搭建高校外贸采购全流程管理系统，全面助力“双一流”

渠 晖，李国榕，许宏山，杨化滨

（南开大学 实验室设备处，天津 300071）

随着我国“科教兴国”和“双一流”战略的逐步深入发展，目前高校从事教学科研工作的用户，在仪器采购方面拥有了更高的自主选择性。进口仪器因其具有高精度、高重复性、高稳定性、高可靠性以及耐用性等特点，使得越来越多的高校用户倾向于采购进口仪器，以提升教学质量和科研水平，取得原创性和有影响力的教学科研成果[1]。

1 高校外贸采购管理工作的现状与分析

1.1 高校外贸管理工作的成因与现状

我国现行外贸体制为外贸代理制度。所谓外贸代理，就是由国内的外贸公司充当最终用户的代理人，代其签订外贸合同，收取一定金额代理手续费的做法。《中华人民共和国对外贸易法》第十二条明确规定：“对外贸易经营者可以接受他人的委托，在经营范围内代为办理对外贸易业务”。外贸代理制度符合我国国情和国际通行做法，实行外贸代理制度可以充分发挥优势，提高我国经济的整体效益和国际竞争力，促进我国进出口业务的逐步发展与壮大[2]。

根据我国国情与现状，国内高校虽然具备海关减免税资质，可以享受国家减免税政策，但一般不具备独立进出口权，没有海关经营代码。基于此，高校采购进口仪器，无法直接与境外供货商签订外贸合同，需要委托具有进出口资质的外贸公司代表高校与境外供货商签订外贸合同、与银行联系申请开立信用证或付汇、办理海关减免税、报关清关等进口手续和流程[3]。

相比国产仪器的采购，进口仪器的采购周期相对较长。而免税采购进口仪器，由于存在更多的中间环节与不确定性，采购周期比完税采购进口仪器更长。高校教师作为担负着重要教学科研任务的特殊群体，免税采购进口仪器的比例很高。因此，在为教学科研工作提供优质服务的过程中，如何优化高校外贸管理流程，缩短外贸项目执行周期，显得尤为重要[4]。

1.2 高校外贸采购管理工作的思考与分析

通常的高校外贸采购流程如图1 所示。在整个流程中，主要涉及高校采购管理人员、校内用户、外贸公司与境外供货商这几方人员的协调与配合。校内用户能否尽早收到进口仪器并及时开展教学科研工作，在一定程度上取决于这几方人员之间是否能及时有效地进行沟通与配合，及时完成外贸采购流程中的每一个阶段。

图1 高校外贸采购流程示意图

作为高校外贸采购管理工作的核心，外贸采购流程管理与优化是高校与外贸公司共同关注的焦点。针对外贸采购流程管理，各家外贸公司会进行信息化管理系统的设计与开发，以此来体现公司的专业性与服务水平。近些年来，高校根据其不同的结构特点和工作流程，也分别搭建了各自的信息化管理系统。信息化管理系统可分为单机版和网络版管理系统，也可分为面向对象的和面向过程的管理系统[5]。外贸公司的管理系统，一般为基于网络面向过程的内部标准信息化管理系统，只在公司内部运行，极少开放权限给最终用户。高校搭建的管理系统，绝大部分为基于局域网面向对象的高校内部管理系统，只允许高校采购管理人员和校内用户使用，一般不开放第三方端口供校外人员进行查询使用。

基于以上因素，在高校外贸采购流程中，外贸公司的管理系统与高校的管理系统之间很难产生数据与信息的联动，联系高校采购管理人员、校内用户、外贸公司与境外供货商这几方的信息纽带被割裂，产生了大量的信息孤岛，导致这几方人员之间获得的信息不对等，进而需要花费额外的时间进行沟通，拖长了外贸采购项目的执行时间，延长了进口仪器的采购周期，甚至会存在廉政风险[6]。

为了对高校外贸采购管理工作进行优化，开展高校外贸采购全流程管理是一项必不可少的工作，也是高校采购管理人员最关心的内容之一。利用网络办公自动化优势，搭建高校外贸采购全流程管理系统，引入校内用户与外贸公司，甚至境外供货商的在线参与和监督，优化高校外贸采购流程中各阶段，进而缩短外贸采购项目执行周期，对高校开展教学科研工作具有重要且深远的意义。

2 高校外贸采购全流程管理系统的搭建

2.1 高校外贸采购管理模式的变化

近20 年来，我国外贸行业发展突飞猛进，国内高校的外贸采购管理模式变化如图2 所示，也发生了显著的变化，从 20 世纪的纯手工记录到电脑单机版EXCEL 表格的记账式管理，从基于局域网的管理系统到全流程全生命周期管理系统，高校外贸采购管理模式与手段日新月异[7-8]。我校外贸采购的管理模式也基于此，一步步发展变化。

图2 高校外贸采购管理模式变化示意图

2.2 外贸采购全流程管理系统的探索与开发

1998 年前，我校一直采用纸质文件记录外贸采购管理工作的信息。由于当时外贸采购项目少，且办公电脑没有普及，纸质文件是当时唯一可以采用的信息记录方式。

从1998 年开始，随着办公电脑的普及，我校开始用EXCEL 电子表格对外贸合同执行情况进行电子化管理，便于采购管理人员及时掌握各个外贸合同的情况。但是，由于电子表格是单机版，存在很多弊病，不但不适用于公开透明的管理，而且其数据的安全性也很低，一旦被修改或者删除，数据就会灭失。此外，采购管理人员、校内用户、外贸公司和境外供货商之间的联系，主要通过电话与传真的方式，很难形成工作中的痕迹管理，同时校内用户需要频繁“跑腿”，工作效率低。

为了提高信息化管理水平，从2010 年开始，我校积极筹建“外贸采购管理系统”，用以替代原有的EXCEL 电子表格，真正意义上实现网络化模式管理。2013 年11 月，基于Java 技术B/S 架构的“外贸采购管理系统”正式上线，并与之前上线不久的“实验室设备处综合管理系统”进行了数据对接。

在“实验室设备处综合管理系统”中，校内用户提交的采购申请由采购管理人员按照相关管理规定流转给校内各职能部门并经审批通过后，外贸采购相关数据导入“外贸采购管理系统”。通过利用与电信运营商之间的接口，采购管理人员可以通过系统发送手机短信，通知校内用户及时办理外贸采购流程中必要的手续。同时，该系统提供了外贸采购流程中的部分时间节点信息，校内用户可以自主登录进行查询。相对于单机版EXCEL 电子表格，“外贸采购管理系统”的上线，显著提升了我校外贸采购管理工作的效率[9]。

截至2017 年底，“外贸采购管理系统”共计办理完成外贸采购项目1600 余个，总金额逾5.07 亿人民币。但是该系统在实际工作中，也存在几个难于解决的问题：①系统兼容性较差，对于浏览器限制较为苛刻；②页面只能显示外贸采购流程中的部分时间信息，无法实现具体流程的展示；③附件功能相对薄弱，对附件限制较多；④系统内需要填写的各项外贸采购相关信息只能由采购管理人员录入，增添了大量工作，且系统内数据无法导出至后续流程中；⑤系统只限校内人员使用，无法为校外第三方开放端口。

为了进一步优化管理模式，解决原有系统出现的问题，给校内用户更舒适的体验。2016 年，我校开始着手设计新的管理系统。2018 年初，基于WEB 技术的B/S 架构以及SOA 模块化思想设计的“外贸采购全流程管理系统”开始正式运行，并与同期上线不久的我校“设备家具管理系统”完成了数据交互对接。在“设备家具管理系统”中，校内用户提交的采购申请按照不同要求自动流经校内各职能部门逐级审批并通过后，外贸采购相关数据自动导入“外贸采购全流程管理系统”；当外贸采购流程结束后，调整过的外贸采购相关数据重新回流到“设备家具管理系统”中供校内用户进行固定资产入账工作，真正意义上完成了系统间数据交互。该系统不仅具备原有系统的全部功能，提升了界面的可操作性，而且改变了原有系统的单纯校内运行模式。通过引入“云端”，提供了第三方接口，外贸公司可以登入该系统，完成外贸采购项目中各项数据信息的调整[10]。

我校外贸采购全流程管理系统是一个真正意义上的可视化全流程管理系统，不仅兼容了当前主流浏览器，而且附件功能也较原有系统有了明显的提升。每个外贸采购流程中涉及的配置单、外贸合同、代理协议、发票等文件的电子版，也可以在系统中方便地上传与下载，实现了管理的透明化。采购管理人员、校内用户和外贸公司工作人员可以分别登入系统，详细查看与自己相关的各外贸采购项目的执行阶段与执行情况，我校外贸采购全流程管理系统见图3。系统提供的几个时间节点，分别为进口委托、代理接单、外贸协议签订、外贸合同、免税办理、报关清关、开箱验收、费用结算和办结这几个阶段，它们分别通过外贸代理机构、外贸合同号、免税日期、到货日期、验收时间和是否完成结算等几个具体数据信息严格控制。这些时间节点的设置，整合了外贸采购流程中涉及的各方需求，不仅可以使校内用户对外贸采购项目所处阶段有直观的认知，而且有助于外贸公司和境外供货商之间进行有效沟通，缩短外贸采购项目的执行周期。此外，系统内部所涉及外贸采购项目不同阶段的各项数据信息，可以全权委托给负责该项目的外贸公司填写。如遇特殊时期学校关闭外网，外贸公司无法录入数据信息时，也可以由采购管理人员填写，保证数据信息的实时更新。我校外贸采购全流程管理系统不仅可以利用与电信运营商的接口发送短信提醒用户，还可以读取用户电子邮箱地址，给用户发送电子邮件提醒。此外，对于关注了该系统微信公众号并在相关平台绑定个人信息的用户，还可以得到系统微信公众号和相关平台的提醒消息，保证用户能够及时提交或者领取外贸项目执行过程中所需的文件和材料。截至2020 年8 月，我校外贸采购全流程管理系统已经累计开展进口业务610 余单，合同总金额逾3.2 亿人民币。

图3 外贸采购全流程管理系统示意图

3 搭建高校外贸采购全流程管理系统的意义与成效

在外贸采购项目执行过程的各阶段中，高校外贸采购全流程管理系统为高校采购管理人员、校内用户、外贸公司与境外供货商提供了信息的纽带，各角色之间的关系如图4 所示。系统整合并涵盖了外贸采购管理流程中各方人员所需要的各种重要信息，比如高校采购管理人员关注的用户采购经费是否到位，用户关注的何时付款、何时到货以及何时领取发票入账，海关工作人员关注的进口仪器最终存放地点和详细用途，外贸公司关注的合同与双方联系人基本信息等。高校采购管理人员和外贸公司可以分别在系统中创建数据信息，也可以互相查询对方提供的数据信息，还可以通过系统直接生成海关审批所需的电子版《科研教学单位进口物品说明》文件，方便了海关减免税手续的办理；校内用户可以通过系统查询高校采购管理人员和外贸公司提供的数据信息，还可以通过系统直接生成外贸合同付款通知，方便及时准确地付款；境外供货商可以通过外贸公司查询系统中的各项时间节点信息，便于及时调整进口仪器生产周期与发货周期，降低出现冗长“等货期”的概率。

图4 高校外贸采购全流程管理系统与 外贸采购项目中各角色之间的关系图

外贸采购全流程管理系统的开发和应用，实现了外贸采购信息的全流程信息化，极大提高了我校采购进口仪器的效率，并取得了一定成效。

（1）系统中相应环节的信息推送，可以使校内用户及时知晓进口仪器的采购进度，保证了信息的通畅。

（2）高校采购管理人员通过使用该系统，可有效进行外贸采购流程全程监管，各环节可实现回溯，保证了工作效能，使采购工作更加规范化。

（3）外贸公司在系统中补充相关外贸采购信息的完整程度，也可以作为对其服务质量评估的一个内容，并可作为外贸公司考核的一项依据。对外贸公司进行规范统一的要求，有利于提高进口仪器采购效率。

（4）该系统可以实现档案的电子化网络化管理，相关采购资料在系统中都可随时查阅，在做到公开透明的同时便于进行监管。

（5）该系统的应用将校内用户、高校采购管理人员、外贸公司工作人员有机结合起来，真正意义上实现了我们的服务理念“让信息多跑路，让师生少跑路”，加强了三方交流和理解，切实提高了管理水平和服务质量。

高校外贸采购全流程管理系统的建立，不仅有助于高校采购管理人员对进口流程进行动态监控与管理，协助海关完成减免税设备在海关监管期内的有效监管，还有助于校内用户及时掌握进口仪器采购进程，随时了解外贸采购流程目前所处的阶段，便于安排开展科研教学工作。此外，由于系统中各项数据的公开化透明化，也有利于高校内部对外贸采购管理过程进行有效的廉政风险防控[11-12]。

4 结语

随着国家“科教兴国”与高校“双一流”建设的稳步推进与实施，高校将会获得空前力度的资金支持。进口仪器采购数量的显著上升，使得高校进口仪器的采购管理工作愈发重要。进一步优化高校外贸采购全流程管理系统，使之更加适合高校运行管理模式，全面助力高校教学科研稳步发展，是未来高校外贸采购管理工作中的重点，也有助于推进高校教学科研水平与质量的提升。