民航企业档案管理工作的几点认识

苏恒鑫

摘 要：新形势下民航企业档案管理工作呈现出新的特点，民航企业应该紧紧把握时代脉搏，加强档案管理工作创新，提升档案管理水平。本文首先分析了档案工作创新的背景和档案管理基础工作与创新之间的辩证关系，然后重点探讨了民航企业档案管理工作的创新和实践。

关键词：新形势;民航企业;档案管理;创新

在档案事业“十三五”国家规划发展纲要中明确提出，在新时代背景下企业档案工作的开展要积极贯彻落实习近平总书记讲话精神，与时俱进，转变工作方式，创新工作思维，把握时代发展脉搏，不断提升企业档案管理工作质量。随着我国民航事业的飞速发展，民航档案信息容量越来越大，民航档案利用价值也不断提升。如何管理好这一庞大的信息资源，充分发挥档案资源在民航企业战略决策和生产经营中的重要作用，已成为民航档案管理工作面临的一项紧迫任务。基于此，本文基于民航企业档案管理实际工作中存在的问题开展针对性探讨。

1 档案工作创新背景

随着科学技术的不断发展，数字政府建设受到各个城市的普遍重视，目前北京、上海等一线城市数字政府建设已经逐渐趋于成熟。在数字政府概念下，传统纸质公文办公模式逐渐转变为电子公文模式，档案管理工作呈现出新的特点。为了更好促进我国档案管理工作的发展，档案事业“十三五”国家规划明确提出，“十三五”是我国全面建成小康社会的关键阶段，也是我国实现中华民族伟大复兴的重要阶段。因此我国企业档案管理工作也应该积极践行国家战略发展理念，顺应时代发展趋势，与时俱进，改革创新，更好发挥档案管理工作在我国社会经济发展中的重要作用。

2 档案管理基础工作与创新之间的辩证关系

在积极倡导档案管理工作创新的同时，首先应该注重档案管理基础工作的开展。档案管理基础工作是档案管理创新的重要基础，如果没有基础工作的有效支撑，那么档案管理创新工作便是空中楼阁，便是水中月、镜中花，难以有效落到实处[1]。档案管理工作创新必须要建立在扎实有效的基础工作上，包括档案资料的收集、整理、统计、保管以及编辑等。因此档案管理基础工作与创新之间应该为相辅相成的关系，档案管理工作创新是基础工作的灵魂，更好推动档案管理基础工作的开展;档案管理基础工作为创新的重要基础，为创新工作的开展提供有效支撑。

所以，本文所探讨的民航企业档案管理工作创新即是建立在扎实的档案管理基础工作之上。如果民航企业档案管理基础工作尚不扎实，笔者认为首先应该采取有效措施提升基础工作质量，只有在该基础上探讨档案管理工作的创新才有意义。

3 民航企业档案管理工作的创新和实践

3.1 档案收集管理机制创新

在新时代背景下，民航企业档案管理工作应该积极变革传统的被动的档案收集模式，应该综合创新各种档案收集模式，提升档案收集工作效率和质量。

一是创新档案填空式收集方式。民航企业生产经营项目通常规模较大，涉及到多个发展阶段和控制节点，这就需要对各个发展阶段和控制节点的档案进行及时收集归档。填空式档案收集方式主要是指对于应该归档但是没有及时归档的档案应该及时进行跟踪，及时将各项空白档案补充完整。对于那些由于缺少必要手续等多种原因导致未能及时办理完毕的档案应该向集团公司档案室进行情况报备，并就具体情况进行详细说明。采用档案填空式收集方式有助于及时查缺补漏，针对性开展档案收集工作，保障档案管理工作的完整性。

二是创新“1+1”档案收集工作方式。第一个“1”为集团公司档案室指定一名档案管理人员负责收集集团公司关于某些具体项目的所有档案材料，并将档案收集工作纳入各子公司督查工作范围中，第二个“1”为集团公司子公司以及分公司档案管理人员，具体负责档案收集中的各项具体问题。通过采用这种“1+1”档案收集工作方式，有助于在集团公司与分公司和子公司之间形成档案收集工作的无缝衔接。同时，为了更好促进档案收集工作的开展，还应该形成档案管理人员参与项目例会制度，有助于档案管理人员及时跟踪了解项目进展，更好把控项目档案收集进度[2]。

三是构建档案管理VI-SIO组织框架体系图和档案管理树形图。民航企业分公司和子公司众多，并且分散广泛，这在很大程度上增加了档案收集难度。采用VI？SIO组织框架体系图有助于档案收集工作更加清晰明确。VI？SIO组织框架体系共分为四级，其中一级为各子公司或者分公司，二级为各子公司或者分公司档案管理工作分管领导，三级为档案管理工作负责人，四级为档案管理人员。档案管理树形图是指在VI？SIO组织框架体系图上面增加了各级人员联系方式，可以更好了解档案管理工作相关人员情况，提升档案管理工作质量。

3.2 档案管理方式创新

在新时代背景下，档案管理方式也应该积极转变思维，创新思路，提升质量。本文主要从如下两个方面对民航企业档案管理方式创新进行探讨。

一是固本培元，真抓实干，持续优化完善档案管理机制。为了保障档案管理体系的系统性科学性，民航企业可以成为专门的档案管理工作领导小组，由企业各个分公司或者子公司领导挂帅，由中层领导担任组长，由兼职的档案管理人员作为组员，为企业档案管理机制的优化完善提供保障。

二是树标杆、立典型，形成有效的奖惩激励机制。由集团公司每年对各个子公司或者分公司的档案管理工作进行检查评估，对于档案管理工作高效有序到位的分公司或者子公司进行精神鼓励和物质奖励，对于检查评估结果较差的分公司或者子公司进行通报批评，并令其定期整改。同时对于在档案管理工作中做出突出贡献的个人进行表彰，提高档案管理人员工作的积极性和主动性。

3.3 檔案利用及信息共享创新

一是创新档案资源共享机制。民航企业各个子公司、分公司或者各个部门之间应该沟通协作，将各自的信息进行系统整合，并实现不同单位或部门之间的部分信息资源共享。通过信息资源共享，可以让不同单位或部门之间实现有无互通、经验互鉴，优势互补，有效提升信息资源的利用率，更好发挥档案信息资源在国有企业发展中的重要作用。档案信息资源共享主要包括两种方式。第一种方式为在集团层面建立档案信息共享文件夹，各个单位或者部门可以对其他单位和部门进行开放的信息可以基于一定的规范标准，放在该文件夹中，供其他单位或者部门使用。为了有效防止档案信息泄露，关于共享文件夹，可以对不同的用户设置相应的权限。通过档案信息资源共享文件夹方式可以有效加强国有企业内部不同单位以及不同部门之间的联系，促使企业各项工作的顺利开展[3]。第二种方式为建立公司档案内网，实现共享档案信息的在线查询。对于可以向企业内部其他单位或部门开放的档案信息，均上传到公司档案内网中。这样用户便可以对各类档案信息分门别类的搜索查询。共享档案信息目录向企业内部所有员工公开，但是具体内容应该基于用户的级别设置相应的权限。对于部分秘密档案或者绝密档案，则需要通过审批才能够查阅。

二是创新档案服务理念。首先应该创新服务意识，民航企业传统档案服务模式主要是基于档案管理部门对于档案操作的便利性，确定相应的服务内容、服务方式和服务规范，该过程中没有充分考虑到用户对档案资源利用的实际需求。因此民航企业档案管理工作要想提升客户满意度，首先应该创新服务理念，将客户需求和客户满意度放在档案管理工作的首位，比如为了便利用户对档案资源的查阅便利性，可以构建一站式档案集中服务模式。其次加强对档案资源的二次开发，民航企业档案资源丰富，其中蕴含着较高的经济及科技价值。但是这些价值往往隐患在大量的档案资源信息之后，难以轻易梳理出来。因此档案管理工作人员应该加强对档案资源的二次开发，有效提炼档案资源中所隐含的信息规律以及重要价值，更好满足客户对于档案资源利用的需求。

3.4 档案库房管理的创新

为了有效提升档案库房管理的高效性，可以将无线条码扫描等技术应用到日常档案库房管理中。每盒档案均对应唯一的可识别的条码，这样在对档案进行盘点或者查询时，便可以采用无线条码扫描器对档案库房中的档案资源进行移动盘点。在对档案库房中的档案资源盘点结束之后，无线条码扫描器会自动生成扫描数据，将该数据与数据库中的数据进行核对，便可以自动生成盘盈盘亏明细表，实现对档案库房中的档案资源进行查缺补漏，有效提升档案库房管理的自动化和智能化。

4 结束语

综上所述，新形势下民航企业档案管理工作呈现出新的特点。为了有效提升民航企业档案管理工作效率和质量，民航企业档案管理工作人员必须积极转变思维，加强创新，不断提升民航企业档案管理水平，更好发挥档案资源在民航企业发展中的重要作用。具体内容包括四个方面：一是档案收集管理机制创新，二是档案管理方式创新，三是档案利用及信息共享创新，四是档案库房管理的创新。

参考文献：

[1]邵丹丹. 对民航企业档案管理工作的几点认识[J]. 黑龙江档案，2017（03）：112.

[2]楊佳颜. 信息化建设在中小型国有企业档案管理中的作用分析[J]. 中外企业家，2019（26）：61.

[3]李琳. 大数据时代国有企业档案数字化管理对策研究[J]. 武汉电力职业技术学院学报，2019，17（04）：50-52+56.

（中国民用航空华东地区空中交通管理局  上海市  200050）