企业办公室综合事务管理现状及改进策略

刘姜钧泰 张娟

[摘 要] 对于企业单位而言，办公室主要是针对企业的日常综合事务进行处理的部门，其职能在于传递上级命令、反馈下级建议。因此，提升办公室的综合事务管理水平直接关系到企业的发展。文章就企业办公室综合管理现状以及改进措施进行分析，希望可以促进企业办公室综合事务管理的发展，仅供企业相关人员参考。

[关键词] 企业；办公室；综合事务管理

中图分类号：C931.3 文献标识码：A

办公室作为企业的综合事务管理部门，是企业开展各项管理工作的关键所在。就企业办公室部门而言，其本身工作存在较大的提升空间，存在诸多需要改善的地方。所以，作为企业办公室人员要摆正心态，严格要求自己，努力提升服务意识和政治素养，为企业的发展提供后备保障。

一、企业办公室综合管理工作的意义

（一）规范企业管理，提高管理水平

在企业中，办公室处于管理工作地核心地位，其本身是需要实现对企业政策规章制度拟定与起草的部门。在日常的办公室综合管理工作中，需要管理体系实现相应的支持，并且配合章程办事，让企业管理更加规范化与科学化。企业办公室综合管理工作针对企业的各项资源进行合理有效的分类管理，让各个部门职能得以优化，做到物尽其用，这样才能实现企业部门管理水平的全面提升。在提高了企业部门管理水平之后，企业的管理水平也会相对应的提升。要提升管理水平企业需要考虑从办公室入手，规范员工行为，最终让办公室成为企业发展的重要推动力[1]。

（二）促进企业良性发展

办公室作为企业后勤保障与管理的核心部门，其职能与员工的日常工作有着直接的关联。所以，办公室各项工作的开展离不开员工的支持，营造良好的办公氛围，让员工产生幸福感和职业感。团队的稳定性会加强办公室员工的团结，同时还会促进企业的发展。当员工对企业有了归属感之后，就会减少企业优秀人才的流失，从而能够有效提升企业的稳定性。企业的稳定性可以让核心技術、优秀人才、知识经验都得到最好的保存，在有新鲜血液加入企业的时，也可以为企业的可持续发展注入生机与活力。

二、企业办公室工作的现状分析

办公室的综合事务管理可以协调企业各部门之间的关系，可以优化企业内部的环境，发展与完善企业办公室综合事务管理。但是仅仅基于企业部门的设置，可能会导致办公室工作被忽视，这主要是因为企业管理者对办公室工作的重视度不足，最终让办公室工作的开展受到诸多的限制。例如办公室综合事务管理缺少有效的人员配置，使得部分办公室工作员工身兼数职，这样不仅会加重员工工作方面的负担，也会加重员工精神方面的负担。同时，随着企业员工逐渐趋于年轻化，办公室年轻员工工作经验不足，再加上外界的干扰，可能会导致办公室年轻员工责任使命感不强，进而影响办公室工作的顺利开展。办公室员工工作效率的进一步提升，可以提高企业整体的实际效率。此外，办公室相应的规章制度需要进一步的完善，考虑到有时不够明确的部门职责、工作计划性不强、对于突发事件处理不及时等问题，都是因为工作制度不规范造成的；甚至是出现虽然办公室工作制度已经非常详细，但是在实际工作之中得不到落实，进而影响办公室综合职能的发挥。这些问题严重降低了办公室的工作效率，这样不仅会影响企业的正常运转，也会导致企业经营受损，影响其经济效率[2]。

三、提升办公室综合事务管理水平的有效途径

（一）提高办公室的职能地位

在企业发展中，办公室综合管理事务管理水平的提升，可以提高对企业日常工作秩序的有效维护，实现对员工行为的有效约束，推动企业发展任务的落实与贯彻，从而实现各个部门之间的相互协调。企业办公室的职能地位，只能加强，不能削弱，只有这样才能满足企业的发展要求。办公室的综合事务管理工作，基于企业实际的工作流程，这就需要让办公室的综合事务管理变得更加的规范与优质，并且基于不同程度的事务要求，享受到一定的参谋协调权。所以，企业要注重办公室职能地位的进一步强化；并且要求将办公室的基本作用在生产经营之中有效发挥，积极主动地参与企业工作、政策的制定，做好基层员工与企业管理层之间的协调工作，提高办公室决策参谋的实际效果，以此来促进企业各项工作的顺利完成。

（二）重视办公室制度建设

办公室制度建设就是基于企业办公室各项工作的具体要求，基于条文的方式来实现企业各项行为的规范，进而阐述企业的各项质量标准和对应的实施准则。

第一，落实岗位责任制度。为了让办公室事务管理流程得以规范，需要利用岗位责任制度来实现办公室工作内容的落实。在实践环节，需要明确企业的定责、定岗计划，明确每一个员工在办公室综合管理事务中的职责。第二，合理利用奖惩制度。对于办公室管理工作而言，奖惩制度是非常有效的。通过在办公室管理工作中融入奖惩机制，可以有效加强对于办公室员工的考核，进而基于奖惩制度作为基本依据，落实具体的考核方案，最终促进办公室各项工作的有效实施。例如在办公室的奖惩制度中将文书书写情况、出勤情况等作为主要依据进行相应的奖惩，并且利用榜样作用构建理想的办公室环境[3]。

（三）优化办公室员工结构与工作流程

在当今市场经济下，任何一个企业想要站稳脚跟，都需要对办公室的员工结构实现合理的优化，再搭配工作流程的设置，就可以促进企业办公室综合管理水平的全面提升，以此来保障企业管理的合理性与科学性。企业在梳理管理内容时不仅要完善管理结构，还要从办公室员工的选择入手，确保办公室员工的专业素养达标，从而相应的优化员工结构，实现员工素质的持续性提升。办公室的综合事务管理是企业的一个缩影，也是的企业风向标。企业办公室综合事务管理是非常烦琐的，并且还会直接触碰到企业的机密信息等内容，所以只有实现企业工作流程的优化才可以确保企业朝着正确的方向发展。

（四）设置办公室综合事务管理系统

1.系统需求

在日常的企业办公室管理中，会涉及诸多方面的工作，如企业领导事务管理、绩效考核等。如何将这部分工作真正从传统模式中解放出来就成为企业办公室综合事务管理中需要重点考虑的问题。针对企业办公室综合事务管理系统用例图所示（见图1）。

2.系统功能分析

基于企业办公室综合事务管理的总体需求，需要针对其目标系统进行深入的分析，从而确保其配置功能模块得以实现。针对企业办公室综合事务管理系统功能的结构图，具体见图2所示。

通过图2所展示的企业办公室综合事务管理系统功能模块示意图，可以将对应的基本内容加以明确，这对于后续的企业办公室综合事务管理工作实施提供良好的基础条件，确保各项工作顺利开展。

（五）明确岗位责任，提升职业素养

对于办公室综合事务管理工作而言，办公室员工的职业素养对于企业办公室综合事务管理是非常关键的；这就需要将员工的责任与权限明确，提高办公室综合事务管理工作的效率，并且强化服务意识，增强对业务方面的学习，这样才能贯彻与落实企业领导决策层的基本意图，以此来服务各个部门工作的有效实施。身为办公室员工，还要懂得开放思路，及时掌握市场的发展趋势，通过创新思维模式，从而摆脱传统工作理念与方式的束缚，保障每一项工作任务都能顺利完成。

四、结语

对于企业而言，其整体形象会受到办公室综合事务管理水平的影响。所以，企业要不断提升办公室的综合事务管理水平，进一步提高办公室的工作质量和效率，以此来促进企业的全面发展。

参考文献：

[1] 麻雨欣.浅析提高办公室综合管理水平的有效途径[J].改革与开放，2016（14）：122+124.

[2] 陈欢.浅析如何加强办公室综合事务管理[J].低碳世界，2016（03）：160-161.

[3] 李欣.浅析如何提升办公室综合事务管理水平[J].办公室业务，2015（01）：7.