工程勘察设计档案知识化管理研究

李娟丽

【摘要】本文分析了工程勘察设计档案管理的难点，以及档案工作知识化管理的困难，结合工作实际，论述了工程勘察设计企业知识管理的应用。

【关键词】工程勘察设计;档案;知识化管理

在知识经济时代，工程勘察设计行业需要对工程档案的知识化管理进行积极探索，提升企业知识管理的发展空间，以此来配合企业的转型和升级，帮助企业应对更加激烈的市场竞争。

一、工程勘探设计企业进行知识管理的概念

知识管理指的是一个组织在整体上对知识进行获取、储存、学习、共享和创新的管理过程，这是一个比较集中的管理模式，相当于将知识看成企业的资产来进行管理，着重点在于对企业信息系统中分散的知识进行收集、规划和索引。知识管理的主要目的在于提高这个组织中知识工作者的工作效率和生产力，对于这个组织的应变能力和反应速度也进行提升，对于整个组织的发展模式进行创新，从而增强这个组织核心竞争力。因此知识管理的主要任務就是让这个组织将知识看作是其最重要的资产，并且对其进行管理运用，创造价值。

工程勘探设计是一个复杂的人类智能行为，在这个过程中，需要对知识进行运用和创新，整个设计过程是有关于“知识”的工作，设计人员都是非常典型的知识性人员，他们运用自己所学习到的知识，进行创造性的思维活动，并且在和团队之间进行互动协作的过程中，形成新的知识成果，这些知识成果以方案、设计、思想、创意等形式进行展现，并且可以分为显性知识与隐性知识两类。显性知识指的是涉及企业所拥有的以专利、科学发明和特殊技术等形式存在的知识，主要包括专利、文件、图纸和报告等等，这些显性知识是企业在进行设计、咨询、招投标和项目管理等业务工作的基本保障。隐性知识则是指工作人员的专业技能、技巧、工作经验和解决问题的方式、方法，这些隐性知识是存在人的大脑中的，由经验累积而成的，难以被他人观察，也难以进行交流和共享，隐性知识就是知识管理的难点所在。在工程勘察设计行业中，存在于设计师头脑里的，难以用语言和文字来进行表达的隐形知识更多。在企业知识管理中，就是要将这些隐性知识进行展示分享，帮助实现各工作人员的知识交流分享，只有通过这些分享，才能够将优秀的个人设计理念、思维与经验进行展示，从而加强企业的知识积累，实现知识的价值。

在工程勘察设计企业的知识管理过程中，管理对象是知识，但是我们进行管理的重点是工作的设计师们，其中的主要途径是对设计师头脑中的专业知识和丰富经验进行挖掘结合，通过组织与协调，将隐性知识转化为显性知识，再对这些不同层面的知识进行共享整合，实现知识利用的最大化。并且将这些知识的力量进行扩大，减少其他人员的重复劳动，增强工作人员的专业素质，提升企业生产的工作效率，增强企业的核心竞争力。

二、工程勘察设计档案管理的难点

因为工程勘察设计企业自身的特殊性，因此其档案管理工作存在着一些难点。第一是工程勘察设计专业具有的历史比较长久，勘察设计项目数量比较大，工程档案的信息也很分散，这些导致没有形成一个完善的知识体系，档案的信息利用起来就会很困难。第二是因为工程设计的周期比较长，其中涉及的专业也比较多，而在设计过程中的项目与要求会出现多次修改变更的情况下，项目负责人基本没有办法将项目中所有的文件材料进行整理归类，档案的文件材料也没有办法进行完整的收集。第三是因为在设计过程中，因为设计师的退休、转岗和调动，会导致经验的流失，尤其是老一辈经验丰富的专家的离开，因为这些前辈宝贵的知识在他们工作的时候没有进行保存，离开后就会造成企业隐性知识大量的流失。第四是目前在我国还没有针对工程勘探设计行业建立一个公共的信息交流平台，导致各企业之间的知识没有办法进行共享。这些都是目前工程勘探设计企业档案管理的难点。

三、档案工作知识化管理的困难

虽然对工程勘察设计企业的档案管理进行了知识化管理，解决了收集困难等问题，但是与之同时产生的，也有一些新问题。

（一）知识分散难以获取，管理模式混乱。一个工程勘察设计行业，其中的工作人员较多，涉及的技术面比较广泛，专业和分支机构比较多，每个项目部或者子公司的地理位置比较分散，基本上涉及的知识管理都是以项目化的形式由项目人员进行整理汇总，但是缺乏一个有效的管理途径，这些导致了资料收集的不完善。并且由于每个项目点或者子公司对于项目的知识资料管理模式的不同，缺少一个统一的标准，项目的资料管理者也缺乏专业的素养，对于知识只是做一个单纯的收集整理，并没有进行有效的归纳提取，更不要说对知识进行提炼。因此企业的知识体系梳理也是非常遥远的。

（二）知识难以进行共享传递。企业没有建立一个知识共享的平台，因此应该对知识共享平台的搭建进行一个严格的考虑。既要保证知识平台能够进行共享，也要保证平台的优良性。在短时间内要求大家进行知识共享是比较困难的要求，因为人们总是愿意获取知识，而对于奉献知识总会有一些阻力存在。

四、工程勘察设计企业知识管理的应用

知识管理是一个动态性比较强的管理过程，因为管理实践和管理研究是在不断发展变化的，因此，知识管理的方法也必须要跟着改进，对于工程勘察企业来说，加强自己的知识管理，首先可以向先进企业学习。在进行了基础的知识管理层面的问题以后，再从宽度、深度与高度等三个方面来进行发展。宽度发展指的是除了对知识的文档和流程进行关注以外，还需要拓展知识的来源渠道和知识的覆盖面;深度发展指的是将知识管理更加紧密地融入企业的业务当中，对于不同的业务采取不同的知识管理的方法;高度发展指的是对于知识的站位高度和战略导向进行强调，对于不同时期的企业的战略主题，对知识管理进行调整。

（一）根据业务发展的战略来制定知识管理的战略。一个清晰并且可执行的战略是知识管理的基础，知识管理和企业的业务部门的发展必须要保持高度的一致。对于工程勘察设计企业来说，知识是非常重要的企业资产和经济资源，对于企业的战略目标执行来说非常重要。因此首先要确定企业的战略目标，并且清楚实现企业的战略目标所缺少的差距在哪，以此来指定企业的知识管理战略。

（二）强化知识的管理组织建设。一个分工明确的知识管理组织，能够保证知识管理得到非常良好的推行和运作，在一个正常的知识管理组织中，需要有以下几个角色：第一是知识管理委员会，负责对企业的知识管理进行推动规划。第二是知识管理员，对于知识库进行管理。第三是部门的知识主管，主要负责每个部门的知识管理。第四个是主题专家，对于每个战略时期知识管理的主体进行确定。

（三）构建知识型的企业文化。知识管理能够帮助企业提升他们的竞争力，因此要塑造知识型的企业文化，知识管理和企业文化进行相互影响同步发展。发挥好企业文化之间的导向作用，沟通作用和激励作用。支持员工进行自学，提供培训课程，强化员工对于知识的渴望，进行岗位轮换等等，用一系列的措施来促进企业内知识的传播和企业文化的塑造，从而建立一个崇尚创新、热爱知识的企业文化氛围。

五、结束语

综上所述，可以看出知识管理对于工程勘察设计企业的档案管理工作至关重要。本文提出了相关的对策建议，希望能够帮助企业加强知识管理，从而提升企业的竞争力。

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