大数据时代的档案工作研究

马慧鹏

【摘要】我国近年来信息化技术得到了极大的提升，社会对于档案信息资源的需求也越来越高，社会已经进入了大数据时代。所以當前工作的重点是在大数据时代提升档案工作效益，提高档案工作效益的其中一个有效措施就是将档案信息进行有效整合，这种方法是开发利用档案资源的有效方法，这样可以有利于提高档案工作效益的提升。

【关键词】大数据时代;档案工作;效益;提升;管理

档案信息的处理本身是一项十分复杂的工作，因为受到了非常多的限制，但是在目前这个大数据时代，传统的档案管理方式已经无法满足人们的需求，在进行当管理的时候，相关的管理工作者一定要利用多媒体技术，尽可能将档案管理工作提升一个层次，进一步保障档案信息建设工作的发展。

一、大数据时代档案管理存在的问题

目前，我国档案管理的相关制度还不完善，仍存在一些问题。为了提高档案工作水平，我们需要理清这些问题并逐一解决。

（一）管理内容不完善。随着信息化技术的不断普及，大数据时代已经在向我们逼近，在这一新环境下，对档案进行合理利用，保护自身合法权益，保护好重要的档案资料显得更加重要。因此，档案工作部门需要不断完善档案材料管理体系，管理方法和管理人员需要进行一定的调整。合理利用档案资料保护档案所有人的合法权益，这是当前我国在档案工作方面的工作重点。而在大数据时代，档案管理体制必须要采用更加合理的管理方法进行约束。尤其是针对现在大数据时代迅速发展的信息化技术，其已经为档案管理提供了许多新型的技术和新型的人才，因此对于这部分新领域之中的人才和科技的结合，必须要采用更好的管理体制来进行完善。尤其是现在的人力资源，档案管理技术针对于现在人力资源的管理和人才，档案的分配都能够充分发挥最高的效率，而他对于管理内容的要求也是越来越高的。管理内容包括的层次和领域越来越广泛，逐渐从以往的管理法案进行到现在的管理体制和系统的管理方式等等。所以等到现在，许多企业管理内容存在局限性，无法很好地针对现在的档案管理过程进行统一的安排，从而使得现在的信息化技术、信息化人才的利用和管理存在某些问题，影响大数据时代档案管理的正常发展。而大数据时代的特点同时要反馈给管理层，所以管理内容必须要进行完善，才能够进行下一步的创新。

（二）档案工作人员的能力欠缺。随着我国进入大数据时代，关于档案的管理工作也发生了一些变化，档案资料管理工作也进行了一定的调整。原本档案资料都是分散式管理，但是当前我国的档案工作正在趋向一体化管理，从原始单一到现在档案更全面，档案类别也在增加。这也对文件管理人员提出了更高的要求。但是我国一些地方的档案管理人员的综合能力还有所欠缺，对于大数据时代利用计算机技术管理档案资料的方法不能熟练运用，档案部门对于他们的培训不足，这就导致了在实际的工作中经常会出现一些问题，这将给档案管理工作带来很多困难。

二、大数据时代提高档案工作水平的方法

在档案管理的过程中，选择合适的方法是至关重要的，毕竟一个好的方法既可以减轻档案管理人员的负担，也可以提高档案管理的质量。

（一）档案信息资源的合理配置。整合档案信息资源的目的是实现档案信息资源的统一管理，最大限度地发挥档案信息资源的作用。实现这一目标不仅可以考虑短期努力。并专门规划每个阶段的工作，逐步实施各阶段的工作，以逐步实现目标。在提高工作效率的前提下，关键在于标准体系的构建。所有访问信息必须符合统一标准并形成统一的数据库。我们必须努力使其成为一个普遍的标准，我们还可以从一些相对成熟的共同标准中学习，并在统一的标准下整合档案信息资源。同时，根据实际情况，在资源的开发和处理中进行循环处理，合理配置归档信息资源。

（二）加强档案信息资源的整体建设。在大数据环境中，有关部门强调整体建设理念，对档案信息资源和社会服务总体支持和认可。今天，档案信息资源的整合不仅需要单位内各部门的合作，还需要单位与社会其他信息部门的合作，因此，有必要建立有关部门的整体意识，要求有关部门具备全球资源共享意识和合作意识，在没有产业和地理影响的情况下，该部门的档案信息资源建设将结合国家整体档案信息资源建设，明确责任，积极做好自己的工作。相关部门要整合单位的信息资源，要实现跨类别和载体的信息资源的检索和利用，有关部门可以根据实际情况采用不同的技术手段。遵守规定的网络接入程序，建立符合实际运营模式的网站，并在整合单位档案信息资源的前提下，进行档案信息资源的整体建设。

（三）掌握关键点，促进档案信息资源的管理。在工作中，只有区分不同的类别，掌握工作重点，才能使工作有效。在当前中国化工企业档案信息资源管理中，建立自己的档案信息网站，建立档案信息资源数据库尤为重要。利用网站整合分布式文件信息，与其他网络信息组织共享资源，可以促进建立档案信息资源的过程。同时针对目前档案信息资源的管理，还要掌握更加合适的管理体制，实现其关键点的掌握。尤其是现在的管理体制，必须要进行分层管理、分制度管理、分店管理，进行以上不同管理模式的同时，必须要把握住管理体制的关键点，实现各管理体制的有效结合和统一，才能充分发挥出管理体制的有效性。档案信息资源管理技术不光是一种新兴的技术，对于现代管理体制的绘制以及关键点的把控也有着相当大的促进作用，为此对于以上所说的几种管理体制的管理方式，必须要通过利用信息化资源的反馈能力，实现其关键点的掌握，促进现代档案信息资源的有效管理。而对于现在关键点的掌握，除了通过利用更加完善的信息化技术进行掌握之外，还有就是要加强现在各种网络技术的有效控制和进行。同时对于现在的网络信息关键点，要采用更加合理的管理制度管理人员以及信息化技术操作人员进行相辅相成的操作和控制，从而使得关键点能够更好地融入现在的管理体制创新中。要加强关键点的掌握，以及各项信息化档案资源管理技术的创新和发展。

（四）充分利用网络资源，开发利用网络档案信息资源。现如今我国的信息化技术运用已经十分普遍，而且网络技术已经非常发达，因此在进行档案管理的时候可以适当利用网络技术，充分利用网络资源，能够达到事半功倍的效果，相关的部门在进行档案整理工作的时候，积极去开发，并且利用网络信息资源，制定一个完善的档案信息管理库，从而将所能收集到的，但范围已扩大到更大范围，有限的服务内容得到进一步发展，因为相关部门不能仅仅依靠自己的资源，还要对于其他外界资源加以开发和利用，并且要及时去考核该资源的真实性。这样一来，进一步运用网络信息就十分方便，在进行信息传递的时候，能够更好地保障档案信息资源库的安全问题，也可以进一步将档案信息的共享范围扩大。

三、结束语

针对大数据时代的档案工作，不但对于相关的工作人员有了更高的要求，对于档案的各项工作，也有了严密的划分，因此在开展档案工作的时候，相关的部门和工作人员应该相互配合，积极使用网络信息化的资源对档案信息进行整合，并且开发利用才能更好地调整现有的传统模式，从而保障档案资源信息的进一步建设和利用。

【参考文献】

[1]兰祝刚，惠英，李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案，2013（9）：74-75.

[2]易丽珍.浅谈大数据时代下的企业档案工作[J].中国高新技术企业（中旬刊），2016（12）.