基于办公自动化的医院行政管理流程再造

叶盛淇

关键词：办公自动化  医院行政管理  流程再造

随着国家对医疗改革的重视，各家医院的行政管理方式发生了翻天覆地变化，老旧的医院管理流程是十分繁琐且没有秩序，医务人员要对各种报表进行签字，办理业务还要进行审批，这样在无形之中就浪费了大量的工作时间，医院内部的管理方式十分松散，分设了很多多余层级，监督和管理也存在着大大小小的问题，这些因素都严重影响着医院的办事效率。现在，很多医院已经意识到了这个问题，开始重视办公自动化的引入，并付诸于实践当中。办公自动化可以让审批流程变得简单，让医务人员进行线上工作，对医院原有的行政流程进行再造，为医院搭建一个规范、富有人性化的办公新模式。

一、现代医院行政管理的现状及问题

医院的行政管理涉及的领域是很广的，除了医疗管理以外的事情都是由行政管理负责的，是医院内部最基础的管理。虽然基础但是同样重要。如果在某些流程中出现了问题，是很容易为各个科室增加工作负担，造成不必要的损耗，导致管理的成本有所增加。有些医务人员本职工作比较繁琐复杂，对于管理流程并不熟悉，医院对于流程的安排也并不合理，有些时候职工没有按照流程进行办公。因此，医院对自动化办公的引入就更加迫切。

二、引入自动化办公理念，创建新的行政流程

医院的各个办公平台中实现新的流程创建，主要通过制作科学表单的方式来实现。针对医院的具体情况，将以往的纸质表单进行电子化的处理，表单内容根据医院的需要进行完善和调整，既方便职工填写，又可以将表单中的内容进行合理的归纳。自动化办公还可以根据员工的职务、科室、主项工作等信息，为他们制作出专属于自己的流程图，员工根据此图便可很直观地看到自己的工作是如何安排的，流程图的引入实现了医院对不同科室不同职能的人员进行更加便捷的管理。医院要及时将行政流程的整改措施上传下达到各个部门，还可以制作出宣传手册，方便新老员工的学习。对于新入职的员工还要进行相对应的培训，熟悉自己的工作步骤，提高各个部门的工作效率。

三、自动化办公为医院行政管理带来的实际效果

（一）节约了大量人力，节省了办公时间

在医院的各个办公平台中，可以省去很多流程审批的时间，减少了申请人员到各个部门办理业务的环节，实现行政流程同职工之间的实时对接，在最大的程度上节约办公耗时。

（二）行政流程实现了透明化，全体员工可实施监督

办公自动化技术的加入，使每一步的审批流程都能够在办公平台上得以查阅，职工可以查看审批的负责人是谁，审批的进度也可以被知晓，每个过程中审批者标注的意见和最终的处理结果都可以得以体现。

（三）医院的行政流程更加人性和智能

医院在进行平台设计的时候，加入了流程超时处理的机制。在员工办理某些业务的时候，办理人員由于某些原因不能及时处理业务，系统便会及时提醒办理人员，督促其按时工作。如果办理人员因特殊情况无法进行业务的办理，系统则会将该事务迅速交给其他人员进行办理。这种人性化的系统可以大大提高医院的办事效率。

四、结束语

简而言之，自动化办公模式使行政管理变得更加精细、有条不紊，防止管理秩序发生混乱。人员的监督管理也趋于透明化，使管理过程公平公正。管理平台使行政管理流程更加人性化，节省了很多的办公时间，提高了医院的管理水平。

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