加之发展速度较快，导致档案信息化建设标准还在不断探索阶段。因此具体的应用过程中经常会有电子文件编号、格式、搜集等不一致的现象，导致相关工作人员使用档案的效率或是速度降低。如部分企业为了防止一些心术不正的工作人员编辑或是修改电子文件，经常会将档案文件设置成CAJ或者是PDF格式，由于上述两种各种需要相应的阅读器，才能打开浏览内容。换言之，也就是在接受CAJ和PDF格式文件信息时，我们必须要下载CAJ或是PDF阅读器，才能更好地获取文件当中的信息。

（四）档案信息安全性比较低。在大数据时代，企业档案信息包含了各种企业重要信息、机密信息。对于企业而言，一旦这类信息泄露出去，必定会企业带来不可预估的财产损失和安全隐患。立足于当前绝大多数企业档案管理者而言，普遍缺乏安全观念，无法真正落实企业档案信息安全防护工作，因此，企业档案管理系统非常容易受到黑客或是一些不法分子的篡改，恶意窃取，最终导致企业机密信息的泄露，严重影响了企业的稳健长远发展。

二、大数据时代企业档案信息化建设的途径

（一）转变传统档案管理观念。纵观当前企业档案管理工作，档案管理人员将工作重点放在档案信息数据的存储或是收集方面，在很大程度上忽视了档案信息处理。当前我们正处在大數据时代，企业档案管理者和领导者要坚持与时俱进，转变管理观念和方法，不断加强学习，学习其他企业档案信息化建设的优点，同时还定期加强对档案管理人员的培训力度，通过培训促使他们认识到档案信息化建设的重要性，充分利用档案信息，以便更好地为企业的经营和决策服务，促使企业经济效益提升。

（二）加强档案信息化基础业务建设。在大数据时代，企业要需重视档案基础业务，通过各种途径提升档案信息化建设的广度和深度，进一步加强档案管理的质量和数量，通过这些途径，提升数据资源库搭建质量和收集数量，真正意义上构建一个丰富的档案信息资源库。对此，需做好以下几点：一是重点加强档案资源的收集整理，在企业档案信息建设中，档案数量会直接制约或影响企业档案信息化建设的成效。故而，企业要不断加强档案收集工作，为企业更好实现档案信息化建设打下良好的物质基础。二是规范统一档案数据库。对此，企业要基于规范化、统一化数据格式上，构建一个有效且丰富的档案信息共享资源。另外，企业还需做好文字档案电子化存档汇总，切实有效地保护好历史资料，同时档案管理人员还可以充分利用各种先进技术，将文字资料扫描成电子档案，以便在企业构建一个档案资料数据库，最大限度保障档案资源的可靠性和全面性，便于档案管理人员查阅，从整体上促使档案管理使用效率的提升。三是企业要提供软硬件支持，企业档案管理部门，要得到企业领导者的认可，进而获取充足资金，最大限度地满足档案信息化建设的硬件需求。另外，企业还要投入大量的人力物力，构建一个档案与OA系统紧密结合的系统体系，严格遵守行业标准和法律法规，全方位收集、整合管理档案，更好地实现档案信息化管理。

（三）完善档案信息化的规范标准。第一，构建统一的电子文件储存平台、传输途径以及格式等，如果企业各个部门将电子文件发送到档案管理部门，倘若文件存在传输途径或是存储格式不统一等问题，则会严重影响档案接收人员所收文件格式、重收或是漏收文件等问题。进而导致企业档案信息化管理工作工作效率和质量不尽人意。第二，构建统一的电子文件编号制度，同时企业还要根据实际情况，制定文件资料收发记录表，做好企业各个部门之间来往电子文件的登记，便于档案管理人员在使用和查找相关文件时，可以及时准确地进行定位，找到档案资料。另外企业还要重视电子档案的开发和经管，严格管控好档案信息的搜集和整理准则，抓好遴选工作，对企业档案信息进行统一管理。除此以外，还应当大力推动企业档案信息化技术的标准化应用，制定详细明晰的软、硬件设备应用的标准，增加有关资源的使用率，强化企业档案信息化建设的整体水平。

（四）构建档案大数据安全防护体系。第一，在大数据时代，要想确保企业档案信息数据的安全，企业需根据当前档案管理实际情况，构建信息安全防护体系，这过程中包含了算法加密技术，这种技术能有效保护企业档案信息数据。第二，重点加强档案信息数据的使用权限，充分利用或是设置大数据自身的安全线技术，进而更好地查阅或是利用档案信息。第三，还需充分利用大数据技术，保障信息数据传输或是共享的安全性，同时还要分级管理档案信息数据，确保档案信息数据的精准性。第四，要确保档案数据在安全的范围内传播，除此之外，还要保障档案使用人员在查阅或是利用信息的安全性，规避企业重要档案信息的泄露。

三、结语

综上所述，在大数据时代背景下，企业档案信息化建设过程中还存在诸多问题。基于此，要求企业坚持与时俱进，转变传统档案管理思想观念，加强档案信息化基础业务建设，完善档案信息化的规范标准，构建档案大数据安全防护体系，完善自身的档案信息化体系，从整体上促使企业档案信息化建设的水平和效率，助推企业的稳健长远发展。

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