不动产登记档案利用服务研究——以防城港市为例

许晶晶

（广西民族大学档案馆，广西 南宁 530006）

伴随城市道路扩建、旧城搬迁及老城改造等工程的推进，以房地产为主的不动产事业迅猛发展。与之相应，这些工程中归档的不动产登记资料，因与民生密切相关，或用于查考，或用于凭证，或用于决策等，其利用服务工作受到重视。本文以防城港市为例，谈谈不动产登记档案利用服务问题。

一、不动产登记档案利用服务的现状

1.利用服务主体集中化

在《不动产登记暂行条例》 出台前，国土、住建、农业、林业、海洋等部门均为民众提供不动产登记档案利用服务，其主体是分散的。但在国家实行不动产统一登记制度后，利用服务主体开始集中，统一到不动产登记中心进行办理。如防城港市，《不动产登记暂行条例》 出台前，民众可以在防城港市林业局、市住房保障和城市管理局、市海洋局、市农业局、市国土资源局等政府部门查询和利用不动产登记档案，而2016 年4 月后，防城港正式成立不动产登记中心，由此生成的不动产登记档案也由该机构统一提供利用。

2.利用服务手段现代化

过去，民众利用不动产登记档案，一般需亲自上门，借助手工服务获取相关信息，耗时费力。随着现代信息技术的发展，用户除通过上门查阅档案外，也可以利用微博、微信、门户网站等手段进行档案查询咨询甚至在线获取相关证明材料，大大缩减了人工服务的排队等候时间。如在防城港市不动产登记中心，其在官网开辟了相应的档案查询服务模块。

3.利用服务制度日趋完善

2007 年10 月1 日起实施的《中华人民共和国物权法》 的第十八条规定：权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料，登记机构应当提供。2015年3月1日出台的《不动产登记暂行条例》，对不动产登记档案利用服务工作进行了系统规定。2016 年1 月公布的《不动产登记暂行条例实施细则》 进一步贯彻《中华人民共和国物权法》 和《不动产登记暂行条例》。2018年3月2日施行的《不动产登记资料查询暂行办法》，对法定的查询主体进行了进一步的细化。随着相关制度的出台，不动产登记档案利用服务的管理规定日趋完善。

4.利用需求多样化

随着《不动产登记暂行条例》 的出台，原保存于住建、林业、农业、海洋等部门的不动产登记档案由不动产登记中心集中提供利用，为民众使用相关档案提供便利。与此同时，不动产市场规范化管理继续改进，公众房产需求的刚性特征越发明显，以及民众房产凭证意识的提高，社会公众开始逐步放弃使用容易丢失或造假的老地契和老房契，积极主动地向不动产登记部门申请各类不动产登记证，这就使得不动产登记档案的数量日益增长，公众对不动产登记档案的利用需求也逐渐多样化。

二、不动产登记档案利用服务存在的问题

1.不动产登记档案数据整合难

受过去体制因素的影响，土地、房产、林业、农业等部门在办理不动产权登记、确权、测绘、发证等工作时，因其系统编码、测绘比例都自有标准，使得信息整合工作存在困难。与此同时，建立在传统手工登记模式基础上的登记资料信息化程度低，也使不动产登记档案的整合变得困难，档案质量也有所下降，从而降低了不动产登记档案利用服务的水平。

2.档案人员专业素养有待提高

受重视程度、资金提供、人员培训等因素的影响，不动产档案管理人员不仅数量不足，其专业素养也达不到档案管理要求。[1]以防城港市不动产登记中心为例，其专兼职档案工作人员只有3 人，且这3 人中只有1 人拥有档案管理专业文凭。而在实际的人力资源管理工作中，其相关人员岗位技能培训也相当缺乏，基本没有接受专业的培训。造成的结果是，不动产登记档案数量庞大，但是档案人员的数量与专业素养无法与之匹配，从而导致大量的档案无法及时整理入库，进而影响到其后续的提供利用工作。

3.服务方式无法满足用户的信息需求

不动产登记档案利用服务的传统方式是窗口查阅和档案室查阅，这种方式虽然具有相对保密、安全的优点，但在利用服务质量和效率等方面无法满足公众需求。如，由于大部分工作自动化水平不高，需要人工辅助查询，远程异地查询和自助查询尚未全面实现。[2]导致利用者可能为了一份证明材料需要辗转于多个机构和部门之间，耗时长，效率低。无法满足用户信息需求方面快、准、便利的要求。目前，这种相对低效率的服务方式仍然大量存在

三、改进不动产登记档案利用服务的对策

1.加强不动产登记档案数据的整合

笔者以为，可以依据《不动产登记暂行条例》 规定的目标实现登记机构、登记簿册、登记依据和信息平台 “四统一”，启动相关档案数据的整合工作。为此，需要以不动产登记中心为唯一指导和整合机构，以不动产单元为基本单位进行登记。要求不动产单元具有惟一编码。与此同时，对不动产登记档案应该包含哪些内容也需做出统一规定，即要求所有国土、住房、农业、林业、海洋等部门应该统一行业数据内容，各部门要加强沟通，对数据内容不一致的要及时更正。。

2.注重不动产登记档案管理人才的培训

不动产登记档案利用服务工作能否有效开展离不开高素质的人才队伍。不动产登记机构应对人才的培训、交流、使用进行统一的规划，统筹安排，为从业人员的学习培训、交流任职等创造条件，不断提高不动产登记档案管理及服务人才队伍的素质。培训的重点在于：不仅涉及档案业务专业知识，还需涉及数据信息技术，及相应的管理技能。

3.转换不动产登记档案利用服务方式

第一，增强主动服务意识。不动产登记档案利用服务不应是被动坐等用户上门，而应是主动提供服务。[3]一方面，需加大宣传力度，借助报刊、电视和互联网等媒体广泛宣传不动产登记档案的价值，提高民众利用服务的知晓度；另一方面，可根据需求，利用现场征询、电话征询、展览、现场办公等方式，让更多的民众知晓并利用不动产登记档案。

第二，建立自助式档案利用服务系统缓解窗口接待压力。可试行人脸检测拍照自助式查询利用档案服务系统。或根据需异地查询利用档案的用户需求，采用微博、微信、门户网站等方式，使用户输入个人身份证号码或个人在办理产权证时的密码即可免费访问各种数据库。[4]也可以在查验结果真实性的工作中，在不动产登记档案服务平台上拓展二维码查验功能，用户可以通过识别查档证明上的二维码进行真伪验证，保障查档结果的真实性和安全性。