浅谈增强高校师生档案意识的有效途径

赵新倩

摘 要：高校师生档案意识淡薄现象较为普遍，影响档案整体工作。本文阐述了提高档案意识是高校档案建设的关键，分析了高校师生档案意识薄弱的表现，提出了提高档案意识的对策。

关键词：档案;档案意识;高校师生

学校档案，是在学校的各项办学职能活动中直接形成并保存的，具有查考和利用价值的各种形式和载体的历史记录，包括学校的教学档案、科技档案、学生学籍档案、教职工人事档案、以及基础建设过程各种文件等，是记录学校发展历史、传承科学文化服务教育教学工作、办学活动过程内容的储藏箱，具有重要的历史文献价值。但是高校师生整体上档案意识还比较薄弱，导致档案价值未真正实现、档案作用未切实发挥。因此，加强档案建设，要注重提升档案意识。

一、提高档案意识是高校档案建设的关键

所谓档案意识，是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观映象，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作地位和作用的认识，在一定程度上反映了一个国家或民族的文明程度。档案意识越强，对档案和档案工作的认识越深，越能积极参与到档案形成、保管和利用中来，越能了解过去、解决当下、预测未来，知史以明鉴，查古以至今。

高校是人才、文化知识、科学技术高度密集的地方，是培育人才、出成果的基地，高校各项工作中形成的档案，不仅是高校的宝贵财富，更是党和国家的宝贵财富。做好档案工作、实现档案价值是每个高校的基础性工作。高校师生的档案意识在档案工作中同样起着推动作用，领导者重视、形成者主动、利用者积极、管理者专业，才能共同推进高校档案事业持续发展。但是目前，高校师生的档案意识较薄弱，成为制约档案工作质的飞跃的关键问题。

二、高校师生档案意识薄弱的表现

（一）领导者档案意识薄弱

实践证明，领导者对档案的重视与否，是做好高校档案工作的关键。由于档案和档案工作不能给高校建设和发展带直接的效益和成果，造成档案工作容易被领导层忽视，不能列入领导议事日程，对档案工作资金、设备、人员的投入也跟不上，整体建设思路和设想得不到解决与支持，极大地影响和制约档案建设。

（二）形成者档案意识薄弱

档案形成者的档案意识对档案质量、档案完整性及档案的齐全规范起着至关重要的作用。有的档案形成者不注重日常积累，随手乱丢乱放;有的形成者注意日常积累了，但都是将材料留在自己手上，事情结束后不愿意归档;还有部分形成者将几年前的档案压箱底，在工作出现调动后，由其他接手者移交档案室或自行处置。上述情况既造成文件不齐全，也影响了正常的档案管理工作，归根结底，还是档案意识不强造成的。

（三）利用者档案意识薄弱

一般而言，档案的所有基础工作都是为了利用，只有有效利用才能发挥档案的作用，体现档案的价值。高校师生由于任务多、学业重、事情杂等问题，对学校档案内容不了解，对高校及社会档案管理制度与转档程序知之甚少，在填写资料时不准确、不规范，事后不检查、不关注，又或者在利用档案时不注重爱惜、不确保安全、不及时归还，造成档案丢失、篡改、破损等问题出现，对档案工作造成影响。

（四）管理者档案意识薄弱

档案管理者的基本职责是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用，其档案意识的强弱直接影响到档案工作的管理水平和服务质量。目前，大部分高校档案管理者都不是档案专业出身，没有经过系统的学习和指导，专业知识有限，对档案工作因循守旧，难以发挥档案的作用;有些档案专业的管理者，又缺乏其他相关学科知识和创新头脑，对档案建设难以推动。

三、提高高校师生档案意识的有效途径

（一）领导层面重视档案和档案工作，形成制度

习近平指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案作为高校发展的DNA，虽不能带来直接效益和成果，不能为个人发展添砖加瓦，但它是维护师生合法权益、组织科研、编研等工作的必要条件。各级领导应该重视档案和档案工作，加强顶层设计，统筹规划协调，使档案工作在全校范围内形成制度，得到认可，变成习惯，才能做好档案工作、发挥档案价值。

（二）抓好档案宣传工作，群策群力

档案的形成与管理不仅仅是档案管理者的一己之责，更是全校所有教职员工共同的责任与义务。加强档案工作的宣传，帮助高校师生掌握必备的档案法规和知识，群策群力开展工作，才能将应归档的文件材料收集齐全，才能为档案的提供利用打下坚实基础。对领导者注重宣传档案的价值，对形成者注重宣传档案规章制度、细则办法和归档范围，对利用者注重宣传他们在档案工作方面的权利和义务，对管理者注重提高责任意识，将档案宣传融入到日常管理工作中，才能取得事半功倍的效果。

（三）加强档案教育工作，共管共建

在高校课程设置中，增加《档案法》的相关知识和学习，明晰广大师生在档案方面享受的权利、承担的义务和应尽的责任;其次，定期开展档案培训班：对从事或兼职档案工作的師生进行档案专业技能的培训，练就过硬的本领，在档案管理工作中发挥最大效用;第三，开展档案主题教育：高校档案馆或各档案部门加强协作，按照档案性质的区别为广大师生讲解各类档案存在的地位和意义、发挥的不同价值、对个人带来的直接影响等，从思想上和行动上形成共管共建的局面。

（四）夯实档案专业知识，提高能力

档案工作看似是一项不起眼的工作，其实是一项复杂的系统工程，对个人专业性要求极高，这就要求高校档案管理者们加强档案专业知识的学习、增强档案创新建设的研究、做好档案编研利用的服务、发挥档案实际价值的效用。首先树立终身学习的理念：通过对档案基础知识和档案信息化技术的学习，用理论丰富头脑、指导实践、升华理论，实现档案知识不断更迭，以适用快速发展的军队工作;其次，注重档案工作的创新建设：加强使用新技术、新设备、新方法，对档案的现代化智能管理和延长保管寿命、维护档案完整做保障;第三，加强档案编研利用服务：档案工作的最终目的、档案价值的最大体现都是利用，对档案进行整合、加工、编研，能够活化档案作用、便于进行利用、利于长久保存，是档案管理者能力水平的体现，是能够为高校建设发展提供参考依据的重要体现。

（火箭军士官学校）