干部人事档案保密风险控制研究

周林仙

【摘要】干部人事档案管理工作中要确保档案的保密性，在管理中要做好保密工作，将干部人事档案保密风险控制到最低。本文通过运用SWOT分析法对干部人事档案保密风险控制影响因素进行分析，并提出相应的对策，旨在为今后的干部人事档案保密工作提供帮助。

【关键词】干部人事档案;保密风险控制;影响因素;SWOT

一、干部人事档案保密工作概述

（一）干部人事档案保密工作概述。2018年11月20日起施行的《干部人事档案工作条例》中，明确将干部人事档案定义为：“各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、遵纪守法以及家庭情况、社会关系等情况的历史记录材料。”并且指明确指出干部人事档案工作应当遵循安全保密的原则。

（二）信息时代干部人事档案保密风险控制概述。随着信息化时代的到来，各类信息化技术方兴未艾，干部人事档案工作的安全保密工作不能仅仅停留在与纸质档案相同的安全保密内容，而应该在原基础上找出如今可能存在的风险点，做到防患于未然。2017年7月颁布实施的《干部人事档案数字化技术规范》，为进一步扎实推进干部人事档案数字化工作做好铺垫。而干部人事档案数字化建设后，还需要继续稳步推进干部人事档案数字化运用，在此过程中，从单纯纸质档案的利用到实现纸质档案与数字档案双轨运行，各类安全保密风险层出不穷，为确保干部人事档案的绝对安全，做好干部人事档案安全保密工作势在必行。

1.传统干部人事档案安全保密工作风险概述。传统干部人事档案管理采用“看堆守堆”“你查我调”的管理方式。在这样的管理模式下，做好安全保密工作，首先需要做好人员管理，任何一名干部人事档案工作人员都应严格遵循《干部人事档案工作条例》中明确指出的干部人事档案工作原则。此外，传统管理模式下很容易出现由于管理人员不足、工作强度大，导致干部人事档案入库以后很难再开展各类调查工作，加上传统库房对劳动力的依赖，使得干部人事档案实体的保管、保密存在一定的安全隐患。

2.信息时代干部人事档案安全保密工作风险概述。现如今，干部人事档案数字化工作主要有外包与自加工两种方式。干部人事档案数字化工作的完成需要经过一系列过程，如果采用自加工的方式对于档案管理人员无疑是加大工作量，并且由于采用新技术，管理人员可能需要参加相应的培训才能完成这项工作。此外，后期安全管理也需要专业的信息管理人员完成，这无疑对数字化档案管理形成新的安全保密漏洞，因此很多单位选择外包方式。

采用外包的方式完成数字化工作，首先存在的安全保密风险点即外包公司选择的工作人员，因此需要与第三方公司及时签订安全保密协议，对相应的工作人员做好提前政审，最大程度降低风险。档案管理人员需要在外包过程的每个环节中注意审查，确保干部人事档案的安全保密。此外，在完成数字化后，转换后的数字图像与数字文本等基于网络的各项信息的安全保密工作，将逐步发展为干部人事档案安全保密工作的一项重要内容。

二、信息时代干部人事档案保密风险控制SWOT分析

SWOT分析法由美国旧金山大学安德鲁教授于20世纪80年代初提出，分别代表了优势、劣势、机遇、威胁。SWOT分析法能够有利于进行更为全面、复杂、深入的分析，是成为战略管理的重要工具。利用这种分析方法不仅可以对信息时代干部人事档案保密工作有较全面的内外部分析，而且还可以找到保密工作过程中可能出现的风险点并可形成干部人事档案保密风险控制优势的突破口。

（一）优势。通过进一步完成干部人事档案数字化建设，可以为干部人事档案安全保密管理带来以下优势：第一，通过实现干部人事档案数字化，大大降低了档案造假风险。第二，通过打破传统的干部人事档案管理模式，借助网络信息手段能够较好地增强数据收集以及档案管理能力，由此能够更好地解放人力，使得档案管理人员能够有更多的时间关注干部人事档案的保密风险控制。第三，在未来，通过借助网络技术实现共享网络查阅而非借阅模式，防止纸质档案流通在外，能够进一步保障安全。这就要求在干部人事档案信息化管理建设过程中，相应的制度需要顺应时代变化而做出改变。对于保密风险控制而言，不能仅仅是纸上谈兵更应该落到实处，由此看来建立相应的评估体系具有深远的意义。

（二）劣势。目前，我国的干部人事档案管理机构（部门）主要由对应的组织人事部门领导、指导，现如今干部人事档案管理机构（部门）主要面临以下问题：一是档案管理人员可能会由不同岗位不同专业的人员担任甚至兼任，换言之，档案管理人员专业性有待进一步提升。二是机构小，人员少，加上干部人事档案管理的特殊性致使档案管理较为封闭，未能及时将社会上最前沿的管理方式引入干部人事档案管理中。三是对于干部人事档案信息化建設落实情况，各个地区、各个单位参差不齐。因此，在信息时代干部人事档案的保密风险控制会受到人员专业水平参差不齐、管理模式陈旧以及信息化建设不完全等的制约。

（三）机遇。随着最新《干部人事档案工作条例》的颁布，进一步体现出党中央对干部人事档案管理的重视。伴随着各类网络信息技术的发展，在现如今传统档案数据积累的基础上通过借助网络信息技术来进一步挖掘干部人事档案的数据价值以支持政府的各类工作具有较高的社会价值。

（四）威胁。未来干部人事档案的管理将逐步开始涉及并上升到网络安全保密层面。在此背景下，一方面，给传统模式下的干部人事档案管理人员构成了威胁，迫使他们未来的工作技能将不能够仅仅停留在档案管理的技术层面，更需要上升到网络安全技术层面;另一方面，对相应的档案管理单位（部门）构成了威胁，干部人事档案是具体到某个人的详细数据信息。稍有不慎将造成严重后果，小到伤害干部个人利益，大到威胁到党与国家的信息安全，因此不允许丝毫错误，这就给依旧停留在传统档案管理模式的档案管理单位（部门）造成威胁，使其不得不做出新一轮的转型以适应时代需求。

综上所述，信息时代干部人事档案管理保密风险控制主要受传统档案管理模式的制约，具体包括信息技术手段、软硬件条件等因素的影响;干部人事档案管理人员专业素质的制约;相应制度的待完善;缺乏科学的评估方式。

三、信息时代干部人事档案保密风险控制对策

（一）实现真正意义上的干部人事档案智能化管理。传统干部人事档案管理由于完全依赖人力，而人员配备又普遍不足，因此容易形成各类风险点。与传统管理手段相比，干部人事档案智能化管理优势明显：一是通过实现纸质档案的数字化，能够减少人为接触档案，这样就大大降低了篡改档案的可能。二是通过建立相应的人事档案信息库，实现更加专业化的现代干部人事档案管理，借助网络实现共享查阅、利用，能够更大程度上为档案管理单位（部门）、阅档人员提供便捷服务。三是通过引入RFID实现传统档案库房的智能管理不仅能够更大程度减少档案工作人员的劳动力，更重要的是能够通过运用现代技术提升日常工作效率，真正意义上通过利用信息技术来降低安全保密风险。

（二）提升干部人事档案管理人员业务工作能力。信息时代对档案管理人员提出了新的挑战，不能依旧拘泥于“看堆守堆”“你查我调”的管理方式，信息时代干部人事档案安全保密工作涉及方方面面，因此提升干部人事档案管理人员业务工作能力迫在眉睫。一是对相应法律法规的学习，真正意识到干部人事档案安全保密工作的重要性。二是对新技术的学习，纸质档案与数字档案双轨运行是未来发展的必然趋势，对于档案管理人员而言，如何做好信息的安全保密工作有待于进一步的学习。三是定期或不定期开展档案管理技术交流活动，例如邀请档案学有关专家学者对档案管理人员进行培训、管理人员之间相互交流学习等。

（三）完善信息时代干部人事档案安全保密管理制度。随着《干部人事档案工作条例》的颁布出台，为全国干部人事档案管理工作提供了更为严谨科学的制度遵循。目前，大多数干部人事档案管理机构现有的安全保密管理制度仍停留在传统档案管理模式下，包括最新的《干部人事档案工作条例》对于安全保密管理也只是简略提到，这就要求干部人事档案管理单位（部门）要顺应当今世界信息化发展趋势，结合自身工作实际以及相应的法律法规来完善安全保密管理制度，以真正适应信息时代。

（四）建立干部人事档案安全保密风险控制绩效评估体系。干部人事档案安全保密管理工作重要性不言而喻，然而相应的机构是否真正做好安全保密工作却不得而知了，因此通过建立干部人事档案安全保密风险控制绩效评估体系不仅能够有效了解干部人事档案管理機构的安全保密工作质量，更能够为其在今后的安全保密工作提出有效建议。

四、结语

孔子云：“乱之所生也，则言语以为阶。君不密，则失臣。臣不密，则失身。几事不密，则害成。是以君子慎密而不出也。”干部人事档案保密工作亦是如此。做好干部人事档案的保密工作，势在必行。

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