对信息化时代企业档案工作的思考

张蕾

【摘要】在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文针对档案工作在企业中的重要性、企业档案现状，以及创新途径、发展方向等方面进行了阐述。

【关键词】信息时代;企业档案工作;思考

随着科学技术突飞猛进发展，以办公自动化、信息化为核心的企业档案管理模式深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。随着企业的不断改革和发展，档案在科学化、标准化、规范化的建档过程中和档案管理中由单纯的保管存放走向应用、分析的道路，使之更好地服务企业，促进企业生产发展，同时，还有很多待研究和解决的实质性问题。

一、企业档案工作现状

（一）档案管理工作缺乏制度执行力度。一是档案收集过程中，制度形同虚设。没有制约业务部门的有效手段，想交就交，不想交就不交，档案归档考核力度不够。二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新老人员交替变动，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中没能严格按照相关规定的要求进行整理组卷，导致组成的案卷系统性、完整性差，整体组卷质量不高，直接影响了日后档案利用效果。三是档案的“三纳入”“四参加”“四同步”规定落实不到位。企业档案部门应了解企业年度的总体规划、经济计划，便于下达归档计划，利于项目档案的跟踪指导，确保年度完成项目无缺、漏项。但由于制度落实不到位，档案部门信息滞后，归档工作处于被动状态，无法确定有无缺、漏项目。

（二）缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行推进。目前，企业档案管理一般采用一台计算机一套软件管理的方法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极被动的后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少。二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是领导重视不够，虽有计算机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按照陈旧的工作模式进行。

（三）档案管理工作存在边缘化危险。随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理理论知识、相关的业务知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程中遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

二、档案工作创新途径

档案虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散堆放储存在资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理工作作为一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥档案的作用，才能使之更好地为企业中心工作做好服务。

（一）立足于法，搞好建章立制工作。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作技能等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。进一步加强对档案的收集、整理、编目工作，有效地保护和利用档案，为企业建设服务。因此，要建立健全档案管理规章制度，档案工作要有法可依，有章可循，按制度管理，逐渐完善工作流程，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

（二）实现档案管理工作同现代技术的有机结合。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识，又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的数据，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技背景下的档案管理，可通过网络直接进行归档，还可通过计算机一次性输入形成各種索引工具，既降低了人为因素在归档工作中的影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，有利于库藏资源得到充分的利用。然而，现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全，就必须制定严密的电子文档管理制度，完善电子档案流转跟踪登录管理。在电子文档管理系统建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全人员职责、设备管理等因素，对电子文档管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计，确保网络系统安全、可靠。

（三）加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质。档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员较好地掌握技能，提高业务素质和工作能力，加大档案业务培训工作开展的力度，需做到如下三点：一是要积极参加地方档案管理部门和档案学会举办的专业培训班和继续再教育培训班。二是要给档案人员创造机会到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案人员走出去把先进的工作模式带回来，推陈更新使档案管理工作达到更科学化、标准化、规范化。三是调动档案人员的工作热情，建立工作激励机制，打破干好干坏、干多干少都一样的工作模式。提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心、使命感，促进档案管理工作水平。

（四）搞好档案管理工作，促进档案资源的充分利用。档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段。做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案人员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制适用的检索工具，建立健全检索体系，增强档案工作与生产发展的贴近度，根据发展需求，可编写《组织机构沿革》《大事记》《年鉴》《项目简介》《基础数据汇编》《专题工程综述》等编研材料，及时、系统、完整地提供档案素材、满足利用者的需要，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供优质、高效的档案服务。

三、档案工作发展方向

（一）实现档案数字化、网络化、信息化。计算机技术的广泛应用，使得各种信息表达向数字化发展。档案数字化是指计算机数字技术在档案信息领域的应用;档案网络化是传递数字化信息的通道，数字化档案信息传输只有实现了网络化，才能高效、广泛地实现价值;档案信息化是指计算机和现代通信技术应用于档案资源的开发利用，从而使档案工作各个环节所发生的变化。档案数字是技术手段，档案网络化是实现途径，档案信息化是要达到目的或成果。利用计算机技术，将大量的档案信息用数字来表达、来存储，再通过网络来联网、来沟通，使档案信息更加通畅，提高效率，实现档案信息资源的高度共享，更方便、更快捷实现服务利用。

（二）档案博物化的趋势。随着信息技术的快速发展，现代信息相互渗透、相互连接及联合，形成信息的全方位服务，使档案信息呈现多样化。档案博物化是一种知识和资源再创造的劳动，将大量的档案信息依照事物之间的同一性、包容性、交叉性等关系，遵循选择性、多维性、标准性、完备性等原则进行筛选、组合、整序使之有序化。档案博物化是将企业的档案资源及公司的生产能力一并展現。以历史为背景，实体加说明，通过现代化技术手段将企业历史与发展历程用最直观、最直接、最省时方式让社会各界得以了解，从而提升企业的知名度和影响力，进而推动企业文化建设不断发展。

总之，科学规范的档案管理可以不断提升一个企业的管理水平。做好档案的开发和利用工作，可以实现档案管理工作的自身价值，更好地服务于企业、社会。企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用。展望未来，机遇和挑战共存，抓住机遇避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，使档案工作迈上新台阶，走向辉煌。