基层单位档案管理工作的数字化需求和实现策略

王俊

【摘要】在基层单位档案管理工作中，采用数字化的优势，优化传统的管理理念、创新管理模式，满足现代化数字化发展的基本需求，提升基层单位档案管理效率与质量。在档案管理工作中，也需要结合基础单位的发展情况综合分析，能够与信息时代的发展相结合，使基层单位档案管理逐渐地向数字化、信息化、智能化方向发展。

【关键词】基层单位;档案管理;数字化;发展策略

在信息化时代背景下，对基础单位档案的管理，依然采用传统的管理模式，已经无法满足基层单位的发展需求，对基层档案管理工作的数字化发展产生了严重的阻碍。目前，在大多数基层单位的发展中，逐渐提高了对档案管理工作的重视度，采用先进的科学技术，使档案管理之间地向无纸化的方向发展，使档案管理工作能够在基层单位中发挥出自身的重要性，提高档案资源使用的频率，创新管理模式，能够随着时代的发展共同进步，促进我国基层单位的稳定发展。

一、基层单位档案管理数字化发展阐述

（一）档案信息数字化。在基层单位档案管理工作中，把先进科学技术与电子设备相结合，不仅改变了传统的管理模式，而且还能够提供方便快捷的使用方式，不会受到时间、地点、空间等因素的限制，既节约了档案管理储存空间，又提升档案资源利用率，使用人员只需要按照相关程序正常操作，就可以得到想要的档案数据。除此之外，对基层单位档案的数字化管理，能够对纸质文件、原始文件、实物档案等都进行储存，确保基层单位档案的安全。在以往的档案管理工作中，需要针对不同的档案资源，由不同的部门进行管理，而对档案的使用，也需要到各部门中走正常的流程，最后才能够使用档案资源，随着基层单位的不断发展，会有大量的档案资料，那么就需要建立单独的档案管理室，但是由于管理人员不足，无法对档案资源合理地管理，尤其是针对尘封已久的档案资料，需要花大量的时间查阅，影响了档案资源利用价值。为了能够提升档案管理工作效率，可以采用数字化的管理，把档案资料进行扫描、整理、储存，不仅能够节省档案储存空间，而且还方便对档案资源的查阅与使用。

（二）档案资源的压缩打包技术。在现代化科学技术的发展中，逐渐地研发出计算机压缩打包技术，并且在档案管理工作中广泛地应用，把档案资源中的信息、数据、图像、文字等都转换为电子文档的形式，在网络功能的作用下，可以在计算机上对档案资源进行分类、整理、储存、查找等。并且，方便对档案资源的使用，使用人员只需要在计算机上输入相关的关键词，就会找到相关的档案资源，并且能够借助多媒体，可以把档案资源进行展示，不用在花费大量的时间、人力等对档案资源查找，发挥出数字化应用在基层单位档案管理工作中的价值。

二、基层单位档案管理存在的问题

（一）不完善的管理制度。目前，在大多数的基层单位中，还依然现采用传统的档案管理模式，需要独立的档案储存空间，由档案管理人员把相关信息数据进行记录与管理。但是，大量的纸质文件，不仅会对档案管理工作效率造成影响，而且还会出现档案丢失、损坏等情况。再加上档案管理制度的不完善，使档案资源随处堆放，无法提升档案资源的利用率，严重的会存在档案资料缺失、失密、残损等后果。由于档案储存空间不足，只能把实物档案与纸质档案混杂堆放，失去了档案管理的重要价值。

（二）档案管理效率低。在信息化技术的影响下，对档案信息数据进行检索，主要采用的就是电脑及电子设备，能够在电脑中输入关键词，就会第一时间给出档案具体内容。但是目前的基层单位，还依然采用手工检索，不仅无法确保档案检索工作的准确性，而且整体的工作效率都比较低。尤其是针对一些工程项目档案的搜索，由于工程项目涉及的工作范围与内容比较广泛，所储存的档案资源也比较多，针对其中某一档案资源的查询，会增加人工检索的工作难度，并且都是以纸质文件的形式储存，需要花费大量的查询时间，在查询的过程中，难免会把档案弄乱、丢失、损坏，甚至在查找的过程中，还会泄漏其他档案资源的信息内容。

（三）档案管理人员的缺失。对于档案管理工作，大多数的人员不愿意从事此项工作，一方面，是此项工作涉及的档案资源信息内容比较多，在管理的过程中会产生一定的难度;另一方面，选择从事档案管理工作，只能每天对着各种各样的档案资源，会觉得档案管理工作比较枯燥。并且在日常的管理工作中缺少热情与耐心，使基层单位的档案管理工作频繁换人，聘用年龄大的人員，虽然薪资待遇比较低，但是无法提升档案管理工作效率;聘用非专业的管理人员，需要重新培养，不具备专业的档案管理知识与管理技能，只是对日常工作中涉及的信息数据进行储存，无法确保档案资源的完整性。

三、档案管理工作的数字化需求和实现策略

受到信息化时代的影响，传统的档案管理理念与模式，已经无法满足现代化基层单位档案管理工作的发展需求，而对档案管理工作的数字化发展，已经成为重要的发展方向，基层单位应引进先进的科学技术与电子设备，完善档案资源信息内容，建立起档案资源数据库，提高对档案管理数字化发展的重视度。从而促进基层单位的稳定发展。

（一）建立完善的管理体系。随着科学技术的快速发展，使基层单位档案管理的目录管理模式发生了巨大的变化，采用数字化目录，能够对档案资源合理地查询，建立完善的管理体系。不仅能够对档案管理产生约束性，而且还能够使各项工作按照标准制度规范性地操作，确保档案信息资源的完整性，使档案管理工作人员能够把相关信息数据及时地搜集、整理、分类、储存等。尤其是数字化的检索操作，能够取缔人工检索操作，确保档案检索工作的准确性。

（二）构建网络管理平台。为了满足基层单位的发展需求，加大对档案管理工作的建设力度，采用现代化科学技术，构建网络管理平台，能够在管理平台上，对信息资源的查询与使用，既加强对档案资源的管理，又实现了档案资源的共享目标，使各部门之间能够在网络平台上相互沟通，从而提升档案资源的利用率。

四、结语

综上所述，为了促进基层单位稳定发展，需要加大对档案信息资源的管理，要采用数字化技术，把纸质文件与实物档案都转化为电子档案，既方便保存与管理，又为档案管理工作创新发展，无论是对档案信息资源的查询，还是各单位部门的使用，都提供了方便快捷的工作方式，使数字化档案管理发挥出自身的重要作用与价值，为基层单位的长远发展奠定良好的基础。

【参考文献】

[1]王辉.浅谈基层单位档案管理标准化建设[J].黑龙江档案，2018（01）：112.

[2]齐桂芳.新形势下基层单位档案管理标准化建设的思考[J].办公室业务，2018（03）：74.

[3]张丽蓉.基层单位档案管理工作的数字化需求和实现途径浅析[J].甘肃科技，2017，33（24）：83-84.

[4]张璐璐."互联网+"时代基层单位档案数字化建设探析[J].办公室业务，2017（22）：182+184.

[5]王丽霞，吴建平.浅议基层单位档案管理现代化的实现路径[J].办公室业务，2016（17）：121.

[6]陈艳华.浅谈基层单位档案工作信息化建设[J].科技资讯，2015，13（07）：157+160.